Schwarz/Widmann/Radeisen, UStG § 14b Aufbewahrung von Re ... / 3 Der Aufbewahrungsort für Rechnungen nach § 14b Abs. 2 i. V. m. Abs. 3 UStG

Rz. 33

§ 14b Abs. 2 S. 1 bis S. 3 UStG regeln den Aufbewahrungsort der Rechnungen für Unternehmer, die im Inland oder in den Gebieten nach § 1 Abs. 3 UStG ansässig sind. In § 14b Abs. 2 S. 4 bis S. 6 UStG werden die Anforderungen zur Aufbewahrung von Rechnungen für nicht in diesen Gebieten ansässige Unternehmer bestimmt. Die Frage der Ansässigkeit normiert dann anschließend § 14b Abs. 3 UStG.

3.1 Bestimmung der Ansässigkeit

Rz. 34

Gem. § 14b Abs. 3 UStG ist ein Unternehmer im Inland oder in den in § 1 Abs. 3 UStG genannten Gebieten (Freihäfen und die Gewässer und Watten zwischen der Hoheitsgrenze und der jeweiligen Strandlinie) ansässig, wenn er in einem dieser Gebiete einen Wohnsitz, seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine Zweigniederlassung hat. Dabei ist es ausreichend, wenn eine dieser Voraussetzungen erfüllt ist. Die Begriffe Wohnsitz, Sitz und Geschäftsleitung sind nach den allgemeinen Definitionen der Abgabenordnung (§§ 8ff. AO) auszulegen. Die Zweigniederlassung betrifft die Unternehmer ohne Sitz oder Geschäftsleitung im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG genannten Gebiete. Ein von einem im Ausland ansässigen Unternehmer vermietetes Grundstück im Inland stellt keine Zweigniederlassung dar, sodass der Ausländer in diesem Fall noch nicht im Inland ansässig i. S. v. § 14b Abs. 3 UStG wird.

3.2 Aufbewahrungsort von Rechnungen für im Inland ansässige Unternehmer

Rz. 35

Ein im Inland oder den Gebieten i. S. d. § 1 Abs. 3 UStG ansässiger Unternehmer ist grundsätzlich verpflichtet, seine Rechnungen im Inland oder in den in § 1 Abs. 3 UStG genannten Gebieten aufzubewahren, so § 14b Abs. 2 S. 1 UStG. Diese Vorschrift betrifft sowohl die auf Papier erstellten und aufbewahrten Rechnungen wie auch die auf elektronischem Weg übermittelten oder auf elektronischem Weg aufbewahrten Rechnungen. Dabei braucht der Aufbewahrungsort nicht an einem der für die Inlandsansässigkeit maßgeblichen Orte zu liegen.

Praxis-Beispiel

Ein Unternehmer mit Sitz in Kiel bewahrt einen Teil seiner Rechnungen in Konstanz auf. Der andere Teil liegt in Hamburg.

Das ist erlaubt, denn die Aufbewahrung muss nur irgendwo im Inland stattfinden, und es ist nicht vorgeschrieben, dass alle Rechnungen an ein und demselben Ort aufbewahrt werden.

Rz. 36

Rechnungen, die auf elektronischem Weg aufbewahrt werden, darf der Unternehmer nicht nur im Inland aufbewahren, sondern auch

• im übrigen Gemeinschaftsgebiet (§ 1 Abs. 2a UStG),
• in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete (Freihäfen und Gewässer und Watten zwischen der Hoheitsgrenze und der jeweiligen Strandlinie),
• im Gebiet von Büsingen (am Hochrhein, deutsches Hoheitsgebiet, aber nicht Inland i. S. v. § 1 Abs. 2 UStG),
• auf der Insel Helgoland (deutsches Hoheitsgebiet, aber nicht Inland i. S. v. § 1 Abs. 2 UStG).

Rz. 37

Dabei handelt es sich nicht nur um Rechnungen, die der Unternehmer auf elektronischem Weg empfangen oder erstellt hat, sondern es kann sich auch um auf Papier erstellte Rechnungen handeln, die elektronisch aufbewahrt werden (Rz. 14). Voraussetzung für diese Erweiterung ist, dass eine vollständige Fernabfrage (sog. Online-Zugriff) der betreffenden Daten und deren Herunterladen und Verwendung durch die Finanzbehörden während der gesamten zehnjährigen Aufbewahrungsfrist gewährleistet sind.^[1] Ein Verstoß gegen diese Anforderungen kann – soweit es sich um aufzubewahrende Eingangsrechnungen handelt – zu Problemen bezüglich des Nachweises der Vorsteuerabzugsberechtigung nach § 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 UStG und – soweit es sich um Ausgangsrechnungen handelt – zu einer Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 1 UStG führen. Darüber hinaus können auch ggf. Steuerbegünstigungen verwehrt werden, wenn kein ordnungsgemäßer Belegnachweis vorhanden ist (Rz. 11).

Rz. 38

Werden die Rechnungen nicht im Inland oder in den in § 1 Abs. 3 UStG genannten Gebieten aufbewahrt, muss der Unternehmer gem. § 14b Abs. 2 S. 3 UStG dem für die Besteuerung seiner Umsätze zuständigen FA den Aufbewahrungsort der Rechnungen unaufgefordert mitteilen. Diese Mitteilung ist an keine bestimmten Formen oder Fristen gebunden, sollte aber unverzüglich und schriftlich erfolgen. Soweit die Voraussetzungen des Online-Zugriffs gewährleistet sind – das darf das FA nach Eingang der Mitteilung überprüfen – kann es der Aufbewahrung in den in § 14b Abs. 2 S. 3 UStG genannten Gebieten nicht widersprechen.

[1] Abschn. 14b.1 Abs. 8 UStAE.

3.3 Aufbewahrungsort von Rechnungen für nicht im Inland ansässige Unternehmer

Rz. 39

Unternehmer, die weder einen Wohnsitz, Sitz, Geschäftsleitung oder eine Zweigniederlassung im Inland oder in den in § 1 Abs. 3 UStG genannten Gebieten haben, können ihre Rechnungen (unabhängig ob auf Papier aufbewahrt oder elektronisch archiviert) nach ihrer freien Wahl im Gemeinschaftsgebiet, den Gebieten nach § 1 Abs. 3 UStG, in Büsingen oder auf der Insel Helgoland aufbewahren (§ 14b Abs. 2 S. 4 UStG). Die Rechnungen müssen nicht alle am gleichen Ort aufbewahrt werden. Sie müssen nur gleichermaßen verfügbar sein.

Rz. 40

Der Unternehmer muss dem FA auf dessen Verlangen alle aufzubewahrenden Rechnungen oder Daten unverzüglich zur Verfügung stellen (§ 14b Abs. 2 S. 5 UStG). Wenn er dieser Verpflicht...