Dipl.-Finanzwirt (FH) Andreas Willner, Wolfgang Macht
6.1 Elektronische Rechnung bei öffentlichen Aufträgen
Die Europäische Union will die Elektronische Rechnung (E-Rechnung, X-Rechnung) für die Abrechnung des öffentlichen Auftragswesens verbindlich machen.
In Deutschland ist daher die Abrechnung von öffentlichen Aufträgen seit 27.11.2020 nur noch in elektronischer Form möglich.
Wie kann man öffentliche Aufträge elektronisch abrechnen?
Hierzu muss man sich zunächst bei der zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) (https://xrechnung.bund.de) anmelden. Nach der Registrierung und neuer Anmeldung kann man dann online die aktuelle Rechnung eingeben. Am Ende besteht die Möglichkeit die Rechnung auszudrucken und das Rechnungsformular für weitere Rechnungen downzuloaden.
Formvorschriften
Rein bildliche Formate (z. B. herkömmliches PDF-Format, reine Faxe) scheiden bei der Umsetzung der behördlichen Vorgabe aus.
Zulässig (und sinnvoll) sind nur Formate, die automatisiert weiterverarbeitet werden können (z. B. Zugferd-Format).
6.2 Elektronische Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern
Durch das sog. "Wachstumschancengesetz" wurde die elektronische Rechnung für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern, wenn der Leistungsempfänger die Leistung für sein Unternehmen empfängt, zwingend eingeführt. Eine Zustimmung des Rechnungsempfängers zur Erteilung einer elektronischen Rechnung ist daher nicht erforderlich.
Dagegen gilt die neue Pflicht zur Erteilung einer elektronischen Rechnung nicht, wenn einer der beteiligten Unternehmer im Ausland ansässig ist. Somit wird z. B. in vielen Fällen der Ausfuhrlieferung keine Pflicht zur Erteilung einer elektronischen Rechnung bestehen.
Im Zuge der Neuregelung durch das "Wachstumschancengesetz" wurde auch der Begriff "elektronische Rechnung" gesetzlich definiert. Eine solche liegt nur vor, wenn sie ein bestimmtes strukturiertes elektronisches Format aufweist und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Technisch muss das elektronische Verfahren der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU vom 16.4.2014 entsprechen. Ebenfalls möglich ist ein anderweitiges, zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbartes Format, wenn dieses Format eine richtige und vollständige Extraktion in ein Format ermöglicht, das der genannten Syntax entspricht oder mit ihr interoperabel ist.
Interoperabel bedeutet, dass die geforderten Informationen aus der Ursprungsdatei ohne Informationsverlust in das Zielformat umgewandelt werden können; Informationsverlust ist gegeben, wenn sich der Inhalt oder die Bedeutung einer Information ändert oder diese nicht mehr erkennbar ist.
Die vorgenannten Voraussetzungen erfüllen die Formate X-Rechnung (X-Standard) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Hinsichtlich des EDI-Verfahrens ist voraussichtlich eine Anpassung nötig. Alle anderen Verfahren, die bislang auch als "elektronische Rechnung" angesehen wurden (z. B. E-Mail mit Rechnung als pdf-Anhang) sind nach der Neuregelung keine solchen mehr, sondern werden als sog. "sonstige Rechnung" angesehen.
Die Übermittlung der elektronischen Rechnung muss in elektronischer Form (z. B. per E-Mail oder als Download über ein Portal) erfolgen.
Übergabe auf Speichermedium nicht ausreichend
Die vorgeschriebene Übermittlung der elektronischen Rechnung in elektronischer Form ist bei der Übergabe der Datei auf einem externem Speichermedium wie einem USB-Stick nicht erfüllt, sodass in dem Fall maximal eine sonstige Rechnung vorliegt.
6.2.1 Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit
Wie bisher auch muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der elektronischen Rechnung gewährleistet sein, wobei"Lesbarkeit" hier bedeutet, dass die XML-Datei maschinell auswertbar sein muss.
Übermittlung einer menschenlesbaren Version nicht nötig
Eine zusätzliche Übermittlung eines menschenlesbaren Dokuments neben dem maschinell auswertbaren Dokument ist möglich, aber nicht erforderlich.
Da es sich bei einer Gutschrift um eine Sonderform der Rechnung handelt, ist auch in diesem Fall eine elektronische Rechnung erforderlich.
Vorteil der elektronischen Rechnung ist, dass die entsprechenden Vorgänge dann automatisiert werden können und eine Übernahme der Rechnungsinformationen in das firmeneigene ERP-System möglich ist.