Kennzahlen zur wirksamen Projektsteuerung / 2.4.1 Aussagekraft von Kostenabweichungen

Die isolierte Gegenüberstellung von Plan- und Istkosten wie in Abb. 7 erschwert eine aussagekräftige Interpretation von Kostenabweichungen.

Abb. 7: Kumulierte Ist- und Plankosten

Betrachtet man Abb. 7, so lassen sich zunächst bis April höhere Istkosten erkennen. Schließt man Falschbuchungen aus, können folgende Ursachen dafür verantwortlich sein:

• unwirtschaftliche Projektabwicklung, die wiederum durch einen unplanmäßig hohen Aufwand (es sind mehr Arbeitsstunden angefallen als geplant) oder durch den Einsatz von Mitarbeitern mit sehr hohen Stundensätzen bedingt sein kann,
• vorzeitiger Abschluss eingeplanter Aufgaben.

Später fällt die Istkosten-Kurve unter die Plankosten. Mögliche Gründe dafür sind:

• besonders wirtschaftliche Projektabwicklung, die man durch einen geringeren Aufwand (es sind weniger Arbeitsstunden angefallen als geplant) oder durch den Einsatz von Mitarbeitern mit sehr niedrigen Stundensätzen begründen kann,
• unplanmäßige Minderleistungen.

Man kann aus Abb. 7 nicht entnehmen, ob die Abweichung im August auf einen geringeren Leistungsfortschritt oder eine besonders wirtschaftliche Leistungserbringung zurückzuführen ist. Wenn die Istkosten wie in Abb. 7 geringer als die Plankosten sind, kann sogar ein überhöhter Kostenverbrauch vorliegen; nämlich dann, wenn gleichzeitig wesentlich weniger Leistungen als geplant erbracht wurden.

Das Beispiel verdeutlicht, dass die Kostenkontrolle auch den Leistungsstand mit einbeziehen muss. Deswegen sollte man die geplanten Kosten der Arbeitspakete oder des Projekts mit den voraussichtlichen Gesamtkosten vergleichen. Die voraussichtlichen Gesamtkosten setzen sich aus den bis zum gegenwärtigen Zeitpunkt aufgelaufenen Kosten und den geschätzten Restkosten zusammen, die aufgrund der noch zu erbringenden Leistung bis Projektende anfallen werden. Ziel ist es, im Vergleich zwischen den gesamten Plankosten und den voraussichtlichen Gesamtkosten Hinweise auf drohende Budgetüberschreitungen zu erhalten und Unwirtschaftlichkeiten aufzudecken (vgl. Abb. 8).

Abb. 8: Kostenkontrolle

Sollkosten

Alternativ können Sollkosten ausgewiesen werden. Das sind diejenigen Kosten, die für eine gegebene Leistung planmäßig anfallen dürfen (Plankosten pro Leistungseinheit × Istleistung). Man spricht auch vom sog. Earned Value. Die Earned–Value-Analyse ist eine aussagekräftige Methode zur integrierten Kosten- und Leistungskontrolle. Sie soll im Folgenden beschrieben werden.