Am Beginn des Projekts wurden die Stakeholder identifiziert, also z. B. IT-Abteilung, Fachabteilungen, Management, Process Owner, aber auch die designierten Projektleiter der anstehenden großen IT-Projekte. Mit diesen wurde geklärt, welche Datenbasis und welche Dokumentationen von Prozessen und Datenflüssen bereits vorliegen.
Diese bestehenden Dokumentationen wurden genutzt, um
- Doppelarbeit zu vermeiden,
- die Akzeptanz des entstehenden Dokuments zu erhöhen und
- die Abstimmung mit anderen offiziellen Dokumenten sicherzustellen.
Alle vorhandenen Darstellungen endeten auf Applikationsebene. Die Datenstrukturen waren nur bedingt verfügbar, werden aber für die IT-Projekte benötigt. Es wurden zudem die in den letzten Monaten und Jahren abgeschlossenen IT-Projekte analysiert, um aus deren Ablauf zu lernen. Manche Projekte in der Vergangenheit liefen bzgl. der Datenanbindung nicht optimal, verursachten Störungen in der Fertigung und dauerten mitunter deutlich länger als geplant.
Auf Basis der Analyse vergangener Projekte lässt sich festhalten, dass es wichtig ist,
- alle aufzunehmenden Informationen vor Beginn der Ist-Aufnahme zu bestimmen (um aufwändige Nacharbeit zu vermeiden);
- den Scope klar festzulegen und alle Prozesse darin vollständig und redundanzfrei zu definieren;
- die geplante Auswertbarkeit mit Projektstart festzulegen.
2.1 Die Projektphasen
Das eigentliche Vorgehen im Projekt wurde in einem Kick-off-Workshop definiert und sah eine systematische Aufnahme der Prozesse in mehreren Phasen vor:
- Walk-through durch die Prozesse (intensive Kommunikation mit den ausführenden Mitarbeitern vor Ort),
- Review der aufgenommenen Datenflüsse mit den Business-Ownern und
- Ergänzung von Hintergrundinformationen zu Datenflüssen von den IT-Administratoren.
Abb. 2: Projektphasen
Die Basis der Prozessbegehung bildete die vorhandene Prozessdokumentation. Die Prozessbezeichnungen auf Ebene 3 (Sub-Prozesse) wurden strukturiert zusammengestellt und im Laufe des Projekts systematisch abgearbeitet. Dabei wurden die Datenflüsse entlang der Prozesse grundsätzlich entlang des Value Streams erfasst, also von der Innovation über die Produktentwicklung bis zur Markt- und Fertigungseinführung, und dann von der Absatzplanung über den Vertrieb/Auftragseingang und die Produktion bis zum Versand, Fakturierung und Zahlungseingang. Entsprechend der festgelegten Vorgehensweise wurden die Prozesse mit Datenflüssen und einer Vielzahl von Attributen aufgenommen.
Zuordnung der IT-Systeme: Neben den Datenflüssen war es das Ziel, die vollständige IT-Systemlandschaft abzubilden. Nur die Summe aller Datenflüsse in allen Prozessen mit allen IT-Systemen ergibt ein vollständiges Bild.
Zuordnung von Datenattributen: Die Daten sollten in mehrfacher Hinsicht klassifiziert werden, um später systematische Auswertungen und Analysen durchführen zu können. Als Datenattribute wurde eine Struktur nach Datenschichten zugrunde gelegt.
Weitere Attribute betrafen die Art der Verarbeitung, die "Richtung" der Daten (schreiben/lesen) und weitere, die in der Struktur der Dokumentation im folgenden Kapitel beschrieben sind. Der Umfang der Datenaufnahme inkl. der Datenattribute war also wie in Abb. 3 dargestellt vorgesehen.
Abb. 3: Umfang der Datenaufnahme
2.2 Begehung der Prozesse und Aufnahme der Datenflüsse
Die aufgenommenen IT-relevanten Prozessschritte zeigten am Ende, wie IT-intensiv die einzelnen Geschäftsprozesse sind. Zur Überraschung aller Beteiligten wurden auf diese Weise deutlich über 1.000 Datenflüsse aufgenommen.
Während der Begehung der Prozesse wurden zunächst handschriftliche Notizen gemacht, die dann unmittelbar danach in Tabellen übertragen wurden, soweit die Informationen dazu aus dem Erstgespräch hervorgingen. Wenn es für die Dokumentation des Datenflusses sinnvoll war, die Darstellung am Bildschirm zu zeigen, wurde ein Screenshot erstellt und ein Link zu diesem Screenshot in die Tabelle eingetragen.
Um möglichst korrekte, vollständige und vor allem ausreichend detaillierte Informationen zu bekommen ist es erforderlich, dass die Aufnahme der Prozessschritte und der daran hängenden Datenflüsse unmittelbar zusammen mit den ausführenden Personen erfolgt. Gerade bei den "physischen" Prozessen der Fertigung und der Logistik liefen wir zusammen mit den ausführenden Kollegen dem Wertstrom entlang und nahmen jeden Handgriff auf, sofern er mit der Generierung von Datenflüssen in Zusammenhang stand.
Dabei stellte sich sehr oft heraus, dass viele Mitarbeiter neben den offiziellen Systemen ihre eigenen individuellen Excel- und Word-Dateien erzeugen. Sofern diese für die Durchführung des Prozesses signifikant waren, wurden sie in die Prozessdokumentation aufgenommen. Das zugehörige IT-System war dann z. B. Excel. Auf diese Weise wurden fast 100 Excel-Dateien über alle Prozesse identifiziert. Für den Prozess "unwichtige" Excel-Dateien der Kollegen wurden nicht aufgenommen.
Excel-Dateien als Prozessrisiko
Es ist klar, dass diese Excel-Dateien keiner Versionskontrolle unterliegen, bis zu diesem Projekt in keinem zentralen Verzeichnis enthalten waren und...