Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräte und der ... / 2 Nicht ausschließliche betriebliche Nutzung von Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten: Wie die private Nutzung beurteilt wird

Werden die Telekommunikations- bzw. Datenverarbeitungsgeräte oder -anlagen entweder vom Unternehmer oder vom Arbeitnehmer auch privat genutzt, muss die private Nutzung steuerlich erfasst werden.

2.1 Privatnutzung von Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten durch Unternehmer

2.1.1 Einkommensteuerliche Behandlung: Private Nutzung als Betriebseinnahme zu erfassen

Werden Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräte privat genutzt, dann gilt:

• Beträgt die private Nutzung 50 % bis 90 %, können die entsprechenden Geräte als Betriebsvermögen ("gewillkürte Betriebsvermögen") behandelt werden.
• Beträgt die private Nutzung weniger als 50 %, müssen die entsprechenden Geräte als Betriebsvermögen behandelt werden (sog. "notwendiges Betriebsvermögen").^[1]

In diesen Fällen sind die Geräte bei Buchführungspflichtigen zu bilanzieren und bei Einnahme-Überschussrechnern in das Anlagenverzeichnis aufzunehmen.

Abschreibungen bzw. anfallende Kosten werden zunächst voll als Betriebsausgabe gebucht. Die anteilige private Nutzung stellt eine Entnahme dar.^[2] Der private Nutzungsanteil ist gewinnerhöhend zu buchen.

[1] R 4.2 Abs. 1 Satz 1 und Satz 4 EStR.

[2] § 4 Abs. 1 Satz 2 EStG.

2.1.2 Umsatzsteuerliche Behandlung: Es kommt auf die Zuordnung zum unternehmerischen Bereich an

Umsatzsteuerlich ist für den privaten Nutzungsanteil zwischen der Nutzung des angeschafften Telekommunikations- bzw. Datenverarbeitungsgeräts und den anfallenden Kosten (z. B. Gebühren, Wartungskosten etc.) zu unterscheiden.

Zuordnung zum Unternehmen und Privatnutzung des Geräts

Vorgelagert ist die Frage, in welchem Umfang das Gerät dem Unternehmensvermögen zugeordnet ist.

Beträgt die private Nutzung des Telekommunikations- bzw. Datenverarbeitungsgeräts 90 % oder weniger,^[1] hat der Unternehmer ein Wahlrecht:^[2]

1. Das Gerät wird nicht dem Unternehmensvermögen zugeordnet.

   Folge: Kein Vorsteuerabzug^[3] und keine Besteuerung der privaten (außerunternehmerischen) Nutzung als unentgeltliche Wertabgabe.

2. Das Gerät wird voll dem Unternehmensvermögen zugeordnet.
   Folge: Voller Vorsteuerabzug^[4] und Besteuerung der privaten Nutzung als unentgeltliche Wertabgabe.^[5]
3. Das Gerät wird nur zum unternehmerisch (betrieblich) genutzten Anteil dem Unternehmen zugeordnet.
   Folge: Nur anteiliger Vorsteuerabzug, keine umsatzsteuerliche Besteuerung der Privatnutzung, soweit sich beim Nutzungsverhältnis keine Änderung ergibt.

Private Nutzung von betrieblichen Leistungen

Für den nichtunternehmerischen Anteil ist kein Vorsteuerabzug möglich.^[6] Eine Erfassung als unentgeltliche Wertabgabe entfällt dementsprechend insoweit.

So buchen Sie richtig

Private Telefonnutzung – volle Zuordnung des Telefons zum Unternehmen

Die private Nutzung beträgt 40 %.

Variante 1: Volle Zuordnung des Telefons zum Unternehmen

Kauf einer Telefonanlage für 1.000 EUR zzgl. Umsatzsteuer:

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
0400	Betriebsausstattung	1.000 EUR	1200	Bank	1.190 EUR
1570	Vorsteuer	190 EUR

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
0650	Büroeinrichtung	1.000 EUR	1800	Bank	1.190 EUR
1400	Vorsteuer	190 EUR

Privater Nutzungsanteil / Abschreibung

Einkommensteuerlich beträgt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer 10 Jahre (AfA 100 EUR p. a.);^[7]

umsatzsteuerlich sind 5 Jahre anzusetzen (Jahresbetrag 200 EUR p. a.).^[8]

Auf den jeweiligen Betrag ist der Satz der Privatnutzung anzuwenden; es ergeben sich damit einkommensteuerlich 40 EUR (100 EUR x 40 %)^[9] und umsatzsteuerlich 80 EUR (200 EUR x 40 %).^[10] Die Umsatzsteuer beträgt dann (80 EUR x 19 % =)^[11] 15,20 EUR. Dieser Betrag ist nicht abziehbar^[12] und erhöht daher den Entnahmewert.

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
1800	Privatentnahmen	55,20 EUR	8918	Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt (Telefon-Nutzung)	40,00 EUR
			1776	Umsatzsteuer 19 %	15,20 EUR

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
2100	Privatentnahmen	55,20 EUR	4638	Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt (Telefon-Nutzung)	40,00 EUR
			3800	Umsatzsteuer 19 %	15,20 EUR

So buchen Sie richtig

Private Telefonnutzung

Laufende Kosten

Im Beispielfall sollen 500 EUR Telefonkosten zzgl. Umsatzsteuer anfallen. Die private Nutzung soll wieder 40 % (= 200 EUR netto) betragen.

Umsatzsteuerlich handelt es sich um einen Fall der Vorsteueraufteilung:^[13]

Nur in Höhe der unternehmerischen Nutzung (60 % = 57 EUR) kann ein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Der nichtabziehbare Teil (40 % = 38 EUR) erhöht einkommensteuerlich den Wert der Privatentnahme.^[14]

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4920	Telefon	500 EUR	1200	Bank	595 EUR
1570	Vorsteuer	57 EUR
1800	Privatentnahmen	38 EUR

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
6805	Telefon	500 EUR	1800	Bank	595 EUR
1400	Vorsteuer	57 EUR
2100	Privatentnahmen	38 EUR

Private Telefonnutzung durch den Unternehmer

Zu erfassen ist nur die einkommensteuerliche Nutzungsentnahme; umsatzsteuerlich liegt mangels Vorsteuerabzug für den außerunternehmerischen (priva...