Zentrale Voraussetzung für eine funktionale Integration ist eine geeignete Planungssoftware. Viele Software-Produkte sind in den letzten Jahren deutlich besser und benutzerfreundlicher geworden, so dass Teile der Administration vom Controlling übernommen werden können.
Aber: Jede aktuell verfügbare Planungssoftware weist auch bestimmte Schwächen auf (z. B. mangelnde Performance, schlechte Datenanbindung oder beschränkte Flexibilität), so dass bei einer Auswahl immer eine Priorisierung und Abwägung der Anforderungen erfolgen muss.
Häufig werden einzelne Tool-Funktionalitäten wie z. B. Kommentierungsmöglichkeiten ausführlich betrachtet, während kritische Auswahlkriterien wie Performance oder Flexibilität bei der Modellierung in der Bewertung zu kurz kommen. Hier empfiehlt es sich, mit Referenzkunden zu sprechen und neutrale Marktbeobachter zurate zu ziehen.
Ein wichtiges Auswahlkriterium sind auch die Kosten der Planungssoftware, da diese zwischen den einzelnen Produkten stark variieren. Eine unternehmensweite Plattform mit einer Vielzahl an Benutzern kann bei teuren (Cloud-)Lizenzen zu hohen Kosten führen; ein Aspekt, der von vielen Software-Herstellern und IT-Dienstleistern eher ungern erwähnt wird. Auch hier kann neutrale Expertise von Marktbeobachtern weiterhelfen.
Neben der Auswahl der geeigneten Planungssoftware stellt die Konzeption und Umsetzung eines zugehörigen unternehmensweiten Datenmodells die größte Herausforderung dar. Die verschiedenen Datenlandschaften mit ihren Dimensionen und Attributen müssen erfasst und harmonisiert werden. Der Aufwand hierfür wird regelmäßig unterschätzt, aber ohne diesen Schritt ist der Weg zu einem datengetriebenen Unternehmen und fortschrittlichen Analytics-Anwendungen nicht möglich.
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