Jahresabschluss: Kontoabstimmung von Debitoren und Kredi ... / 6 Fehler bei der Eingabe der Debitoren- oder Kreditoren-Kontonummer

Ein unrichtiger Saldo kann auch durch eine Verwechslung oder Falscheingabe einer Personenkontonummer entstehen. Möglicherweise wurde für einen Kunden oder Lieferanten versehentlich ein zweites Personenkonto angelegt. In solchen Fällen sind Fehlbuchungen vorprogrammiert. Daher empfiehlt es sich, regelmäßig die Stammdaten auf Dubletten zu überprüfen. Dies kann bei einer überschaubaren Anzahl an Kreditoren und Debitoren manuell erfolgen. Sofern die Anzahl an Datensätzen größer ist, kann hierfür softwaretechnische Unterstützung herangezogen werden. Beispielsweise bieten Tabellenkalkulationsprogramme Standardfunktionen zum Aufspüren von Duplikaten in Listen an.

Praxis-Tipp

Klares System bei der Beschriftung der Debitoren-/Kreditorenkonten schaffen

Geben Sie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Buchhaltung klare, durchgängige Vorgaben bei der Benennung von Debitoren und Kreditoren. Ohne solche Vorgaben – wenn also der Sachbearbeiter selbst entscheiden kann, welche Bezeichnung er einem Personenkonto gibt – wird aus einer "Anton Müller GmbH" evtl. unbeholfen eine "Müller GmbH", deren Konto vermeintlich schnell Opfer einer Verwechslung werden kann. Auch Abkürzungen – in der Praxis gerne bei der Rechtsform – können Verwechslungen heraufbeschwören. Wird die "Autohaus Müller GmbH & Co. KG" bei der (schlampigen) Stammdateneingabe zur "A. Müller GmbH" ist nicht nur die Rechtsform falsch erfasst, sondern auch eine Fehlbuchung auf diesem Personenkonto eine Frage der Zeit, wenn es noch eine andere "Müller GmbH" gibt.

Schriftliche Vorgaben zur Anlage von Personenkonten können in einer zentralen (Verfahrens-) Dokumentation festgehalten werden.

Verwechslungen oder Falscheingaben bei Personenkonten führen zu

• offenbleibenden Forderungen oder Verbindlichkeiten, da der Rechnungsausgleich möglicherweise auf einem anderen Personenkonto erfasst ist, oder
• debitorischen Kreditoren oder kreditorischen Debitoren, oder
• falschen Salden bei Sachkonten (statt Debitor 15000 Sachkonto 1500 bebucht).

Wenn Sie die fehlerhafte Buchung nicht auf Anhieb finden, z. B. anhand der Belegnummer, besteht noch die Chance, beim Abstimmen des jeweiligen Gegenkontos auf die Fehlbuchung zu stoßen.

Praxis-Tipp

Mit Abstimmliste arbeiten

Tragen Sie die nicht geklärten Sachverhalte in eine Abstimmliste ein oder markieren Sie diese digital, wobei das unbekannte Gegenkonto zunächst offenbleiben und im Laufe der nachfolgenden Abstimmarbeiten gefunden werden kann.

Praxis-Beispiel

Falsches Personenkonto angesprochen

Aufgrund eines Zahlendrehers ist auf dem Kundenkonto 15200 zum 22.9. eine Rechnung über brutto 8.080 EUR an den Kunden 12500 eingebucht worden.

So buchen Sie richtig

Umbuchung zwischen den Debitorenkonten

Buchungsvorschlag SKR 03/04:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag EUR
12500	Kunde	8.080	15200	Kunde	8.080

Praxis-Tipp

Aussagekräftiger Buchungstext

Verwenden Sie bei manuellen Umbuchungen zwischen Debitorenkonten einen aussagekräftigen Buchungstext, um auch zu einem späteren Zeitpunkt, z. B. im Zuge einer Betriebsprüfung, den Sachverhalt noch nachvollziehen zu können. Bei komplexeren Sachverhalten empfiehlt es sich, eine separate Dokumentation zu erstellen und auf diese im Buchungstext zu verweisen oder mit der Buchung digital zu verknüpfen.

Eine anspruchsvollere Fehlersuche liegt i. d. R. vor, wenn Zahlungen anstatt als Rechnungsausgleich auf einem Personenkonto fälschlicherweise ein zweites Mal auf einem Erlös- oder Aufwandskonto gebucht wurden. Wenn Sie die Zahlung nicht über die Belegnummer, den Beleg und den Bankkontoauszug zurückverfolgen können, so können hier evtl. die Abstimmliste oder die digital markierten Buchungen helfen.

Praxis-Beispiel

Fehlende Information bei Bareinnahmen/-ausgaben

Eine Nachlieferung von Ersatzteilen über 595 EUR brutto ist bar bezahlt und mit der Barquittung als Materialeinkauf eingebucht worden. Die Kreditorenbuchhaltung erhielt 2 Tage später nachträglich eine "offizielle Rechnung" des Lieferanten 75700. Der Hinweis auf der Rechnung auf die bereits erfolgte Barzahlung wurde übersehen und der Vorgang über das Personenkonto verbucht. Die Folge ist eine doppelte Aufwandsbuchung inklusive Vorsteuer sowie eine unrichtige, offene Verbindlichkeit.

Der Kunde 14500 hat eine offene Rechnung über 833 EUR unüblich bar bezahlt. Die Kasse hat dies als Barumsatz vereinnahmt, ohne das Debitorenkonto auszugleichen oder die Debitorenbuchhaltung zu informieren. Die Folge ist eine doppelte Erlösbuchung inklusive Umsatzsteuer sowie eine unrichtige, offene Forderung.

So buchen Sie richtig

Berichtigung der fehlerhaften Buchungen

Buchungsvorschlag SKR 03/04:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag EUR	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag EUR
75700/75700	Lieferant	595	3400/5400	Wareneinkauf	500
8400/4400	Warenverkauf	700	1570/1400	Vorsteuer	95
1770/3800	Umsatzsteuer	133	14500/14500	Kunde	833