Moderne Budgetierung umsetzen: Einfachheit (Teil 1 von 4) / 4.2 Ablauf und Aufbau des Budgetierungssystems vereinfachen

Budgetsystem-Verantwortung definieren: Die Planung kann nur so gut sein wie die Selbstverpflichtung und die Tatkraft des Managements. Neben Verantwortlichen für einzelne Budgetpositionen muss es auch eine Stelle geben, die für das Budgetsystem insgesamt verantwortlich ist, also die Planung koordiniert und vorantreibt. Das ist in der Regel die Controllingabteilung.

Budgetprozess von der Strategieentwicklung zeitlich entkoppeln: Strategische Diskussionen sind aufgrund ihrer Bedeutung für Unternehmen oft langwierig und konfliktträchtig. Es empfiehlt sich die strategischen von den operativen Prozessen zeitlich klar zu trennen. So sollten notwendige strategischen Themen und Prämissen vor dem operativen Budgetierungsprozess besprochen werden und als Prämissen in diesen einfließen.

Budgetprozesse definieren: Budget-Prozesse sollen verständlich dargestellt und alle notwendigen Schritte transparent gemacht werden, z. B. über Flussdiagramme oder Ereignis-Prozess-Ketten (EPK). Damit wird deutlich, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge zu erledigen sind und wer sie jeweils verantwortet. Diese Darstellung soll jedoch so einfach wie möglich erfolgen, um auch genutzt zu werden und längere Zeit gültig zu sein.

Budgetierungs-KVP anwenden: Nach jedem Budgetierungsprozess sollte eine Analyse durchgeführt werden, was im nächsten Jahr besser und anders gemacht werden kann, so bspw. Schritte weglassen, Schritte zusammenfassen oder Zeitpuffer reduzieren. Damit realisiert man einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) in der Budgetierung.

Einfachheit vorgeben: Die eingesetzten Werkzeuge in der Planung/Budgetierung sollen eine möglichst einfache Durchführung der Planung und Dokumentation der Planungsergebnisse erlauben und fördern, so z. B. durch Vorgabe von Planungsformularen oder Workflows. Eine Schattenplanung sollte nicht erlaubt werden. Sie zeigt, dass das offizielle Budgetsystem nicht akzeptiert bzw. verbesserungswürdig ist. Schattenpläne sind also ein Anstoß zur weiteren Verbesserung der "offiziellen" Planungssysteme.

Budgetprozesse konsequent einhalten und vorleben: Planungs- und Budgetierungsprozesse mit definierten Aufgaben und Zeitrahmen existieren in den meisten Unternehmen. Häufig werden sie jedoch nicht eingehalten. Die Führung muss die Prozesse vorleben. Ergeben sich bei Führungskräften Verzögerungen oder werden Vorgaben nicht beachtet, ist dies auch bei den Mitarbeitern problematisch.