Reisekosten Ausland für Unternehmer: Richtig abrechnen u ... / 4 Aufwendungen, die steuerlich als Reisekosten und damit als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können

Aufwendungen im Zusammenhang mit einer auswärtigen Tätigkeit können steuerlich abgezogen werden. Abziehbar sind Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten sowie Reisenebenkosten. Die Verpflegungskosten sind allerdings nur in Höhe der Pauschalen abziehbar.

Verkehrsmittel/Art der Kosten	Höhe der abziehbaren Aufwendungen
Firmenwagen	tatsächliche Kfz-Kosten, wobei der Anlass der Fahrt keine Rolle spielt
Privatfahrzeug	pauschal 0,30 EUR pro km oder anteilige tatsächliche Kosten bzw. hieraus errechneter Kilometersatz
andere (öffentliche) Verkehrsmittel	tatsächlicher Fahrpreis ggf. mit Zuschlägen und Aufpreisen
Verpflegung	nach amtlich festgelegten Verpflegungspauschalen
Übernachtung	tatsächliche Übernachtungskosten ohne Verpflegungsanteil (kein Ansatz der Übernachtungspauschale beim Unternehmer)
Nebenkosten	tatsächliche Kosten, wie z. B. Mautgebühren, Parkgebühren, Telefonkosten

Tab. 1: Aufwendungen, die Unternehmer steuerlich geltend machen können

4.1 Fahrtkosten können bei Auslandsreisen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden

Der Unternehmer kann das Beförderungsmittel frei wählen. Nutzt er ein Flugzeug, die Bahn, einen Leihwagen oder ein Taxi, erhält er eine Rechnung bzw. Quittung. Den ausgewiesenen Betrag zieht er zu 100 % als Betriebsausgaben ab. Die ausgewiesene deutsche Umsatzsteuer, z. B. für den inländischen Streckenanteil, macht er als Vorsteuer geltend.

4.1.1 Verwendung eines Firmenfahrzeugs

Bei einem Pkw, der zum Betriebsvermögen gehört, zieht der Unternehmer alle Kfz-Kosten als Betriebsausgaben ab. Dazu gehören auch die Aufwendungen, die ihm während einer Geschäftsreise entstehen, z. B. auch alle ausländischen Benzin- und Reparaturkosten. Es ist nicht erforderlich, bei einem Firmenwagen die Fahrtkosten anlässlich einer Geschäftsreise gesondert zu ermitteln und auszuweisen. Führt der Unternehmer ein Fahrtenbuch oder zeichnet er seine betrieblichen Fahrten über einen repräsentativen Zeitraum auf, dann erfasst er seine geschäftlichen Fahrten ins Ausland als betriebliche Fahrten.

Die ausländische Umsatzsteuer darf im Inland nicht als Vorsteuer abgezogen werden. Ob eine Erstattung der ausländischen Umsatzsteuer möglich ist, hängt von den Regelungen des Landes ab, in dem die Aufwendungen entstanden sind. Der Antrag auf Vergütung ist für alle Staaten der EU über das Bundeszentralamt für Steuern zu stellen.^[1]

Bei vereinzelten Auslandsreisen und geringfügigen ausländischen Umsatzsteuerbeträgen lohnt es sich oft nicht, einen Vergütungsantrag zu stellen. Der Verwaltungsaufwand ist dann im Verhältnis zum möglichen Erstattungsbetrag zu hoch. In einigen Nachbarländern Deutschlands (z. B. in Österreich und Luxemburg) können die Benzinpreise niedriger liegen als in Deutschland. Für den, der nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, lohnt es sich, dort zu tanken. Wer aber zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, für den lohnt es sich in der Regel, trotz des höheren Preises in Deutschland zu tanken.

[1] www.bzst.de.

4.1.2 Verwendung eines privaten Pkw

Fährt der Unternehmer mit einem Privatfahrzeug, kann er die Kilometerpauschale von 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer ansetzen. Es ist der Betrag anzusetzen, der als höchste Wegstreckenentschädigung für das jeweilige Beförderungsmittel nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt ist (zurzeit sind dies 0,30 EUR). Der Unternehmer kann statt der Pauschale auch die tatsächlichen Kfz-Kosten ansetzen, die auf seine auswärtige Tätigkeit entfallen.

4.1.3 Verwendung eines Leihwagens

Mietet der Unternehmer für die gesamte Geschäftsreise oder für den Aufenthalt vor Ort einen Leihwagen, zieht er die gesamten Aufwendungen als Betriebsausgaben ab. Eine geringfügige private Nutzung ist unschädlich. Nur wenn er den Leihwagen für umfangreichere Privatfahrten nutzt, muss er die Kosten für den Leihwagen aufteilen.

4.2 Mehraufwand für Verpflegungskosten bei Auslandsreisen des Unternehmers

Für die Berechnung der Verpflegungspauschale kommt es darauf an, wann eine vorübergehende Tätigkeit im Inland beginnt, nach dem Grenzübertritt als Auslandsreise fortgesetzt wird und am Ende der Reise wieder ins Inland zurückführt.

Die Pauschbeträge für Auslandsreisen werden durch das BMF in unregelmäßigen Abständen neu festgesetzt, zuletzt am 21.11.2023 für Geschäftsreisen ins Ausland ab dem 1.1.2024.^[1] Soweit Länder in dieser Übersicht nicht enthalten sind, ist der Pauschbetrag anzusetzen, der für Luxemburg gilt.^[2]

Dem Unternehmer bleibt die Verpflegungspauschale auch dann erhalten, wenn er während einer Geschäftsreise im Ausland bewirtet oder bewirtet wird. Die Verpflegungspauschale wird also nicht gekürzt. Außerdem wird der geldwerte Vorteil, der dem Unternehmer durch eine kostenlose Bewirtung zufließt, auch nicht als Betriebseinnahme erfasst.

Die Verpflegungspauschalen sind bei derselben Auswärtstätigkeit auf die ersten 3 Monate beschränkt, auch wenn eine auswärtige Tätigkeit mit gleichem Inhalt am selben Ort nach Ablauf von 3 Monaten keine weitere Betriebsstätte begründet. Auswirkungen ergeben sich dadurch bei den Mehraufwendungen für Verpflegung.

Praxis-Beispiel

Getrennte Beurteilung mehrerer Reisen

Ein Handelsvertreter sucht seinen Auftraggeber in Frankreich monatlich für die Dauer von einer Woche auf. Er fährt zu den einzelnen Terminen nach Frankreich und übernachtet im H...