Schwarz/Widmann/Radeisen, UStG § 14 Ausstellung von Rech ... / 3.3 elektronische Rechnungen (Rechtslage ab 1.1.2025)

3.3.1 Die neue E-Rechnung (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG)

Rz. 23

Ab dem 1.1.2025 wird durch § 14 Abs. 1 S. 3 UStG n. F. der Begriff der elektronischen Rechnung neu definiert. Zukünftig liegt eine elektronische Rechnung nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (sog. E-Rechnung). Das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung

• muss nach § 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 1 UStG n. F. entweder der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates v. 16.4.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 v. 6.5.2014, S. 1) entsprechen

oder

• kann nach § 14 Ab. 1 S. 6 Nr. 2 UStG n. F. zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung für eine solche Vereinbarung ist, dass das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E‐Rechnung in ein Format ermöglicht, das der EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist.

Rz. 24

E Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellt werden.^[1] Das elektronische Rechnungsformat muss allerdings entsprechend den Vorgaben des § 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 1 UStG zwingend gewährleisten, dass die Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG elektronisch übermittelt und maschinell ausgelesen werden können. Insoweit ist die Verwendung von strukturierten Rechnungsformaten, die der Normenreihe EN 16931 entsprechen, immer zulässig.^[2] Daneben erlaubt es § 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 2 UStG auch von der Normenreihe EN 16931 abweichende strukturierte elektronische Rechnungsformate zu verwenden. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Normenreihe EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Diese Regelung soll insbesondere die Weiternutzung der bisher bereits etablierten elektronisch strukturierten Rechnungsformate wie z. B. EDI-Verfahren nach Art. 2 der Empfehlung 94/820/EG der EU-Kommission v. 19.10.1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches, ABl. L 338 v. 28.12.1994, S. 98 ermöglichen.^[3] Interoperabel bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die umsatzsteuerrechtlich geforderten Informationen aus dem ursprünglich verwendeten E-Rechnungsformat ohne Informationsverlust weiterverarbeitet werden können, wie es auch eine entsprechende Extraktion der Informationen aus einer E-Rechnung gem. der Normenreihe EN 16931 erlauben würde. Ein Informationsverlust liegt vor, wenn sich der Inhalt oder die Bedeutung einer Information ändert oder diese nicht mehr erkennbar ist.^[4]

Rz. 25

Grundsätzlich liegt eine E-Rechnung entsprechend § 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 1 UStG dann vor, wenn sie den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates v. 16.42014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen entspricht. Die Vorgaben dieser Richtlinie sind von dem CEN (Comité Européen de Normalisation = Europäisches Komitee für Normung) mit der europäischen Normenreihe EN 16931 technisch umgesetzt worden. Die Normenreihe ist nach Auffassung des Gesetzgebers geeignet, um die meisten Geschäftsvorfälle darzustellen, und wird laufend weiterentwickelt. Eine solche E-Rechnung ist als rein strukturiertes Datenformat konzipiert und ermöglicht, Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme zu importieren. Sie basiert auf einem XML-Format, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient.^[5] Erst durch eine Visualisierungsanwendung kann der XML-Datensatz für den Menschen lesbar dargestellt werden.^[6]

Rz. 26

Die Neuregelung in § 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 1 UStG stellt insoweit nach den Vorstellungen des Gesetzgebers insbesondere auf die Nutzung von E-Rechnungen nach dem nationalen Standard XRechnung oder nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL, ab. Rechnungen in diesen beiden Formaten erfüllen nach dem 31.12.2024 die neuen umsatzsteuerlichen Anforderungen für eine E-Rechnung.^[7] Denn in Deutschland wurde der Standard XRechnung bereits auf Grundlage der Normenreihe EN 16931 als rein strukturiertes Format auf Basis des semantischen Kern-Datenmodells unter Berücksichtigung nationaler Besonderheiten entwickelt. Der Standard XRechnung entspricht damit der Normenreihe EN 16931 und damit auch den Anforderungen des § 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 1 UStG. Neben dem mit der Normenreihe EN 16931 übereinstimmenden ("compliant") Kern-Datenmodell stellt der Standard XRechnung auch eine konforme ("conformant") Erweiterung (sog. Extension XRechnung) zur Verfügung. Mit der Extension können z. B. branchenbezogene Anforderungen berücksichtigt werden, ohne das Kern-Datenmodell für alle Anwender erweitern zu müssen. ...