Profit-Center-Rechnung auf dem Prüfstand / 6 Wirtschaftlichkeit der Profit-Center-Rechnung in kleinen und mittleren Unternehmen

Wer die Wirtschaftlichkeit einer Profit-Center-Rechnung prüfen will, steht vor einer schwierigen Aufgabe. Alle bedeutenden Posten auf der Seite der Vorteile und der der Nachteile sind qualitativer Natur und können nur schwer in Euro und Cent umgewandelt werden. Der Kostenrechner in kleinen und mittleren Unternehmen hat es noch schwerer als in großen Unternehmen oder internationalen Konzernen. Dort zwingt oft allein die Größe zur Unterteilung in wirtschaftlich selbstständig handelnde Profit-Center. Die Regel ist jedoch, dass nur wenig Erfahrung mit einer Profit-Center-Rechnung vorhanden ist und die Vor- und Nachteile den betroffenen Personen nur schwer klargemacht werden können.

Gerade deshalb muss der Kostenrechner kleiner Unternehmen intensiv prüfen, ob die Profit-Center-Rechnung realistisch den erwarteten Vorteil bringt. Das muss auf der Basis des individuellen Unternehmens und der vorhandenen Gegebenheiten geschehen. Dabei werden zunächst die Kosten ermittelt und dann die Vorteile bewertet. Beides ist im Licht der bei der Ermittlung gemachten Prämissen zu beurteilen.

Praxis-Tipp

KO-Kriterien prüfen

Bevor sie den erheblichen Aufwand einer Wirtschaftlichkeitsberechnung investieren, prüfen Sie anhand der folgenden Kriterien, ob eine Profit-Center-Rechnung überhaupt eingerichtet werden kann oder ob sie überhaupt funktionieren kann. Wenn diese Knock-out-Parameter zutreffen, können Sie sich die Arbeit sparen:

• Die Bildung autonomer Bereiche ist nicht möglich oder führt zur Abbildung des gesamten Unternehmens in einem Profit-Center.
• Die Unternehmensleitung ist nicht wirklich bereit, Kompetenzen und Verantwortung zu delegieren.
• Die Kostenrechnung ist nicht in der Lage, die regelmäßigen Abrechnungen zu erstellen und korrekte Ergebnisse zu garantieren.

6.1 Welche Kosten müssen berücksichtigt werden?

Um transparente Kosten zu erhalten, erfolgt eine Einteilung in einmalige Kosten für den Start der Profit-Center-Rechnung (vgl. Tab. 4) und in laufende Kosten (vgl. Tab. 5). Die Erfassung kann nur in den wenigsten Fällen direkt in Geldeinheiten erfolgen. Da es sich vorwiegend um Personalkosten handelt, wird zunächst der Zeitaufwand der Periode (in der Regel ein Jahr) geschätzt und dieser dann mit den Kostensätzen bewertet. Dabei können dann individuelle Kostensätze bis zum Mitarbeiter verwendet werden oder aber durchschnittliche Sätze für Abteilungen oder das gesamte Unternehmen.

Einmalige Kosten der Einführung einer Profit-Center-Rechnung
Kostenentstehung	Kosteninhalt	Beispiele	Maßeinheit
Reorganisation der Aufbauorganisation	Arbeitszeit für die Reorganisation, Zeitaufwand für Unruhe durch Veränderung, Gespräche mit den Betroffenen	Personalkosten Beratungskosten	Zeit Euro
Reorganisation der Ablauforganisation	Arbeitszeit für die Reorganisation, Einführung der neuen Abläufe, Schaffung von Schnittstellen, Diskussion der Lösungen	Personalkosten Ausbild.kosten Beratungskosten	Zeit Zeit, Euro Euro
Reorganisation des Informationsflusses	Verrechnungspreise schaffen, Work-flow ändern, IT anpassen, neue Berechtigungssysteme	Personalkosten IT-Kosten Beratungskosten	Zeit Euro Euro
Infrastruktur	Umzugskosten intern, Umzugskosten extern, Umbauten von Gebäuden, Schaffung von Kommunikationsmöglichkeiten	Personalkosten Dienstleistungen IT-Kosten Nebenkosten	Zeit Euro Zeit, Euro Euro
Kostenrechnung	Organisation der Profit-Center-Rechnung, Einrichten der Automatiken für die Verbuchung, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen	Personalkosten IT-Kosten	Zeit Zeit, Euro
Information	Durchführung von Informationsveranstaltungen, Gespräche mit Betroffenen, Ausbildung der Führungskräfte	Personalkosten Ausbildungskosten	Zeit Zeit, Euro

Tab. 4: Einmalige Kosten der Profit-Center-Rechnung

Laufende Kosten der Einführung einer Profit-Center-Rechnung
Kostenentstehung	Kosteninhalt	Beispiele	Maßeinheit
Reorganisation der Aufbauorganisation	Gehaltssysteme müssen angepasst werden, erfolgsabhängige Tantiemen werden eingeführt	Personalkosten	Euro
Reorganisation der Ablauforganisation	zusätzliche Arbeiten werden erledigt, Abläufe an Profit-Center-Grenzen werden geschaffen	Personalkosten	Zeit
Reorganisation des Informationsflusses	Verrechnungspreise müssen gepflegt werden, Neuerungen müssen überwacht und gewartet werden	Personalkosten IT-Kosten	Zeit Zeit
Infrastruktur	Mieten und Abschreibungen, Reinigung, Bewachung usw. der neuen Räume, innerbetriebliche Transporte	Raumkosten Nebenkosten	Euro Euro
Kostenrechnung	regelmäßige Berichte erstellen, Abweichungen prüfen, Analysen erstellen	Personalkosten IT-Kosten	Zeit Euro
Budgetierung	Budgetierungsprozess durchführen	Personalkosten IT-Kosten	Zeit Euro

Tab. 5: Laufende Kosten der Profit-Center-Rechnung

6.2 Bewertung der Vorteile der Profit-Center-Rechnung

Die Vorteile der Profit-Center-Rechnung sind nur mit wenigen Ausnahmen quantitativ erfassbar. Bei den meisten der Vorteile spielt die Qualität eine wichtige Rolle. Durch die systematische Zusammenstellung kann der Kostenrechner erreichen, dass alle Vorteile beachtet werden und ein Vergleich mit den Kosten ermöglicht wird (vgl. Tab. 6).

Vorteil	Art	Beschreibung
Informationsbes...