Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterla ... / 4.6 Handelsbilanz: Folgebewertung

Im Rahmen der Folgebewertung ist zu beachten, dass zum nachfolgenden Bilanzstichtag ein Jahrgang ausscheidet (Verbrauch der Rückstellung) und gleichzeitig ein neuer Jahrgang für die Aufbewahrung hinzukommt (Zuführung der Rückstellung).

Der für das erste Jahr zurückgestellte Betrag (laufende Kosten 4.000 EUR und einmalige Kosten 300 EUR) ist nach Ablauf dieses Jahrs verbraucht und wird entsprechend aufgelöst. Die Buchungen lauten:

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
			4210	Miete	3.300
			4230	Heizung	300
			4110	Löhne	200
			4830	Abschr. auf Sachanl.	200
0966	Rückstellung zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten	4.300	4900	sonst. betriebl. Aufw.	300

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
			6310	Miete	3.300
			6320	Heizung	300
			6010	Löhne	200
			6220	Abschr. auf Sachanl.	200
3096	Rückstellung zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten	4.300	6300	sonst. betriebl. Aufw.	300

Anschließend ist der Betrag zurückzustellen, der im neuen Jahr für die Aufbewahrung hinzukommt. Unter Berücksichtigung der (eingetretenen) Inflation von 2 % sind die laufenden Kosten auf 4.080 EUR (4.000 x 1,02) gestiegen. Da nur ein Jahrgang hinzukommt, sind die Kosten hierfür 4.080 EUR : 10 Aufbewahrungsjahrgänge = 408 EUR. Die Einmalkosten betragen weiterhin 300 EUR.

Für die Ermittlung des Zuführungsbetrags sind die erhöhten laufenden Kosten für ein Jahrgang an die zu erwartende Kostensteigerung von 2 % pro Jahr anzupassen und die aktuell gültigen Abzinsungssätze anzuwenden.

Lfd.	lfd. Kosten	Kosten- steigerung	Faktor	lfd. Kosten inkl. Steigerung	neue Ab- zinsungs- sätze	Abzinsungs- faktor	Rückstellungs- betrag
1	408 EUR		1,0000	408 EUR	1		408 EUR
2	408 EUR	2 %	1,0200	416 EUR	1,01 %	0,9801	408 EUR
3	408 EUR	2 %	1,0404	424 EUR	1,06 %	0,9689	411 EUR
4	408 EUR	2 %	1,0612	433 EUR	1,11 %	0,9568	414 EUR
5	408 EUR	2 %	1,0824	442 EUR	1,16 %	0,9440	417 EUR
6	408 EUR	2 %	1,1041	450 EUR	1,21 %	0,9304	419 EUR
7	408 EUR	2 %	1,1262	459 EUR	1,26 %	0,9161	421 EUR
8	408 EUR	2 %	1,1487	469 EUR	1,31 %	0,9011	422 EUR
9	408 EUR	2 %	1,1717	478 EUR	1,36 %	0,8855	423 EUR
10	408 EUR	2 %	1,1951	488 EUR	1,41 %	0,8693	424 EUR
						Summe:	4.167 EUR

Der Zuführungsbetrag für den neu hinzugekommenen Jahrgang in Höhe von 4.167 EUR ist entsprechend dem Anteil der jeweiligen Kostenarten aufzuteilen und zuzubuchen. Die einmaligen Kosten in Höhe von 300 EUR sind zusätzlich zu verbuchen.

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4210	Miete (Anteil 82,5 %)	3.438
4230	Heizung (Anteil 7,5 %)	313
4110	Löhne (Anteil 2 x 2,5 %)	208
4830	Abschr. auf Sachanl. (Anteil 5 %)	208
4900	sonst. betriebl. Aufw. (einmalige Kosten)	300	0966	Rückstellung zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten	4.467

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
6310	Miete (Anteil 82,5 %)	3.438
6320	Heizung (Anteil 7,5 %)	313
6010	Löhne (Anteil 2 x 2,5 %)	208
6220	Abschr. auf Sachanl. (Anteil 5 %)	208
6300	sonst. betriebl. Aufw. (einmalige Kosten)	300	3096	Rückstellung zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten	4.467

Nach der Zuführung ist der Bestand der Rückstellung mit den nunmehr aktuellen, veränderten durchschnittlichen Marktzinssätzen aus den vergangenen 7 Geschäftsjahren abzuzinsen und anzupassen.

Lfd.	Basis inkl. Steigerung	Abzinsungs- sätze	Abzinsungs- faktor	Rückstellungs- betrag
1	3.672 EUR	1		3.672 EUR
2	3.329 EUR	1,01 %	0,9801	3.263 EUR
3	2.971 EUR	1,06 %	0,9689	2.879 EUR
4	2.598 EUR	1,11 %	0,9568	2.486 EUR
5	2.208 EUR	1,16 %	0,9440	2.084 EUR
6	1.802 EUR	1,21 %	0,9304	1.676 EUR
7	1.378 EUR	1,26 %	0,9161	1.263 EUR
8	937 EUR	1,31 %	0,9011	845 EUR
9	478 EUR	1,36 %	0,8855	423 EUR
			Summe:	18.591 EUR

Der Anpassungsbetrag ergibt sich abschließend aus dem Vergleich des ermittelten Barwerts mit dem Barwert des Vorjahrs (mit den bisherigen Zinssätzen), jedoch ohne den im ersten Jahr zurückgestellten, laufenden Kosten.

Dieser Barwert errechnet sich wie folgt: 22.321 EUR – 4.000 EUR = 18.321 EUR.

Der anzupassende, rückstellungserhöhende Zinsaufwand aus Abzinsung beträgt 18.591 EUR – 18.321 EUR = 270 EUR.

Zu buchen ist abschließend wie folgt:

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
2144	Zinsaufwendungen aus der Abzinsung von Rückstellungen	270	0966	Rückstellung zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten	270

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
7362	Zinsaufwendungen aus der Abzinsung von Rückstellungen	270	3096	Rückstellung zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten	270