Planung im Mittelstand: Alternativen zu Excel in der Praxis / 3.7 Schnittstellen

Viele relevante Informationen entstehen außerhalb des Planungssystems, werden aber als Grundlagen benötigt.

Praxis-Beispiel

Personalplanung findet im HR-System statt

Beispielhaft dafür ist die HR-Planung. Sowohl aus Prozessgründen, aber insbesondere auch um Vertraulichkeit sicherzustellen, findet die HR-Planung häufig im HR-System des Unternehmens statt. Die daraus entstehenden Kosten machen in fast allen Unternehmen einen signifikanten Bestandteil an den Gesamtkosten aus. Meistens werden auch Full Time Equivalent (FTE)- und Kopfzahlen aus statistischen Gründen oder als Basis für eine treiberbasierte Planung benötigt. Eine Schnittstelle zum HR-System ist daher wichtig. Oftmals werden die Daten nicht nur einmalig am Anfang geladen. Änderungen an der HR-Planung müssen sofort oder zumindest zu definierten Zeiten wieder im Planungssystem reflektiert werden.

Das Planungssystem muss oft auch bi-direktional Daten mit anderen Systemen austauschen. Beispielhaft ist hier die legale Konsolidierung zu sehen. Plan-Daten für legale Einheiten mit ihren Intercompany-Beziehungen zu anderen legalen Einheiten werden in das Konsolidierungssystem geladen. Die Plandaten werden nach den gleichen Regeln wie Ist-Daten konsolidiert und die Ergebnisse wieder in das Planungssystem zurückgeladen. Einige Softwareanbieter stellen Systeme bereit, die Planung und legale Konsolidierung in einem Werkzeug verbinden. Unsere Erfahrung zeigt, dass man hier meistens an einer Stelle große Kompromisse eingehen muss. Gute Konsolidierungswerkzeuge sind selten gute Planungssysteme und umgekehrt.

Ein anderes Beispiel ist die Interaktion mit Umlagesystemen. Die Primärkosten von Shared Services entstehen in der Kostenplanung. Die Umlage gemäß den im Ist geltenden Regeln ist häufig einfacher im Umlagesystem abzubilden. Die Ergebnisse aus der Umlage werden als Sekundärkosten wieder in das Planungssystem zurückgeführt, wodurch die Kostenstellenverantwortlichen ein vollständiges Bild ihres Gesamtbudgets bekommen. Aufgrund der Investitionen und laufenden Kosten für die digitale Transformation werden die IT-Kosten, als ein Beispiel für Shared-Service-Kosten, in der Zukunft noch an Bedeutung gewinnen.

An diesen 3 Beispielen sieht man, wie wichtig eine offene, automatisierbare Schnittstelle von der Planung zu anderen IT-Systemen ist. Unserer Erfahrung nach gibt es bisher auf dem Markt noch keine Software, die alles kann und alle Planungsprozesse und operativen Prozesse abdeckt.