Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen, Belegnachweispflichten

FinMin Schleswig-Holstein, Erlaß v. 21.2.2014, VI 358 - S 7141 - 024

Übermittlung der Gelegenheitsbestätigung auf elektronischem Weg

Es ist gefragt worden, ob Belegnachweise für innergemeinschaftliche Lieferungen wie Gelangensbestätigungen oder Spediteurbescheinigungen in Form von Excel- oder csv-Dateien übermittelt werden dürfen und ob bei Warenlieferungen innerhalb eines Konzerns die im EDV-System dokumentierte Wareneingangsbuchung einer ausländischen Konzerngesellschaft als Belegnachweis anerkannt wird.

Das BMF hat hierzu im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder folgendermaßen Stellung genommen:

Abschn. 6a.4 Abs. 6 UStAE regelt, dass eine Gelangensbestätigung auf elektronischem Weg, z.B. per E-Mail, ggf. mit PDF- oder Textdateianhang, per Computer-Telefax oder Fax-Server, per Web-Download oder im Wege des elektronischen Datenaustauschs (EDI) übermittelt werden kann. Gleiches gilt wegen der Verweise auf Abschn. 6a.4 Abs. 6 UStAE in Abschn. 6a.5 Abs. 2 Satz 7, Abs. 4 Satz 4 und Abs. 5 Satz 2 UStAE entsprechend für Versendungsbelege, Spediteurbescheinigungen und tracking-and-tracing-Protokolle.

Somit kann z.B. eine Gelangensbestätigung oder ein tracking-and-tracing-Protokoll ggf. auch als Word-Datei, Excel-Datei oder als Datei im csv-Format elektronisch, z.B. per E-Mail, übermittelt werden.

Eine E-Mail, ein Download-Protokoll oder z.B. eine Datei als Anhang einer E-Mail muss stets im Original, d.h. so wie sie/es bei dem nachweispflichtigen Unternehmer angekommen ist, elektronisch oder in ausgedruckter Form aufbewahrt werden. Nur auf diesem Weg kann die Unversehrtheit des Inhalts und die Echtheit der Herkunft gewährleistet werden. Im Übrigen enthält Abschn. 6a.4 Abs. 6 UStAE die Aussage, dass die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführungssysteme (vgl. Anlage zum BMF-Schreiben vom 7.11.1995, BStBl 1995 I S. 738) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (vgl. BMF-Schreiben vom 16.7.2001, BStBl 2001 I S. 415, und vom 14.9.2012, BStBl 2012 I S. 930) unberührt bleiben. Somit ist es nicht grundsätzlich ausgeschlossen, dass z.B. Excel-Dateien als Belegnachweis anerkannt werden können.

Eine im EDV-System dokumentierte Wareneingangsbuchung einer ausländischen Konzerngesellschaft kann alleine nicht als Form einer Gelangensbestätigung anerkannt werden. Insoweit mangelt es bereits, abgesehen davon, dass der liefernde Unternehmer über den Belegnachweis einer innergemeinschaftlichen Lieferung verfügen muss, an der Vollständigkeit der Angaben, die gemäß § 17a Abs. 2 UStDV zusammen eine Gelangensbestätigung bilden.

Normenkette

UStG § 4 Nr. 1 Buchst. b

UStG § 6a;

UStDV § 17a