Zusammenfassung
Die Mahnung ist eine bestimmte und eindeutige Aufforderung des Gläubigers an seinen Schuldner, die geschuldete Leistung zu erbringen. Viele Kunden verzögern ihre Zahlung weit über die eingeräumten Zahlungsziele und verschaffen sich auf diese Weise einen günstigen Kredit. Daher kommt kein Unternehmen ohne Mahnung aus. Zu beachten ist, dass trotz außergerichtlicher Mahnung Verjährung eintreten kann.
§ 14 Abs. 4 UStG regelt die Mindestanforderungen einer ordnungsgemäßen Rechnung; AG Waiblingen, Beschluss v. 10.11.2003, 14 C 1737/03 (Folgen einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung); § 286 BGB enthält die Voraussetzungen für den Verzug; BGH, Urteil v. 25.10.2007, III ZR 91/07 (privater Schuldner muss immer einmal gemahnt werden); die Regelverjährung beträgt 3 Jahre: §§ 194, 195 und 199 BGB; das gerichtliche Mahnverfahren ist in §§ 688 ff. ZPO geregelt. Das Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr ist am 29.7.2014 in Kraft getreten (BGBl 2014 I S. 1218). Es ist auf alle nach dem 28.7.2014 geschlossenen Verträge und AGB anwendbar und setzt die EU-Richtlinie 2011/7/EU vom 16.2.2011 um. Für Dauerschuldverhältnisse (z. B. Stromlieferungsvertrag) ist das neue Recht anwendbar, soweit die Gegenleistung, für die ein Entgelt gefordert wird, nach dem Inkrafttreten des Gesetzes erbracht wird. Unternehmer müssen bei Verzug mindestens 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bezahlen und schulden eine Beitreibungspauschale von 40 EUR gem. § 288 Abs. 5 BGB. Das BAG hat mit Grundsatzurteil v. 25.9.2018 (8 AZR 26/18) entschieden, dass die Verzugspauschale von 40 EUR pro Monat im Arbeitsverhältnis keine Anwendung findet.
1 Ziel und Bedeutung des Mahnwesens
Ziel des Mahnwesens ist es, die dem Unternehmen zustehenden Gelder möglichst termingerecht einzutreiben. Unbezahlte Geldforderungen schränken die Liquidität des Gläubigers ein. Gleichzeitig müssen u. U. für nicht termingerecht erfolgte Zahlungen Kredite aufgenommen werden. Unternehmen müssen zunehmend auch teure Lieferantenkredite bei nicht einwandfreier Zahlungsweise ihrer Kunden in Anspruch nehmen. Große Forderungsausfälle gefährden das eigene Unternehmen (Insolvenz).
Umso bedeutender ist es, ein effizient arbeitendes Mahnwesen im eigenen Haus zu installieren.
2 Korrekte Rechnungen als Basis für das Mahnwesen
Mit den richtigen Angaben in der Original-Rechnung (Rechnung) können sich Unternehmer viel Ärger und Zeit (für Rückfragen) ersparen.
2.1 Zeitpunkt der Rechnungsstellung
Die (Schluss-)Rechnung sollten Unternehmer möglichst sofort nach Leistungserbringung stellen. Muss z. B. das Werk zuvor noch abgenommen werden, sollten Unternehmer darauf drängen, dass die Abnahme zügig nach Fertigstellung vorgenommen wird. Eine zügige Rechnungsstellung signalisiert keine Liquiditätsschwäche, sondern Professionalität und ist Ausdruck eines gut funktionierenden Rechnungswesens. Es ist nur eine Frage der Organisation, damit Lieferung der Ware und zugehörige Rechnung am gleichen Tag beim Kunden eingehen.
2.2 Inhalte der Rechnung
Auch bei der Rechnungsstellung müssen inhaltliche und formale Fehler vermieden werden. § 14 Abs. 4 UStG muss pedantisch beachtet werden, weil anderenfalls die Gefahr besteht, dass sich der Kunde u. U. darauf beruft, dass die zivilrechtliche Fälligkeit der Forderung nicht besteht. Die Kunden werden immer spitzfindiger, wenn es darum geht, Gründe zu finden, Forderungen nicht sofort zahlen zu müssen.
Außerdem verlangt der Fiskus, dass derjenige, der den Vorsteuerabzug geltend macht, nachweist, dass die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt sind.
Bei Dauerschuldverhältnissen kann sich eine Rechnung auch aus verschiedenen Elementen zusammensetzen (Miet- oder Pachtvertrag und monatliche Kontoauszüge oder andere Zahlungsbelege), wobei sich ein Teil der Rechnungsbestandteile wie Leistungsgegenstand, leistender Unternehmer und Leistungsempfänger und – bis auf Weiteres – monatliches Entgelt, Steuerbetrag und Steuersatz aus dem Vertrag ergeben und der konkrete Leistungszeitraum aus dem jeweiligen Kontoauszug ersichtlich ist.
Bei Dauerschuldverhältnissen erfüllt ein Vertrag nur dann die Funktion einer Rechnung, wenn im Vertrag die Umsatzsteuer offen ausgewiesen ist und zusätzlich Zahlungsbelege vorgelegt werden, aus denen sich die Abrechnung für einen bestimmten Zeitraum ergibt.
Die Fälligkeit des Mietzinses bei Gewerberaummietverhältnissen hängt nicht davon ab, dass der Mietvertrag nicht den Rechnungserfordernissen des Umsatzsteuergesetzes entspricht und der Vermieter dem Mieter entgegen § 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG noch keine Rechnung erteilt hat. Zwar ist eine solche Rechnung nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 ...