Reisekosten bei Arbeitnehmern / 6.3.1 Berechnung der 3-Monatsfrist

Für die Berechnung des 3-Monatszeitraums gelten die bisherigen Grundsätze weiter. Der 3-Monatszeitraum wird vom Beginn der auswärtigen Tätigkeit an gerechnet. Das gilt auch dann, wenn er sich über das Jahresende hinweg erstreckt. Ein neuer 3-Monatszeitraum beginnt also nicht jeweils am 1.1.

Nimmt der Arbeitnehmer während der fortlaufenden auswärtigen Beschäftigung Urlaub, hat das keinen Einfluss auf den Ablauf der 3-Monatsfrist. Der Zeitraum wird auch nicht um die Dauer des Urlaubs verlängert. Entsprechendes gilt, wenn der Arbeitnehmer während der Auswärtstätigkeit erkrankt bzw. wenn die Auswärtstätigkeit durch Elternzeit oder Mutterschaftsurlaub unterbrochen wird.^[1] Auch andere Unterbrechungen, z. B. die vorübergehende Rückkehr des Arbeitnehmers in den Betrieb, führen zu keiner Verlängerung der 3-monatigen Frist.^[2]

Jede Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einer neuen 3-Monatsfrist, wenn sie mindestens 4 Wochen dauert. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich. Es zählt nur die Unterbrechungsdauer. Demzufolge ist auch die krankheits- oder urlaubsbedingte Unterbrechung von mindestens 4 Wochen geeignet, um die 3-Monatsfrist erneut in Gang zu setzen.

Praxis-Beispiel

Neue 3-Monatsfrist durch krankheitsbedingte Unterbrechung

Ein bei einer Softwarefirma beschäftigter EDV-Systemprogrammierer ist beauftragt, bei einem Großunternehmen in München die bisherigen Betriebssysteme umzustellen. Der Auftrag dauert vom 1.11.2023 bis zum 13.5.2024. Ab 10.12. wird die Tätigkeit wegen Erkrankung des Arbeitnehmers bis zum 31.1.2024 unterbrochen.

Der Arbeitseinsatz in München ist eine berufliche Auswärtstätigkeit, die für die Gesamtdauer den Reisekostenabzug begründet. Für die Verpflegungsmehraufwendungen ist die 3-Monatsfrist zu beachten. Da der Arbeitnehmer die Auswärtstätigkeit um mehr als 4 Wochen unterbricht, beginnt ab 1.2.2024 eine neue 3-Monatsfrist zu laufen, die zum 30.4.2024 endet. Ab 1.5.2024 dürfen keine Verpflegungspauschbeträge mehr angesetzt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer während der Tätigkeit in München übernachtet oder täglich nach Hause fährt.

Als geeignete Unterbrechungstatbestände kommen auch beruflich begründete Abwesenheitszeiten in Betracht. Infrage kommt z. B. eine vorübergehende Tätigkeit am Betriebssitz oder eine neue berufliche Auswärtstätigkeit an einem anderen Tätigkeitsort. Beträgt die berufliche Unterbrechung weniger als 4 Wochen, verlängert sich, wie bereits erwähnt, dadurch die 3-Monatsfrist nicht um den Zeitraum der Unterbrechung. Die Unterbrechungsproblematik wird an den folgenden Sachverhalten deutlich.

[1] R 9.6 Abs. 4 Satz 3 LStR.

[2] BFH, Urteil v. 19.7.1996, VI R 38/93, BStBl 1997 II S. 95.