Rechnungen: Ausstellung und Aufbewahrung / 3 Rechnung in Form einer Gutschrift

Rz. 17

Gutschriften i. S. d. Umsatzsteuerrechts dürfen nicht mit Gutschriften im allgemeinen Sprachgebrauch, z. B. wenn Kunden Zahlungsabzüge wegen fehlerhafter Leistung eingeräumt werden, eine bereits erstellte und versandte Rechnung storniert wird oder ein nachträglicher Preisnachlass gewährt wird, verwechselt werden. Eine Gutschrift unterscheidet sich von einer Rechnung dadurch, dass nicht der Leistende, sondern der die Lieferung oder sonstige Leistung empfangende Unternehmer, d. h. der Abnehmer oder Leistungsempfänger, über die Leistung abrechnet, § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG.^[1] Eine Gutschrift kann auch durch juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, ausgestellt werden.^[2] Der Leistungsempfänger kann mit der Ausstellung einer Gutschrift auch einen Dritten beauftragen, der im Namen und für Rechnung des Leistungsempfängers abrechnet, § 14 Abs. 2 Satz 4 UStG. Der leistende Unternehmer kann aber nicht Dritter sein. Die am Leistungsaustausch Beteiligten können frei vereinbaren, ob der leistende Unternehmer oder der in § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG bezeichnete Leistungsempfänger abrechnet. Die Vereinbarung hierüber muss vor der Abrechnung getroffen werden. Die Vereinbarung zur Abrechnung mit einer Gutschrift kann formlos erfolgen. Sie kann sich aus Verträgen oder sonstigen Geschäftsunterlagen ergeben. Die Gutschrift ist innerhalb von 6 Monaten zu erteilen und hat gem. § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG die Angabe "Gutschrift" zu enthalten.

Rz. 18

Wird in einem Dokument sowohl über empfangene Leistungen (Gutschrift) als auch über ausgeführte Leistungen (Rechnung) zusammen abgerechnet, muss das Dokument die Rechnungsangabe "Gutschrift" enthalten. Zudem muss aus dem Dokument zweifelsfrei hervorgehen, über welche Leistung als Leistungsempfänger bzw. leistender Unternehmer abgerechnet wird. In dem Dokument sind Saldierungen und Verrechnungen der gegenseitigen Leistungen unzulässig.^[3]

Rz. 19

Eine Gutschrift kann auch ausgestellt werden, wenn über steuerfreie Umsätze abgerechnet wird oder wenn der leistende Unternehmer Kleinunternehmer i. S. d. § 19 Abs. 1 UStG ist. In diesen Fällen darf in der Gutschrift aber keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Eine gleichwohl ausgewiesene Steuer kann dazu führen, dass der Empfänger der Gutschrift, d. h. der Leistende, unrichtig oder unberechtigt ausgewiesene Steuer nach § 14 c Abs. 1, 2 UStG schuldet. Der Empfänger einer Gutschrift, d. h. der leistende Unternehmer, muss deshalb einer Gutschrift widersprechen, in der die Umsatzsteuer zu hoch oder unberechtigt ausgewiesen ist.

Rz. 20

Voraussetzung für die Wirksamkeit einer Gutschrift ist, dass die Gutschrift dem leistenden Unternehmer übermittelt worden ist und dieser dem ihm zugeleiteten Dokument nicht widerspricht^[4], § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG.^[5]

Widerspricht der Empfänger einer Gutschrift dem ihm übermittelten Abrechnungsdokument, verliert die Gutschrift die Wirkung einer zum Vorsteuerabzug berechtigenden Rechnung auch dann, wenn die Gutschrift den zivilrechtlichen Vereinbarungen entspricht und die Umsatzsteuer zutreffend ausweist. Es genügt, dass der Widerspruch eine wirksame Willenserklärung darstellt.^[6]

Übermittlung in diesem Sinn bedeutet, dass die Gutschrift dem leistenden Unternehmer so zugänglich gemacht wird, dass er von ihrem Inhalt Kenntnis nehmen kann.^[7] Ein Widerspruch gegen eine empfangene Gutschrift ist nur dann wirksam, wenn er dem Aussteller der Gutschrift tatsächlich zugegangen ist.^[8] Mit dem Widerspruch ist die Gutschrift keine Rechnung mehr, § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG. Der Gutschriftaussteller, nicht jedoch der Gutschriftempfänger, kann unvollständige oder unzutreffende Gutschriften berichtigen, indem er die Angaben ergänzt oder korrigiert. Ein Widerspruch gegen die Erteilung einer Gutschrift wirkt, auch für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers, erst in dem Besteuerungszeitraum, in dem er erklärt wird. Dies bedeutet, dass beispielsweise der Vorsteuerabzug aus einer im Oktober 2020 erteilten Gutschrift erst im Januar 2021 rückgängig gemacht werden muss, wenn der Gutschriftempfänger erst zu diesem Zeitpunkt der Gutschrift widerspricht.

[1] Vgl. Rondorf, NWB 2004, S. 6278.

[2] Abschn. 14.3 Abs. 1 Satz 2 UStAE.

[3] Abschn. 14.3 Abs. 2 Sätze 6–8 UStAE.

[4] Zum wirksamen Widerspruch gegen eine Gutschrift, die inhaltlich und formal richtig ausgestellt wurde, vgl. BFH, Urteil v. 23.1.2013, XI R 25/11, BStBl 2013 II S. 417.

[5] Abschn. 14.3 Abs. 3 Satz 1 UStAE.

[6] Vgl. Herzig, StuB 2014 S. 337.

[7] Vgl. BFH, Urteil v. 15.9.1994, XI R 56/93, BStBl 1995 II S. 275.

[8] Vgl. BFH, Urteil v. 19.5.1993, V R 110/88, BStBl 1993 II S. 779.