Schwarz/Widmann/Radeisen, UStG § 22 Aufzeichnungspflichten / 4.4.1 Grundsatz der Überschaubarkeit der Aufzeichnungen

Rz. 48

Nach § 63 Abs. 1 UStDV müssen die Aufzeichnungen des Unternehmers so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen Überblick über die Umsätze des Unternehmers und die abziehbaren Vorsteuerbeträge erhalten und die Grundlagen der Steuerberechnung feststellen kann. Damit gilt der für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung maßgebende Grundsatz des § 145 Abs. 1 S. 1 AO auch für die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungen i. S. d. § 22 UStG, um der Finanzverwaltung die Prüfung der Richtigkeit der vom Unternehmer ermittelten Steuerzahlungsschuld zu ermöglichen.

Die geschäftlichen Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt und aufbewahrt werden. Ansonsten würde dies mit zunehmender Zahl und Verschiedenartigkeit der Geschäftsvorfälle zur Unübersichtlichkeit der Buchführung führen, einen jederzeitigen Abschluss unangemessen erschweren und die Gefahr erhöhen, dass Unterlagen verlorengehen oder später leicht aus dem Buchführungswerk entfernt werden können. Hieraus folgt, dass die Bücher und Aufzeichnungen nach bestimmten Ordnungsprinzipien geführt werden müssen und eine Sammlung und Aufbewahrung der Belege notwendig ist, durch die im Rahmen des Möglichen gewährleistet wird, dass die Geschäftsvorfälle leicht und identifizierbar feststellbar und für einen die Lage des Vermögens darstellenden Abschluss unverlierbar sind.^[1]

Die allgemeinen Ordnungsvorschriften in den §§ 145 bis 147 AO gelten nicht nur für Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 140 AO und nach den §§ 141 bis 144 AO. Insbesondere § 145 Abs. 2 AO betrifft alle zu Besteuerungszwecken gesetzlich geforderten Aufzeichnungen, also auch solche, zu denen der Steuerpflichtige aufgrund anderer Steuergesetze verpflichtet ist, wie z. B. nach § 4 Abs. 3 S. 5, Abs. 7 EStG und nach § 22 UStG.^[2]

Rz. 49

Die FÄ werden sich im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung (auch durch Kassen-Nachschau gem. § 146b AO oder Umsatzsteuer-Nachschau gem. § 27b UStG) anhand der Aufzeichnungen des Unternehmers einen Überblick über die Besteuerungsgrundlagen verschaffen. Die Frage nach dem insoweit angemessenen Zeitraum kann nicht mit einer nach Tagen konkret bemessenen Frist beantwortet werden. Dieser Zeitraum ist vielmehr von den Besonderheiten des Einzelfalls abhängig und wird insbesondere von der Art und dem Umfang der Aufzeichnungen bestimmt.

[1] BFH v. 26.3.1968, IV 63/63, BStBl II 1968, 527; BMF v. 28.11.2019, IV A 4-S 0316/19/10003 :001, FMNR520000019, Rz. 54, BStBl I 2019, 1269.

[2] BFH v. 24.6.2009, BStBl II 2010, 452; BMF v. 28.11.2019, IV A 4-S 0316/19/10003 :001, FMNR520000019, Rz. 25, BStBl I 2019, 1269.