Lohnsteuererstattung / 1 Erstattung durch Arbeitgeber an Arbeitnehmer

Marcus Spahn

Der Arbeitgeber ist berechtigt – aber nicht verpflichtet – für bereits abgelaufene Lohnzahlungszeiträume dem Arbeitnehmer die zu viel erhobene Lohnsteuer zu erstatten.

Dies gilt, wenn ihm

elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) zum Abruf zur Verfügung gestellt werden oder
der Mitarbeiter ihm eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug mit Eintragungen vorlegt, die auf einen Zeitpunkt vor Abruf der ELStAM oder vor Vorlage der Bescheinigung zurückwirken.^{^[1]}

Der Arbeitgeber ist außerdem zur Erstattung zu viel erhobener Lohnsteuer berechtigt, wenn er erkennt, dass er die Lohnsteuer bisher nicht vorschriftsmäßig einbehalten hat. Dies gilt auch bei rückwirkender Gesetzesänderung.^{^[2]}

In diesem Fall ist der Arbeitgeber sogar zur Korrektur verpflichtet, wenn ihm dies wirtschaftlich zumutbar ist.^{^[3]}

Im Jahr 2024 waren in der Folge geänderter Programmablaufpläne rückwirkende Änderungen des Lohnsteuerabzugs erforderlich.^{^[4]}

Die geänderten Programmablaufpläne sind spätestens seit dem 1.4.2024 anzuwenden und die Monate Januar bis März 2024 waren zu korrigieren.

Die Art und Weise der Neuberechnung ist nicht zwingend festgelegt. Sie kann

durch eine Neuberechnung zurückliegender Lohnzahlungszeiträume,
durch eine Differenzberechnung für diese Lohnzahlungszeiträume oder
durch eine Erstattung im Rahmen der Berechnung der Lohnsteuer für einen demnächst fälligen sonstigen Bezug erfolgen.

Die zu erstattende Lohnsteuer ist mit dem Betrag zu verrechnen, den der Arbeitgeber insgesamt für seine Mitarbeiter an Lohnsteuer einbehält oder übernimmt.

Kann die Lohnsteuererstattung aus diesem Betrag nicht gedeckt werden, wird der Fehlbetrag dem Arbeitgeber auf Antrag vom Betriebsstättenfinanzamt ersetzt.^{^[5]}

Eine Verpflichtung zur Neuberechnung scheidet aus, wenn der Mitarbeiter keinen Arbeitslohn mehr bezieht oder wenn die Lohnsteuerbescheinigung bereits übermittelt oder ausgeschrieben worden ist.^{^[6]}

Wichtig

Geänderte Programmablaufpläne für Dezember 2024

Mit einer weiteren Anhebung des in den Lohn- und Einkommensteuertarif integrierten Grundfreibetrags auf 11.784 EUR soll die steuerliche Freistellung des Existenzminimums für das Jahr 2024 endgültig sichergestellt werden.^{^[7]} Das Gesetz soll Ende November 2024 in Kraft treten und den Lohn- und Einkommensteuertarif ändern. Für die Berücksichtigung im Lohnsteuerabzugsverfahren ist – abweichend vom vorstehend beschriebenen Verfahren – eine Sonderlösung vorgesehen^{^[8]}: Die lohnsteuerliche Berücksichtigung der weiteren steuerlichen Entlastung für 2024 erfolgt ausschließlich bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Dezember 2024. Es wurden von der Finanzverwaltung bereits gesonderte Programmablaufpläne aufgestellt, die dies berücksichtigen.^{^[9]} Die Lohnsteuerberechnungen für die Lohnabrechnungszeiträume Januar bis November 2024 bleiben damit unverändert.

Änderungen nach Ablauf des Kalenderjahres

Nach Ablauf des Kalenderjahres ist eine Lohnsteuererstattung durch den Arbeitgeber nur noch im Wege des Lohnsteuer-Jahresausgleichs zulässig. Den Erstattungsbetrag ermittelt der Arbeitgeber durch Vergleich der Jahreslohnsteuer mit der Summe der einbehaltenen Steuerabzugsbeträge.^{^[10]}

Die Lohnsteuererstattung durch den Arbeitgeber selbst bleibt unbesteuert.

Lohnsteuerbescheinigung wurde bereits ans Finanzamt übermittelt

Der Lohnsteuerabzug kann zugunsten des Arbeitgebers nicht mehr geändert werden, wenn die Lohnsteuerbescheinigung bereits ans Finanzamt übermittelt wurde. Trotzdem gehören die zu Unrecht abgeführten Lohnsteuerbeträge beim Arbeitnehmer zum Bruttolohn, weil es sich um einen vom Arbeitgeber gewährten Vorteil handelt, der versehentlich an das Finanzamt statt an den Arbeitnehmer gezahlt worden ist. Die (zu Unrecht) von diesem Bruttolohn einbehaltene Lohnsteuer wird jedoch bei der Einkommensteuer-Veranlagung des Arbeitnehmers auf dessen Einkommensteuer angerechnet.^{^[11]}

[1] § 41c Abs. 1 Nr. 1 EStG.

[2] § 41c Abs. 1 Nr. 2 EStG.

[3] § 41c Abs. 1 Satz 2 EStG.

[4] BMF, Schreiben v. 23.2.2024, IV C 5 – S 2361/19/10008 :011, BStBl 2024 I S. 295.

[5] § 41c Abs. 2 EStG.

[6] § 41c Abs. 3 EStG.

[7] § 32a Abs. 1 EStG i. d. F. eines Entwurfs für ein Gesetz zur steuerlichen Freistellung des Existenzminimums 2024.

[8] § 52 Abs. 32a EStG i. d. F. eines Entwurfs für ein Gesetz zur steuerlichen Freistellung des Existenzminimums 2024.

[9] BMF, Schreiben v. 18.10.2024, IV C 5 – S 2361/19/10008 :012.

[10] § 42b EStG.

[11] BFH, Urteil v. 17.6 2009, VI R 46/07, BStBl 2010 II S. 72.

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