Prozessanalyse als Voraussetzung für die erfolgreiche Di ... / 3 Struktur der Datenfluss-Dokumentation

Die Datenfluss-Dokumentation war von Projektbeginn an als eine offizielle Gesamtdokumentation gedacht, die fortan versioniert und weiterentwickelt wird. Je nach Adressaten sollte die Dokumentation sowohl eine strukturierte tabellarische Darstellung haben als auch grafische Darstellungen aus unterschiedlichen Blickwinkeln (im Wesentlichen Fachbereich- und IT-Sicht).

3.1 Tabellarische Dokumentation als Basis

Die Dokumentation erfolgte zunächst in einer strukturierten Excel-Datei für jeden Standort, auf der dann die grafische Dokumentation der Datenströme aufbaute. Um eine Grundlage für die weitere Bearbeitung dieser Dokumentation in der Zukunft zu legen, wurde großer Wert auf die Durchgängigkeit/Integrität der Dokumentation gelegt. Die Struktur der Dokumentation ist in Abb. 4 dargestellt.

Abb. 4: Dokumentationsstruktur

Die Basisdaten dienen u. a. der Sicherstellung einer einheitlichen Schreibweise. Diese werden über Drop-Down-Menüs in die eigentlichen Prozessdarstellungen mit ihren Datenströmen übernommen. Auf diese Weise sind mehrere formale Aspekte sichergestellt:

• Die Schreibweise von Prozessen, Fachbereichen und IT-Systemen ist durchgängig einheitlich.
• Durch die Rückverknüpfung der aufgenommenen Daten in die Basistabellen ist eine Vollständigkeitskontrolle möglich.
• Längere Namen/Bezeichnungen können deutlich einfacher/schneller in die Dokumentation übernommen werden.

Im Zentrum der Prozessaufnahme standen die Tabellen der Prozessdokumentation, deren Aufbau in Abb. 5 dargestellt ist.

No.	lfd. Nr.
Designation	Bezeichnung
Remark	Hinweise/Bemerkungen
Pecularities	Auffälligkeiten
Input	Input
Supplier	Lieferant
Responsibility	Verantwortlich
OrgUnit	Organisationseinheit
Contribution 1	Unterstützungsbeitrag 1
OrgUnit	Organisationseinheit
Contribution 2	Unterstützungsbeitrag 2
OrgUnit	Organisationseinheit
Information	zu informieren
OrgUnit	Organisationseinheit
Output	Output
Customer	Kunde
Documents	genutzte Dokumente
Information flow description	Kurzbeschreibung Informationsfluss
IT System	IT-System
Transaction	Transaktion
Report/View	Report/View
Screenshot?	Screenshot?
Data Folder	Datenablage
Layer	Datenschicht
Data Object	Datenobjekt
Type of Processing	Art der Verarbeitung
Type of Data	Datentyp
Data Format	Datenformat
Archived?	wird archiviert?
write/read	lesen/schreiben
read frequency	Lese-Häufigkeit
write frequency	Schreib-Häufigkeit

Abb. 5: Tabellarischer Aufbau

Die in diesen Dateien dokumentierten Prozessschritte beschränken sich auf die IT-relevanten Schritte. Es gibt daher keine Redundanz zu der bereits vorliegenden offiziellen und vom Qualitätsmanagement verantworteten Prozessdokumentation. Diese zeigt zwar die beteiligten IT-Systeme, aber nicht die Datenflüsse mit allen in der Tabelle dargestellten Details.

Die Prozesse wurden zum Verständnis der Datenflüsse dokumentiert. Innerhalb eines Hauptprozesses wurden die verschiedenen Subprozesse separat dargestellt. Der Gesamtprozess wurde mit wesentlichen Angaben wie

• Trigger/Auslöser,
• Owner und
• Output

versehen. Die Excel-Tabelle zur Prozessanalyse mit den 33 Spalten steht als Arbeitshilfe zur Verfügung.

Hinweis

Template zur Prozesserfassung liegt als Excel-Datei vor

Das Template zur Prozesserfassung liegt im Excel-Format vor. Es steht unter dem Namen "Prozessanalyse, Mustertabelle zur Prozesserfassung" zum Download unter den Arbeitshilfen bereit.

Als Zusatzangabe zu den Prozessen wurden die Verantwortlichkeiten nach dem SIPOC-Prinzip dargestellt (s. Abb. 6). SIPOC steht dabei für Supplier, Input, Prozess, Output und Customer.

Abb. 6: SIPOC-Prinzip

Diese Angaben stellten sich als wichtig zum Verständnis der Datenflüsse heraus. Erst wenn klar ist, welches Formular von wem geliefert wird (z. B. der Fertigungsauftrag), kann nachvollzogen werden, warum gerade dann der nachfolgende Datenfluss entsteht (z. B. der Abruf des Materials).

3.2 Datenattribute

Zu jedem einzelnen Datenfluss wurden mehrere Datenattribute vermerkt, die auch in der grafischen Darstellung mit modelliert wurden. Auf diese Weise können später sowohl im grafischen Datenmodell als auch in der Excel-Dokumentation, z. B. alle Stammdaten-Datenflüsse selektiert werden. Auch interessant ist die Art der Verarbeitung: Bei jedem Datenfluss ist nun bekannt, ob die Daten manuell oder automatisch verarbeitet werden. Die Attribute entsprechen den bereits oben genannten allgemeinen Strukturierungsmerkmalen von Daten.

Abb. 7: Datenattribute zum Datenfluss

3.3 Liste der IT-Systeme

Die Liste der IT-Systeme lag grundsätzlich zentral vor und wurde als Basis-Tabelle aufgenommen. Die vorgenannten individuellen Excel-Dateien wurden dieser Liste nicht hinzugefügt; es ist Teil der Bearbeitung der "Schwachstellen", für jede dieser Excel-Dateien zu prüfen, wie damit umgegangen werden soll, z. B.

• Aufnahme in die offizielle Liste und Vergabe von "Ownern" für Business und IT (Admin),
• Ersatz der Excel-Datei durch eine professionelle Lösung oder
• Umgestaltung des Prozesses und damit Wegfall der Datei.

Im Laufe der Aufnahme wurden jedoch viele IT-Systeme bzw. überwiegend kleinere Tools gefunden, ohne die der Prozess nicht läuft u...