Dipl.-Finw. (FH) Wilhelm Krudewig
Für die Berechnung der Verpflegungspauschale kommt es darauf an, wann eine vorübergehende Tätigkeit im Inland beginnt, nach dem Grenzübertritt als Auslandsreise fortgesetzt wird und am Ende der Reise wieder ins Inland zurückführt.
Die Pauschbeträge für Auslandsreisen werden durch das BMF in unregelmäßigen Abständen neu festgesetzt, zuletzt am 21.11.2023 für Geschäftsreisen ins Ausland ab dem 1.1.2024. Soweit Länder in dieser Übersicht nicht enthalten sind, ist der Pauschbetrag anzusetzen, der für Luxemburg gilt.
Dem Unternehmer bleibt die Verpflegungspauschale auch dann erhalten, wenn er während einer Geschäftsreise im Ausland bewirtet oder bewirtet wird. Die Verpflegungspauschale wird also nicht gekürzt. Außerdem wird der geldwerte Vorteil, der dem Unternehmer durch eine kostenlose Bewirtung zufließt, auch nicht als Betriebseinnahme erfasst.
Die Verpflegungspauschalen sind bei derselben Auswärtstätigkeit auf die ersten 3 Monate beschränkt, auch wenn eine auswärtige Tätigkeit mit gleichem Inhalt am selben Ort nach Ablauf von 3 Monaten keine weitere Betriebsstätte begründet. Auswirkungen ergeben sich dadurch bei den Mehraufwendungen für Verpflegung.
Getrennte Beurteilung mehrerer Reisen
Ein Handelsvertreter sucht seinen Auftraggeber in Frankreich monatlich für die Dauer von einer Woche auf. Er fährt zu den einzelnen Terminen nach Frankreich und übernachtet im Hotel. Es handelt sich um einzelne auswärtige Tätigkeiten, sodass jede Reise für sich zu betrachten ist. Der Handelsvertreter kann die Verpflegungsmehraufwendungen (Pauschbeträge für Frankreich) uneingeschränkt geltend machen.
Alternative: Weil die Übernachtungen im Hotel teuer sind, mietet sich der Handelsvertreter eine kleine Wohnung, in der er während seiner Geschäftsreisen wohnt. Auch wenn er die Wohnung dauerhaft mietet, wird hieraus keine Betriebsstätte. Ergebnis ist, dass trotz der Anmietung der Wohnung jede Geschäftsreise für sich zu betrachten ist. Die Wohnungsmiete erfasst der Unternehmer als Betriebsausgaben (Übernachtungskosten). Da jede einzelne Geschäftsreise für sich zu betrachten ist, kann er die Verpflegungsmehraufwendungen nach den Pauschbeträgen für Frankreich unbegrenzt geltend machen.
Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden ist die Verpflegungspauschale mit 120 % der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz anzusetzen und in den übrigen Fällen mit 80 %. Die Verpflegungspauschalen für die jeweiligen Länder werden durch das BMF im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder festgelegt.
4.2.1 Pauschbeträge für Verpflegung am Tag des Grenzübertritts
Hat sich der Unternehmer an einem Tag in mehreren Ländern aufgehalten, für die unterschiedlich hohe Pauschbeträge gelten, setzt er immer den Pauschbetrag für den ausländischen Staat an, in dem er sich zuletzt aufgehalten hat. Das gilt auch dann, wenn er sich an diesem Tag überwiegend im Inland aufgehalten hat.
Reisen durch mehrere Länder: Letzter Aufenthaltsort im Ausland
Ein Unternehmer beginnt seine Geschäftsreise um 9.30 Uhr und fährt von seiner Wohnung in Deutschland ab. Er fährt über Luxemburg nach Frankreich und trifft dort um 18.30 Uhr ein. Er ist an diesem Tag von 9.30 Uhr bis 24.00 Uhr aus beruflichen Gründen unterwegs, also insgesamt 14 Stunden und 30 Minuten. Er macht den für Frankreich für eine Abwesenheit von mehr als 8 und weniger als 24 Stunden geltenden Verpflegungspauschbetrag von 36 EUR geltend.
| Konto SKR 03/04 Soll |
Kontenbezeichnung |
Betrag |
Konto SKR 03/04 Haben |
Kontenbezeichnung |
Betrag |
| 4674/6674 |
Reisekosten Unternehmer Verpflegungsaufwand |
36,00 |
1890/2180 |
Privateinlagen |
36,00 |
Der Unternehmer darf nur die Verpflegungspauschale ansetzen, nicht aber die tatsächlichen Kosten. Es spielt keine Rolle, ob und in welchem Umfang ihm tatsächlich Verpflegungskosten entstanden sind. Die ausländische Umsatzsteuer darf er nicht als Vorsteuer abziehen.
4.2.2 Grenzüberschreitende auswärtige Tätigkeit an einem Tag
Reist der Unternehmer an einem Tag vom Inland ins Ausland und wieder zurück ins Inland, setzt er immer den Pauschbetrag für den ausländischen Staat an, in dem er sich zuletzt aufgehalten hat.
Eintägige Auslandsreise
Ein Unternehmer beginnt seine Geschäftsreise um 7.30 Uhr und fährt von Deutschland in die Niederlande und von dort nach Belgien. Von dort kehrt er am selben Tag um 22.00 Uhr nach Deutschland zurück. Er ist an diesem Tag insgesamt 14 Stunden und 30 Minuten unterwegs. Maßgebend ist der Pauschbetrag von 40 EUR für Belgien.
4.2.3 Ausländische Verpflegungspauschale bei einem nur kurzen Aufenthalt im Ausland (Transitfahrt)
Die ausländische Verpflegungspauschale ist auch dann anzusetzen, wenn der Unternehmer sich nur für kurze Zeit im Ausland aufhält, wie z. B. bei einem Kurierdienst, der im grenznahen Bereich tätig ist und Unterlagen bzw. Pakete auch auf der anderen Seite der Grenze zustellt.
Bei einem Aufenthalt an einem Tag in mehreren Ländern, für die unterschiedlich hohe Pauschbeträge gelten, ist der Pauschbetrag für den ausländischen Staat anzusetzen, in dem der letzte Aufenthalt war. Ge...