Repräsentationskosten / 3.1 Abgrenzung von nicht abziehbaren Kosten der privaten Lebensführung und abziehbaren betrieblich veranlassten Kosten

Bei der Abgrenzung von abziehbaren und nicht abziehbaren Repräsentationskosten gilt es vornehmlich, zwischen betrieblich veranlassten Aufwendungen und Kosten der privaten Lebensführung zu unterscheiden.

Ist der Repräsentationsaufwand ganz oder nahezu ausschließlich betrieblich veranlasst, kommt gem. § 4 Abs. 4 EStG der Betriebsausgabenabzug zum Tragen.

Demgegenüber sind Kosten der Lebensführung, die durch die wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung des Steuerpflichtigen veranlasst sind, grundsätzlich vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen. Das gilt selbst dann, wenn diese Aufwendungen zur Förderung der beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit des Steuerpflichtigen getätigt werden. § 4 Abs. 5 Satz 1 EStG schränkt den Abzug der Betriebsausgaben ein, die ohne betriebliche Veranlassung zu den Kosten der Lebensführung gehören und nicht schon durch die im Gesetz genannten Aufzählungen oder § 12 Nr. 1 EStG vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen sind.

Zu den Kosten der Lebensführung und damit vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossenen Aufwendungen gehören insbesondere Aufwendungen für

• Wohnung,

• Ernährung,

• Kleidung,

• allgemeine Schulausbildung,

• Kindererziehung,

• persönliche Bedürfnisse des täglichen Lebens, z. B. Erhaltung der Gesundheit, Pflege, Hygieneartikel,

• Zeitung,

• Kosten für den Personalausweis und seine Verlängerung,

• Kosten für die Erlangung des Pkw-Führerscheins,

• Rundfunk oder

• Besuch kultureller und sportlicher Veranstaltungen.

Es handelt sich um keine abschließende Aufzählung.

Bei unangemessenen Anschaffungskosten sind die Anschaffungskosten in einen angemessenen Teil und einen unangemessenen Teil aufzuteilen. Die auf den unangemessenen Teil entfallende Abschreibung ist nicht abziehbar.

Praxis-Beispiel

Teppichkauf fürs Büro

Bauunternehmer Hans Groß erwirbt für sein Büro vom Möbelhaus Freund (Kreditorenkonto 88664) einen Perserteppich für 30.000 EUR zzgl. 5.700 EUR Umsatzsteuer. Angemessen wäre die Anschaffung eines Teppichs für 10.000 EUR zzgl. 1.900 EUR Umsatzsteuer gewesen.

Folge:

Der Teppich gehört insgesamt zum Betriebsvermögen und ist mit den vollen Anschaffungskosten auszuweisen. Von der AfA sind jedoch nur 30 % abziehbar. Nach § 15 Abs. 1a Nr. 1 UStG darf Hans Groß von der ausgewiesenen Umsatzsteuer nur 1.900 EUR als Vorsteuer geltend machen. Die AfA beträgt bei einer Nutzungsdauer des Teppichs von 15 Jahren 2.000 EUR jährlich. Davon sind aber nur 30 % = 600 EUR als Betriebsausgaben abziehbar.

Buchungsvorschlag: Anschaffung des Teppichs

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
0490/0690	Sonstige Betriebs- und ­Geschäftsausstattung	33.800
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	1.900	88664/88664	Möbelhaus Freund	35.700

Buchungsvorschlag: Abschreibung

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4830/6220	Abschreibung auf Sachanlagen (ohne AfA aus Kfz und Gebäude)	600
4655/6645	Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben aus Werbe- und Repräsentationskosten	1.400	0490/0690	Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung	2.000