Nachweisgesetz, wesentliche Vertragsbedingungen / Das regelt der Nachweis (der Arbeitsbedingungen)

Ausgangssituation

Wurden die wesentlichen Vertragsabsprachen bislang nicht oder nach den Anforderungen des Nachweisgesetzes (NachwG) nicht ausreichend zumindest in Textform festgehalten, hat der Arbeitgeber dies nachzuholen.

Rechtlicher Hintergrund

Nach § 2 Abs. 1 Satz 1 NachwG hat der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung mindestens in Textform (§ 126b BGB) niederzulegen. Aus Gründen der Praktikabilität und Vereinfachung, ist zu empfehlen, die für den Nachweis einiger Vertragsbedingungen eingeräumten weiteren Fristen (7 Kalendertage bzw. einen Monat nach dem vereinbarten Beginn) nicht in Anspruch zu nehmen. Verstöße gegen dieses Formerfordernis machen den Arbeitsvertrag nicht nichtig, der Arbeitsvertrag ist vielmehr auch ohne Einhaltung einer Form gültig. Der Verstoß gegen die Nachweispflichten wird als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 EUR geahndet.

Textform statt Schriftform

Ab dem 1.1.2025 gilt als Folge des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes für den Nachweis nach dem NachwG anstelle der bis 31.12.2024 geltenden gesetzlichen Schriftform (nur noch) die Textform (§ 126b BGB). Das heißt, das ausgefüllte Muster kann ausgedruckt und dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden, ohne dass es vom Arbeitgeber noch im Original unterschrieben werden muss.

Wenn das ausgefüllte Formular nicht ausgedruckt und übergeben werden soll, kann es dem Arbeitnehmer auch elektronisch übermittelt werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Das Dokument ist für den Arbeitnehmer individuell zugänglich.
• Das Dokument kann vom Arbeitnehmer auf einem dauerhaften Datenträger (z.B. Festplatte oder sonstiger Speicher) gespeichert oder auf Papier ausgedruckt werden.
• Der Arbeitgeber fordert den Arbeitnehmer mit der elektronischen Übermittlung auf, einen Empfangsnachweis zu erteilen.

Für Personalpraktiker bedeutet dies: Der Arbeitgeber erfüllt in aller Regel die Anforderungen von § 2 Abs. 1 Satz 7 NachwG, wenn er den Arbeitsvertrag mit allen im NachwG genannten wesentlichen Vertragsbedingungen in eine E-Mail aufnimmt oder diesen als pdf-Anhang zu einer E-Mail verschickt.

Regelungen für Praktikanten

Für Praktikanten gilt in § 2 Abs. 1a NachwG eine Sonderregelung: Wer einen Praktikanten einstellt, hat unverzüglich nach Abschluss des Praktikumsvertrages, spätestens vor Aufnahme der Praktikantentätigkeit, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Praktikanten auszuhändigen. In die Niederschrift müssen folgende Punkte aufgenommen werden:

• der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
• die mit dem Praktikum verfolgten Lern- und Ausbildungsziele,
• Beginn und Dauer des Praktikums,
• Dauer der regelmäßigen täglichen Praktikumszeit,
• Zahlung und Höhe der Vergütung,
• Dauer des Urlaubs,
• ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Praktikumsverhältnis anzuwenden sind.

Übermittlung der Vertragsbedingungen

Für neu eingestellte Arbeitnehmer gelten folgende Fristen:

Aushändigung spätestens am 1. Tag der Arbeitsleistung: § 2 Abs. 1 Satz 7 Nr. 1 NachwG (Name und Anschrift Vertragsparteien), Nr. 7 (Arbeitsentgelt), Nr. 8 (Arbeitszeit)

Aushändigung spätestens am 7. Kalendertag nach vereinbartem Beginn des Arbeitsverhältnisses: Nr. 2 (Beginn), 3 (Dauer der Befristung), 4 (Arbeitsort), 5 (Tätigkeitsbeschreibung), 6 (Probezeit, wenn vereinbart), 9 (Arbeit auf Abruf), 10 (Überstunden)

Spätestens einen Monat nach vereinbartem Beginn des Arbeitsverhältnisses: sonstige (11: Urlaub, 12: Fortbildung, 13: BAV, 14: Kündigung, 15: Tarif- und Betriebsvereinbarungen)

Weitere Arbeitshilfen zum Nachweisgesetz:

• Alle wesentlichen Vertragsbedingungen als Anschreiben an Arbeitnehmer
• Nachweisgesetz, Information der Arbeitnehmer über Kündigungsverfahren
• Information der Arbeitnehmer über die Änderung wesentlicher Vertragsbedingungen
• FAQ´s zum Nachweisgesetz