Schwarz/Widmann/Radeisen, UStG § 22 Aufzeichnungspflichten / 4.5 Aufzeichnungen innerhalb der "Buchführung"

4.5.1 Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG

Rz. 64

Steuerpflichtige, die nicht nach HGB oder wegen Überschreitens der in § 141 Abs. 1 AO genannten Grenzen zur Buchführung und Bilanzierung verpflichtet sind und die auch nicht freiwillig Bücher führen und Abschlüsse machen, können ihren Gewinn gem. § 4 Abs. 3 EStG durch die Gegenüberstellung von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben ermitteln. § 141 AO gilt nur für Gewerbetreibende sowie für Land- und Fortwirte und kommt deshalb für Angehörige der freien Berufe nicht in Betracht. Diese sind von der Buchführungspflicht nicht betroffen – soweit nicht gem. § 140 AO eine Buchführungspflicht nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen zu beachten ist.

Rz. 65

Soweit die für Zwecke der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG geführten Aufzeichnungen den Erfordernissen des § 22 UStG entsprechen, können diese grundsätzlich auch für Umsatzsteuerzwecke verwendet werden (Rz. 1). Bei der Einnahme-Überschussrechnung enthalten die für Ertragssteuerzwecke aufgezeichneten Betriebseinnahmen auch die USt (Aufzeichnung der Bruttoeinnahmen). Das ist für umsatzsteuerliche Aufzeichnungszwecke unschädlich, denn selbst wenn der Unternehmer die Betriebseinnahmen nicht in Nettowert und Steuerbetrag aufteilt, entsprechen seine Aufzeichnungen dem sog. Bruttoverfahren des § 63 Abs. 3 Nr. 1 UStDV (Rz. 92ff.). Wegen der zu beachtenden umsatzsteuerlichen Besonderheiten bei den Aufzeichnungspflichten s. Rz. 69.

Rz. 66

Im Fall der Sollbesteuerung gem. § 16 Abs. 1 UStG entsteht die USt mit Ablauf des Besteuerungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt worden ist.^[1]  Daher können ertragsteuerliche Aufzeichnungen im Rahmen der Einnahme-Überschussrechnung i. A. nicht zur Erfüllung der umsatzsteuerrechtlichen Aufzeichnungspflichten bezüglich der Bemessungsgrundlagen auf der Ausgangsseite verwendet werden, weil die entsprechende Einnahme in einem späteren Besteuerungszeitraum liegen kann.^[2] Nur im Sonderfall, z. B. im Einzelhandel, wo das Entgelt stets im Zeitpunkt der Lieferung vereinnahmt wird, können Ausnahmen gelten. I.d.R. dürften aber auch hier Verkäufe auf Zahlungsziel nicht ausgeschlossen werden können, sodass die Betriebseinnahmen zu einem späteren Zeitpunkt aufgezeichnet werden als die umsatzsteuerrechtlichen Bemessungsgrundlagen, die in diesen Fällen gesondert erfasst werden müssen.

Rz. 67

Der Unternehmer ist nach § 22 Abs. 2 Nr. 5 UStG zur Aufzeichnung der Entgelte und Teilentgelte für an ihn ausgeführte steuerpflichtige Umsätze (Eingangsseite) für Zwecke der Kontrolle des Rechts auf Vorsteuerabzug verpflichtet.^[3]  Den umsatzsteuerlichen Aufzeichnungserfordernissen kann der Unternehmer wegen der Besonderheiten beim Vorsteuerabzug nicht dadurch genügen, dass er seine Betriebsausgaben zeitfolgegerecht (also erst im Zeitpunkt der Bezahlung) erfasst. Denn die Berechtigung zum Vorsteuerabzug entsteht gem. § 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 UStG in dem Voranmeldungszeitraum, in dem die Leistung an das Unternehmen^[4] ausgeführt worden ist und eine Rechnung mit gesondertem Steuerausweis vorliegt.^[5] Auf den Zeitpunkt der Bezahlung der Rechnung, der allein für die ertragsteuerliche Aufzeichnung der Betriebsausgabe maßgeblich ist, kommt es beim Vorsteuerabzug nicht an. Das gilt umsatzsteuerrechtlich sowohl bei der Sollbesteuerung als auch bei der Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten.

Rz. 68

Nach § 143 Abs. 1 AO ist grundsätzlich jeder gewerbliche Unternehmer zur gesonderten Aufzeichnung des Wareneingangs verpflichtet. Da die diesbezügliche Aufzeichnung nicht unbedingt ein besonderes Aufzeichnungswerk zu sein braucht, können die vorgeschriebenen Angaben auch im Rahmen anderer Aufzeichnungen gemacht werden.^[6] Es empfiehlt sich deshalb für den gewerblichen Unternehmer, die Aufzeichnungen nach § 22 Abs. 2 Nr. 5 UStG so zu gestalten, dass durch sie auch den Anforderungen zur Aufzeichnung des Wareneingangs nach § 143 Abs. 1 AO Genüge geleistet wird. Dies lässt sich dadurch erreichen, dass die notwendigen Angaben für den Wareneingang und die übrigen Eingangsleistungen in gesonderten Aufzeichnungen erfasst werden.

Rz. 69

Bei Übernahme ertragsteuerlicher Aufzeichnungen für Umsatzsteuerzwecke sind einige umsatzsteuerliche Besonderheiten bei den Aufzeichnungspflichten zu beachten, denen nicht ohne Weiteres gleichartige ertragsteuerliche Aufzeichnungen von Einnahmen und Ausgaben gegenüberstehen. Das gilt insbesondere für die Aufzeichnung

• der unentgeltlichen Wertabgaben nach § 22 Abs. 2 Nr. 3 UStG (Rz. 164ff.),
• der unrichtig oder unberechtigt ausgewiesenen Steuerbeträge^[7] nach § 22 Abs. 2 Nr. 4 UStG (Rz. 172),
• des innergemeinschaftlichen Erwerbs nach § 22 Abs. 2 Nr. 7 UStG (Rz. 201ff.) sowie
• für etwaige Verpflichtungen zur Trennung der Bemessungsgrundlagen nach § 22 Abs. 2 Nr. 1 S. 2 UStG (Rz. 96ff.).

Rz. 69a

Das Beachten der unterschiedlichen Aufzeichnungspflichten im Umsatz- und Ertragsteuerrecht kann auch für den Fall von Bedeutung sein, dass trotz ordnungsgemäßer Aufzeichnungen gem. § 22 UStG keine ausreichenden Aufzeichnungen im ertragsteuerrechtlichen S...