Kassenführung: Besonderheiten bei Taxibetrieben / 4 Taxameter und Wegstreckenzähler: Die elektronische Registrierkasse von Taxi und Mietwagen

Bereits in der Antike kannte man Geräte zur Fahrpreisermittlung. Eine mit zahlreichen Kugeln versehene Zahnradkonstruktion soll der Überlieferung zufolge immer nach einer bestimmten Wegstrecke eine Kugel in eine spezielle Vorrichtung abgegeben haben. Die zurückgelegte Strecke ergab sich danach aus der Anzahl der im Gefäß gelandeten Kugeln.

Erste "moderne" Fahrpreisanzeiger wurden im Jahre 1880 auf Pferdedroschken montiert. Die von dem deutschen Unternehmer Friedrich Wilhelm Gustav Bruhn einst erfundenen manuellen Geräte maßen die Radumdrehungen der Droschken. Mit heute eingesetzten digitalen Taxametern, die den Fahrpreis je nach Gerätetyp im Innenspiegel des Fahrzeugs anzeigen können, mit Sitzkontakten verbunden und sogar mit dem Dispositionssystem des Taxiunternehmens vernetzt sind, haben diese Geräte nichts mehr gemein.

Der Taxameter ist die elektronische Registrierkasse des Taxis, der Wegstreckenzähler die des Mietwagens. Nach den Bestimmungen der §§ 25 Abs. 2, 28 Abs. 1 und 30 Abs. 1 Satz 1 BOKraft müssen alle Taxen mit einem Taxameter, alle Mietwagen mit einem Wegstreckenzähler ausgestattet sein. § 25 BOKraft verpflichtet zusätzlich zum Einbau einer Alarmanlage.

Aber es gibt Ausnahmeregelungen. Wenn das Beförderungsentgelt ausschließlich als Pauschalentgelt vereinbart wird und sich nicht nach der zurückgelegten Wegstrecke bemisst, kann zumindest bei Mietwagen ein Antrag auf Befreiung vom Einbau eines Wegstreckenzählers gestellt werden. Entsprechendes gilt auch für die grundsätzliche Pflicht zum Einbau einer Alarmanlage. Die großzügige Vergabe von Ausnahmegenehmigungen hat bspw. in Niedersachsen dazu geführt, dass die Mehrzahl der dortigen Mietwagenflotte über keine Wegstreckenzähler mehr verfügt.

Taxameter müssen in Deutschland mindestens einmal jährlich, nach einer Tarifänderung oder nach einer Reparatur vom zuständigen Eichamt überprüft werden. Die Einhaltung der Eichintervalle wird im Rahmen der jährlich vorzunehmenden Hauptuntersuchung des Fahrzeugs kontrolliert. Beim Wegstreckenzähler beträgt die Eichgültigkeit 2 Jahre.

Das BMF-Schreiben zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften^[1] zählt Taxameter und Wegstreckenzähler gemeinsam mit elektronischen Registrierkassen und Waagen mit Registrierkassenfunktion zu den "Geräten", auf die die Ausführungen des Schreibens anzuwenden sind.

Nach den Ausführungen der GoBD^[2] gehören Taxameter zu den Vor- bzw. Nebensystemen und sind somit Bestandteil des betrieblichen DV-Systems (vgl. Rn. 20 der GoBD).

Der funktionsähnliche Wegstreckenzähler wird in Mietwagen mit Fahrergestellung verwendet. Er wurde entgegen dem BMF-Schreiben^[3] in der GoBD nicht ausdrücklich erwähnt. Es muss jedoch unterstellt werden, dass die Anforderungen für Taxameter und die funktionsähnlichen Wegstreckenzähler gleichermaßen gelten.

Der Taxameter erfasst die Einnahmen, die sich aus unterschiedlichen Gebühren und Zuschlägen zusammensetzen:

1. Grundgebühr,
2. Kilometertarife (z. B. bis 10 km, ab 10 km),
3. Wartezeittarif,
4. Nachtzuschlag,
5. Sonn- und Feiertagszuschlag,
6. Zuschlag für mehr als 3 Fahrgäste,
7. Gepäckzuschlag,
8. Fahrradmitnahme,
9. Sonderzuschlag für Großraumtaxen,
10. Sonderzuschlag für die Tierbeförderung.

Die Umschaltung auf die unterschiedlichen Kilometertarife oder der Wechsel vom Tag- auf den Nachttarif und umgekehrt erfolgen bei modernen Taxametern automatisch. Der "eingeschaltete" Taxameter zeichnet alle Daten digital auf und kann sie am Ende einer Schicht über einen angeschlossenen Drucker oder eine digitale Schnittstelle ausgeben. Ein nicht eingeschalteter Taxameter kann nicht aufzeichnen. Um "Schwarzfahrten" seiner Arbeitnehmer zu verhindern, lassen viele Unternehmer Sitzkontakte am Beifahrersitz und an der hinteren Sitzreihe anbringen, die bei Druckbelastung ein automatisches Einschalten des Taxameters auslösen.

[1] BMF, Schreiben v. 26.11.2010, IV B 3 – S 1301 – NDL/0 – 04.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A4 – S 0316/19/10003.

[3] BMF, Schreiben v. 26.11.2010, IV A 4 – S 0316/0810004-07.

4.1 Taxameter ist nicht gleich Taxameter

Die Arten der derzeit marktüblichen Taxameter unterscheiden sich in der äußeren Form, aber auch in ihrer Funktionalität und Leistung. Die Art und Weise wie z. B. digitale Aufzeichnungen gespeichert und verarbeitet werden, kann von Modell zu Modell verschieden sein. Nicht alle werden den steuerlichen Anforderungen gerecht. Wer Geräte einsetzt, die den Anforderungen nicht genügen, riskiert im Falle einer Betriebsprüfung die Verwerfung seiner Buchführung.

4.2 Taxameter ohne Datenexport-Schnittstelle

Solche älteren Modelle können die Fahrdaten weder dauerhaft vorhalten, noch exportieren. Taxameter ohne Datenspeicherung oder Exportmöglichkeit durften längstens bis zum 31.12.2016 verwendet werden. Bei Betrieben mit Fremdpersonal war es ausreichend, wenn anstelle der Daten die Schichtzettel aufbewahrt wurden.

4.3 Taxameter mit Schnittstelle aber ohne Änderungsnachweis

Bei diesen Taxameter-Typen können die erzeugten Einzeldaten vor dem Überschreiben per Software exportiert und auf einem externen Speichermedium gesichert werden. Allerdings sind die Daten nachträglich veränderbar, ohne dass diese Eingriffe dokumentier...