Schwarz/Widmann/Radeisen, UStG § 26a Bußgeldvorschriften / 4.2.2 Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht von Rechnungsdoppeln (§ 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG)

Rz. 120

Der objektive Tatbestand des § 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG wird verwirklicht, wenn in den in § 14b Abs. 1 S. 1 UStG genannten Fällen, auch i. V. m. S. 4 dieser Regelung, ein dort bezeichnetes Doppel oder eine dort bezeichnete Rechnung nicht oder nicht mindestens zehn Jahre aufbewahrt wird. Die diesen Tatbestand ausfüllende Vorschrift des § 14b Abs. 1 UStG hat folgenden Wortlaut:

Zitat

• ¹Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen oder für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen oder für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren … ⁴Die S. 1 bis 3 gelten auch für:

  1. Fahrzeuglieferer (§ 2a);
  2. in den Fällen, in denen der letzte Abnehmer die Steuer nach § 13a Abs. 1 Nr. 5 schuldet, für den letzten Abnehmer;
  3. in den Fällen, in denen der Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b Abs. 2 schuldet, für den Leistungsempfänger.

(§ 14b Abs. 1 S. 1 und S. 4 UStG)

Rz. 121

Dieser zweite Tatbestand des § 26a Abs. 2 UStG hat die Sanktion der Verpflichtung zur Aufbewahrung von Rechnungen zum Inhalt. Bei den umfassenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des § 14b UStG handelt es sich um eine der seit dem Jahr 2004 geltenden Regelungen des UStG.^[1] Der Unternehmer hat danach einerseits sämtliche für sein Unternehmen eingehenden Rechnungen und andererseits die von ihm zu fertigenden Rechnungsdoppel seiner Ausgangsrechnungen für einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren. Betroffen sind also sämtliche Abrechnungen und auch Gutschriften.^[2] Die Aufbewahrungspflicht beginnt dabei mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.^[3] In § 14b Abs. 1 S. 4 UStG wird diese Verpflichtung dann noch für einige Sonderfälle der Leistung konkretisiert, wie etwa für den Fahrzeuglieferer nach § 2a UStG. Adressat der Regelung ist – im Unterschied zu § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG – ausschließlich der Unternehmer und ihm für bestimmte Umsätze gleichgestellte Rechtssubjekte wie der Fahrzeuglieferer.

Rz. 122

Mit § 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG können konkret folgende Verstöße gegen die Aufbewahrungspflichten als Ordnungswidrigkeit geahndet werden:

• die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Kopien aller Ausgangsrechnungen einschließlich von erstellten Gutschriften;
• die Verpflichtung zur Aufbewahrung aller Eingangsrechnungen einschließlich aller erhaltender Gutschriften;
• die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Rechnungen und Rechnungskopien im Zusammenhang mit Fahrzeuglieferungen in das übrige Gemeinschaftsgebiet nach § 2a UStG unabhängig von der Unternehmereigenschaft des Lieferers;
• die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Rechnungen bei innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften (§ 25b UStG), wenn der Letztabnehmer der Leistung Steuerschuldner nach § 13a Abs. 1 Nr. 5 UStG ist;
• die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Rechnungen, soweit der Leistungsempfänger Steuerschuldner nach § 13b Abs. 2 UStG ist.

Rz. 123

Diese gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung von Rechnungen ist die Konsequenz der Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen, denn ohne das Aufbewahren der einmal ausgestellten Belege ist jedes nachträgliche Überprüfen und Abgleichen unmöglich. I.d.S. ist es genauso konsequent, auch die Verletzung dieser Aufbewahrungspflicht des § 14b UStG mit einem Bußgeld zu bewehren. Im Ergebnis sollen durch die (aufgrund der vorliegenden Rechnungen) bestehenden Kontroll- und Abgleichmöglichkeiten der Finanzbehörden alle Unternehmer zur Steuerehrlichkeit veranlasst werden.^[4] Ob es dieser Verpflichtung auch für den Leistungsempfänger bedurft hätte, ist m. E. zweifelhaft, denn dieser Unternehmer wird seine Rechnungen regelmäßig schon aufbewahren, um den Vorsteuerabzug und den Betriebsausgabenabzug geltend machen zu können. Eine Sanktion ist hier aber wohl denkbar, wenn dieser Unternehmer die Verpflichtung zur Aufbewahrung aller Rechnungen nicht für den vollen Zeitraum von zehn Jahren – also etwa nach Ablauf der regulären Festsetzungsfrist von vier Jahren – beachtet (Rz. 124).

Rz. 124

Die Rechnungen oder Rechnungsdoppel müssen für den genannten Zeitraum von zehn Jahren von dem Unternehmer auch tatsächlich (lesbar) aufbewahrt werden, um sie bei Bedarf den Finanzbehörden zu Kontrollzwecken zur Verfügung stellen zu können. Vernichtet ein Steuerpflichtiger z. B. nach sechs Jahren einen Teil seiner Eingangsrechnungen aus Unwissenheit über diese Aufbewahrungspflicht, dann wird er den Ordnungswidrigkeitentatbestand des § 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG i. d. R. leichtfertig verwirklicht haben.^[5]

Rz. 125

Allerdings ergibt sich für alle buchführungspflichtigen Unternehmer die Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungsdoppeln bereits aus § 147 Abs. 3 S. 2, Abs. 1 Nr. 5 AO. Konstitutive Bedeutung hat die Aufbewahrungspflicht des § 14b Abs. 1 UStG dagegen für alle nicht zur Buchführung verpflichteten leistenden Unternehmer.^[6] Das sind solche Unternehmer, die ertragsteuerlich nicht zur Führung von Büchern verpflichtet sind. ...