Krisenleitfaden für die Buchhaltung: So reagieren Sie au ... / 2.3 Anzahlungen: Von Ausfall betroffene Beträge separat ausweisen

Auslandsgeschäfte werden mehr als Inlandsgeschäfte gegen verschärfte Zahlungsbedingungen wie Vorauskasse oder Anzahlungen getätigt. Liegt eine Zahlung vor und wurde die Leistung noch nicht erbracht, ist das Unternehmen in der Pflicht. Durch Katastrophen oder Kriege kann die Leistungserbringung unmöglich werden. Selbst wenn mit der Beseitigung der Störung in der Lieferkette gerechnet werden kann, ist die Erfüllung der Lieferung nicht sicher. Darum ist zu entscheiden, wie mit der Anzahlung des durch die Krise betroffenen Debitors zu verfahren ist. Dabei gibt es verschiedene Szenarien:

• Es wird mit einer nur kurzen Unterbrechung der Geschäftsbeziehung gerechnet. Die Anzahlung bleib unverändert, sie sollte allerdings entsprechend der allgemeinen Vorgaben von den anderen Anzahlungen separiert werden.
• Das Unternehmen entscheidet, den Auftrag zu kündigen. Wenn es ein solches Recht nicht in den AGB verankert hat, muss es mit dem Kunden eine Vereinbarung drüber treffen. Das bereits vereinnahmte Geld muss erstattet werden.
• Sind bereits Kosten für den Auftrag entstanden, mindern diese den zu erstattenden Betrag. Auch dazu muss es eine Vereinbarung geben, entweder individuell oder in den AGB.
• Kann eine Rückzahlung nicht erfolgen, weil durch Sanktionen die Zahlungswege unterbrochen sind, wird die Anzahlung solange als solche in den Büchern geführt, bis eine Zahlungsmöglichkeit entsteht. Die Buchhaltung stellt sicher, dass eine solche Zahlung auch rechtlich befreiend durchgeführt wird. Dazu ist eine Vereinbarung über den neuen Zahlungsweg mit dem betroffenen Debitor notwendig.
• Kann eine Rückzahlung nicht erfolgen, weil der Debitor nicht mehr existiert, z. B. im Kriegsfall, entsteht eine Verbindlichkeit gegenüber dem Rechtsnachfolger. Das sind bei einem privaten Kunden die Erben bzw. der Nachlassverwalter. Bei juristischen Personen entsteht oft ein juristischer Rechtsnachfolger des untergegangenen Unternehmens. In Krisensituationen kann es mehrere Jahre dauern, bis sich Erben und Folgeunternehmen melden.

Hinweis

Auftragserfüllung nach Beendigung der Krise prüfen

Gibt es tatsächlich einen Rechtsnachfolger des Debitoren oder existiert der Debitor nach der Beendigung der Krise noch, kann das Unternehmen auf der Abwicklung des Kaufs bestehen. Inwieweit das sinnvoll ist, muss im Einzelfall auch in Absprache mit dem Debitor entschieden werden.

• Solange die Anzahlung nicht zurückgezahlt werden kann und nicht geklärt ist, wie mit dem Auftrag verfahren wird, bleibt die Anzahlung im Unternehmen. Die Buchhaltung weist diese separat aus. Nach einer angemessenen Wartezeit von mehreren Jahren ohne Forderungen einer Rückzahlung und ohne Kenntnis eines Berechtigten kann die Anzahlung als außerordentlicher Ertrag vereinnahmt werden.

Ist das Produkt des Vertrages mit einem betroffenen Debitor individuell angefertigt worden, kann dieses nicht an andere Kunden veräußert werden. Eine Lieferung an den ursprünglichen Käufer ist auch nicht möglich. Die Ware muss eingelagert werden. Dadurch entstehen Kosten, die gegen die Vorauszahlung bzw. Anzahlung gebucht werden können.

Hat der Kunde die Leistung des Unternehmens gegen Akkreditiv gekauft, kann folgende Situation entstehen. Die Leistung des Unternehmens ist erbracht, die Waren an den Frachtführer übergeben. Damit ist der Vertrag erfüllt, die Bank zahlt. Wenn der Frachtführer den Transport in das Krisen- oder Kriegsgebiet nicht durchführen kann, ist das Unternehmen rechtlich nicht mehr verantwortlich. Eine besondere Behandlung des gezahlten Betrages ist nicht notwendig.