Mit Excel und Access Kennzahlen aus Vorsystemen generieren / 3 Die Datenbereitstellung aus den Vorsystemen

Verbindung der externen Daten mit der Auswertung

Nachdem nun die Vorarbeiten zu den Berichten, d. h. die eigentliche Konzeptionsarbeit, abgeschlossen sind und die Berichte selbst, mit Ausnahme der noch benötigten Bewegungsdaten, fertiggestellt sind, kann die gezielte Datenbereitstellung aus den Vorsystemen (Finanzbuchhaltung, Personalwesen, Vertrieb), die Erstellung des Datenstroms, angegangen werden. Die Aufgabe besteht jetzt darin, die aus den Vorsystemen zur Verfügung gestellten txt-Dateien so anzubinden, dass die Daten per Mausklick in die Auswertungen gelangen.

Als Ausgangsbasis dienen Text-Dateien, die aus den Vorsystemen extrahiert werden. Inzwischen bieten nahezu alle Vorsysteme diese Form der Datenextraktion in sogenannte "Flat-Files" (csv-, txt-Format) an. Nachfolgend ist exemplarisch die extrahierte Text-Datei mit den Finanzbuchhaltungsdaten abgebildet, die zur Auswertung kommen sollen.

Abb. 5:Die Rohdaten aus der FiBu

Inhalt des Datensatzes aus der FiBu

Der Datensatz dieser Datei enthält das Buchungsdatum, die Kontonummer, die Kontenbezeichnung, den Haben- und den Sollwert des Monats sowie den Monats-Saldo. Diese Daten müssen nun aufbereitet und via Access an Excel übergeben werden. Wie dies im Einzelnen geschehen muss, ist nachfolgend beschrieben.

Zuerst muss eine neue Access-Datenbank mit der Bezeichnung Daten.mdb erstellt werden. Anschließend werden in dieser Datenbank im Bereich der Tabellen die Text-Dateien durch den Befehl Tabellen verknüpfen über das Kontextmenü der rechten Maustaste mit Access dynamisch verknüpft.

Praxis-Tipp

Dynamisch verknüpft bedeutet, dass, wenn eine dieser Text-Dateien überschrieben wird, weil z. B. ein neuer Extrakt der Finanzbuchhaltungsdaten stattgefunden hat, nicht mehr eingegriffen zu werden braucht, denn Access merkt sich diese Verbindung dauerhaft. Wichtig ist nur, dass die neue Datei den exakt identischen Aufbau und denselben Namen hat sowie im selben Verzeichnis wie die Vorgänger-Datei abgelegt wird.