Reisekosten Inland für Unternehmer: Bestimmung der ersten Betriebsstätte bei mehreren Betriebsstätten

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Erste Betriebsstätte
• Entfernungspauschale
• nicht abziehbarer Kostenanteil

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten (Haben)	4680	6690		sonstige betriebliche Aufwendungen
Unentgeltliche Wertabgaben	1880	2130		Privat/Eigenkapital

So kontieren Sie richtig!

Hat ein Unternehmer mehrere Betriebsstätten bzw. mehrere Büros, muss er entscheiden, bei welchen Fahrten es sich um auswärtige Tätigkeiten oder Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb handelt, bei denen nur die Entfernungspauschale je Entfernungskilometer anzusetzen ist. Die Kosten, die darüber hinausgehen, bucht der Unternehmer auf das Konto "Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten (Haben)" 4680 (SKR 04) bzw. 6690 (SKR 04).

Buchungssatz:

Unentgeltliche Wertabgaben

an Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten (Haben)

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Fahrten zu mehreren Betriebsstätten an unterschiedlichen Tagen

Ein Unternehmer aus Meckenheim hat eine Betriebsstätte in Bonn (Entfernung: 20 km). Außerdem unterhält er noch im 120 km entfernten Gelsenkirchen eine 2. Betriebsstätte. Er fährt mit seinem Firmenwagen (Bruttolistenpreis 30.000 EUR) an 200 Tagen im Jahr zur 20 km entfernten Betriebsstätte. An 2 Tagen im Monat (insgesamt an 24 Tagen im Jahr) fährt er zur 120 km entfernten Betriebsstätte in Gelsenkirchen. Die nicht abziehbaren Betriebsausgaben ermittelt er wie folgt:

1. Fahrten zur 20 km entfernt liegenden Betriebsstätte

30.000 EUR × 0,03 % × 20 km × 12 Monate =	2.160 EUR
(Kosten der Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb)
abzüglich Entfernungspauschale von 20 km × 0,30 EUR × 200 Tage =	- 1.200 EUR
Differenz = nicht abziehbare Betriebsausgaben	960 EUR

Buchungsvorschlag:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
1880/2130	Unentgeltliche Wertabgaben	960	4680/6690	Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten (Haben)	960

2. Fahrten zur 120 km entfernt liegenden Betriebsstätte

Die Entfernungspauschale wird nur für Fahrten zur ersten Betriebsstätte angesetzt, die den Mittelpunkt einer dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit bildet (= erste Betriebsstätte). Das bedeutet, dass die Fahrten nach Gelsenkirchen als Geschäftsreisen (auswärtige Tätigkeiten) einzustufen sind, sodass die Fahrtkosten uneingeschränkt abziehbar sind.

3 Erste Betriebsstätte bei Unternehmern/Freiberuflern

Unternehmer können eine oder mehrere Betriebsstätten haben, die sie mehr oder weniger oft aufsuchen. Aber auch bei Unternehmern kann es nicht sein, dass Fahrten zu jeder Betriebsstätte als Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte zu behandeln sind, bei denen nur die Entfernungspauschale angesetzt werden kann. Entsprechend der Regelung, die für Arbeitnehmer gilt, kann es auch bei Unternehmern nur "eine Betriebsstätte" geben, bei der die Entfernungspauschale anzusetzen ist.^[1]

Bei Unternehmern und Freiberuflern kommt es auf die erste Betriebsstätte an (= Mittelpunkt einer dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit). Das BMF wendet die Regelungen, die für Arbeitnehmer gelten, weitgehend auch für Unternehmer und Freiberufler an. Aus diesem Grund wird der Begriff der Betriebsstätte abweichend von § 12 AO geregelt mit der Konsequenz, dass ein häusliches Arbeitszimmer nicht als Betriebsstätte in diesem Sinne anerkannt wird.

Bei der Abgrenzung von Reisekosten und Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte handelt es sich lt. BMF nur dann um eine Betriebsstätte, wenn es sich um eine dauerhafte Tätigkeitsstätte handelt, die von der Wohnung getrennt ist. D. h., es muss sich um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung

• des Unternehmers/Freiberuflers oder
• des Auftraggebers oder
• eines vom Auftraggeber bestimmten Dritten handeln,

an der oder von der aus die steuerlich relevante Tätigkeit ausgeübt wird.

Um eine dauerhafte Tätigkeitsstätte handelt es sich, insbesondere wenn

• die Tätigkeit an diesem Ort unbefristet ist,
• für die Dauer von mehr als 48 Monaten oder
• für die Dauer der gesamten betrieblichen Tätigkeit ausgeübt werden soll.

Es handelt sich um eine Prognose, bei der auf die voraussichtliche Dauer (entsprechend dem Auftragsverhältnis) abzustellen ist. Wird das Auftragsverhältnis verlängert, ist zu prüfen, ob der Zeitraum von 48 Monaten ab dem Zeitpunkt der Verlängerung voraussichtlich überschritten wird. Die Prognose bleibt für die Vergangenheit wirksam, auch wenn sich die Verhältnisse später ändern.

Praxis-Beispiel

Betriebssitz im häuslichen Arbeitszimmer

Ein Bauunternehmer beauftragt einen Architekten, eine Großbaustelle zu überwachen und abzurechnen. Der Auftrag hat eine Laufzeit von 3,5 Jahren (= 42 Monaten).

Ergebnis: Der Zeitraum von 48 Monaten wird nicht überschritten (Prognose anhand der vertraglichen Vereinbarungen).

Nach Ablauf von 30 Monaten wird der Vertrag um die Dauer von weiteren 14 Monaten verlängert.

Ergebnis: Die gesamte Laufzeit beträgt zwar 56 Monate. Im Zeitpunkt der Verlängerung verbleibt allerdings eine Laufzeit von 12 Monaten zuzüglich 14 Monate aufgru...