Pläne zur verpflichtenden elektronischen Rechnung werden konkret

Keine Kosten mehr für Druck, Kuvertierung und Versand von Rechnungen in Papierform an Kunden. Kein zeitlicher Aufwand mehr für das Einscannen von Eingangsrechnungen. Hinzu kommt die unkomplizierte Weiterverarbeitung der Rechnungsbelege sowohl unternehmensintern als auch in der Zusammenarbeit mit den Steuerberatern. All dies sind Vorteile, von denen Unternehmen bei der elektronischen Rechnungsstellung profitieren. Diejenigen, die mit öffentlichen Auftraggebern geschäftlich verbunden sind, kennen es schon. Doch wenn es nach dem Willen des deutschen Gesetzgebers geht, wird die elektronische Rechnung bald auch für alle anderen im B2B-Geschäft Pflicht. Möglich wird dies nun durch einen Beschluss des Europäischen Rates, der die Umsetzung dieser Pläne erlaubt.

Hintergrund zum Gesetzesvorhaben

Bisher war die verpflichtende Umstellung auf elektronische Rechnungslegung in Deutschland nicht möglich. Denn zwei Vorschriften der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie sprachen dagegen. Eine davon enthält die Definition der Rechnung im Sinne der Umsatzsteuer als "alle auf Papier oder elektronisch vorliegenden Dokumente oder Mitteilungen". Eine weitere verlangt für die Zusendung einer elektronischen Rechnung das Einverständnis des Rechnungsempfängers.

Eine Änderung der beiden Regelungen war ursprünglich in Zusammenhang mit dem Maßnahmenpaket "Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (VAT in the digital age)" der Europäischen Kommission vorgesehen. Wann die Beratungen dazu abgeschlossen sind, ist allerdings noch offen. Geplanter Starttermin ist bisher der 1.1.2028. Der Beschluss des Europäischen Rates ermöglicht es nun aber, dass Deutschland bereits mit Beginn des Jahres 2025 elektronische Rechnungen verbindlich vorschreiben kann. Voraussetzung dafür ist lediglich, dass es sich beim Rechnungsempfänger um ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland handelt.

Bisheriger Umgang mit elektronischen Rechnungen

Bereits seit 2011 sind die elektronischen Rechnungen den Papierrechnungen nach dem Umsatzsteuerrecht gleichgestellt. Ende 2019 wurde dann die Bundesverwaltung dazu verpflichtet, diese Rechnungen anzunehmen und weiterzuverarbeiten. Diesem Schritt folgte mit dem 27.11.2020 die Pflicht für Unternehmen, ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes ausschließlich in elektronischer Form zu übermitteln. Zahlreiche Länder erließen seitdem gleichlautende Vorschriften. Die Wahl blieb Unternehmen somit nur im Geschäft mit ihren übrigen Kunden.

Unterschiedliche Rechnungsformate

Doch auch wenn zahlreiche Unternehmen inzwischen mit der elektronischen Rechnungslegung vertraut sind, besteht bei vielen noch Unklarheit über das Format. So gehen viele zum Beispiel davon aus, dass eine Rechnung im PDF-Format einer elektronischen Rechnung entspricht. Dies ist jedoch nach Definition der EU-Richtlinie 214/55/EU nicht der Fall. Denn bei einer PDF-Datei handelt es sich lediglich um eine digitalisierte bildhafte Rechnung. Für deren weitere Verarbeitung benötigt der Empfänger zusätzliche technische Lösungen wie eine Texterkennungssoftware. Alternativ müsste er die Inhalte manuell in seinen Computersystemen erfassen.

Die elektronische Rechnung kann dagegen vollkommen automatisch weiterverarbeitet werden. Dazu muss sie in einem nach EU-Norm strukturierten Format ausgestellt sein. Dabei handelt es sich um ein rein semantisches Datenformat. Dieses ist ohne den Einsatz eines Visualisierungsprogramms für Menschen nicht lesbar, sondern nur für die maschinelle Verarbeitung geeignet. Umsetzbar ist solch ein strukturiertes Format über verschiedene Standards und Spezifikationen. Die europäische Norm gibt das XML-Format vor. Die Länder können in diesem Rahmen ihre eigenen Anforderungen definieren.

Praxistipp: Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung

Details zur Einführung der elektronischen Rechnung sind bisher noch nicht bekannt. Dies betrifft auch mögliche Übergangsregelungen oder Unternehmensgrößen, für die die Pflicht nicht oder eventuell erst später eintritt. Dennoch sollten Unternehmen sich bereits frühzeitig auf die Umstellung einstellen und vorbereiten. Dabei kommt es zunächst einmal auf eine gründliche Information an. Außerdem gilt es, eine geeignete Lösung auszuwählen, die die akzeptierten Standards für elektronische Rechnungen bedienen und auch zu den eigenen Anforderungen zum Beispiel in Bezug auf Technik und Budget passen.

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