Reisekosten Ausland für Arbeitnehmer: Richtig abrechnen ... / 8 Kombinierte Reisen: Trennung der betrieblichen und privaten Kosten

Es ist möglich, auswärtige Tätigkeiten mit einem privaten Urlaub zu kombinieren, ohne steuerliche Nachteile in Kauf nehmen zu müssen.^[1] Die Aufwendungen können aufgeteilt werden. Bei gemischt veranlassten Reisen ist aufgrund des BFH-Beschlusses Folgendes zu beachten:

• Kosten, die ausschließlich betrieblich veranlasst sind, kann der Arbeitgeber lohnsteuerfrei zu 100 % übernehmen bzw. erstatten.
• Die Übernachtungskosten lassen sich i. d. R. eindeutig zuordnen, sodass die Aufwendungen für Übernachtungen während der Zeit der beruflichen Veranstaltung vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei übernommen bzw. erstattet werden können.
• Die Kosten, die eindeutig privat sind, darf der Arbeitgeber nicht lohnsteuerfrei übernehmen; übernimmt er die privaten Kosten, handelt es sich insoweit um lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn.
• Die verbleibenden Reisekosten einer gemischten Reise sind im Wege einer sachgerechten Schätzung aufzuteilen. Der Aufteilungsmaßstab richtet sich i. d. R. nach dem Verhältnis der Zeiten, die auf den privaten und den betrieblichen Aufenthalt entfallen.

Unternimmt ein Arbeitnehmer eine gemischte Geschäfts-/Dienstreise, ist wie folgt zu unterscheiden:

• Der Arbeitnehmer unternimmt die Geschäftsreise auf Anordnung seines Arbeitgebers, der auch die Kosten der Geschäfts-/Dienstreise übernimmt.
• Der Arbeitnehmer unternimmt eine Geschäftsreise außerhalb seiner Arbeitszeit und trägt die Aufwendungen selbst. Er kann seine beruflichen Aufwendungen als Werbungskosten geltend machen.

Kombiniert der Arbeitnehmer, der die Aufwendungen selbst trägt, seine auswärtige Tätigkeit mit einem privaten Urlaub, dann teilt er seine Aufwendungen, wie z. B. die Fahrtkosten, die sowohl den privaten als auch den betrieblichen Teil der Reise betreffen, nach dem Verhältnis der Zeiten auf, die auf den privaten und den betrieblichen Aufenthalt entfallen. Es gelten dieselben Grundsätze, die bei Unternehmern und Selbstständigen anzuwenden sind.

Beauftragt der Unternehmer seinen Arbeitnehmer, für ihn einen beruflichen Termin wahrzunehmen, darf der Arbeitgeber die Fahrtkosten immer zu 100 % lohnsteuerfrei erstatten. Daran ändert sich nichts, wenn der Arbeitnehmer den beruflichen Pflichttermin mit einem vorhergehenden oder nachfolgenden Privataufenthalt verbindet. Es spielt keine Rolle, ob der private Teil der Reise kürzer oder länger ist als der berufliche Teil.

Immer dann, wenn der Unternehmer seinen Arbeitnehmer beauftragt, die Reise zu unternehmen, bringt die Kombination mit Urlaub keinen Nachteil. Das gilt auch für den Gesellschafter-Geschäftsführer, der Arbeitnehmer seiner GmbH ist. Steuerlich ist er dann wie jeder andere Arbeitnehmer zu behandeln.

[1] BFH, Beschluss v. 21.9.2009, GrS 1/06.