Für die Kostenerstattung gibt es die Varianten "Einzel-/Kostenabrechnung" und "Pauschalersatz".
Einzelabrechnung
Bei der Einzelabrechnung rechnet der Arbeitnehmer anhand von Einzelnachweisen mit dem Arbeitgeber ab. Der Arbeitgeber ersetzt die tatsächlich nachgewiesenen entstandenen Kosten.
Beim Arbeitnehmer ist dieser Auslagenersatz lohnsteuerfrei.[1] Ein Abzug als Werbungskosten entfällt bei ihm insoweit, da per Saldo der Arbeitnehmer keine Aufwendungen getragen hat.
Pauschaler Auslagenersatz
Beim pauschalen Auslagenersatz zahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen pauschalen Betrag für die im Umfang nicht nachzuweisenden Kosten.
Pauschaler Auslagenersatz führt regelmäßig zu Arbeitslohn.[2] Diese Steuerpflicht kann auf 2 Arten vermieden werden:
Einzelnachweis über 3 Monate
Weist der Arbeitnehmer für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten die beruflichen Kosten im Einzelnen nach und fallen diese Kosten regelmäßig an, ist die Kostenerstattung einkommen-/lohnsteuerfrei.[3] Bemessungsgrundlage für die Kosten sind die laufenden Gebühren und die anteilige Grundgebühr.[4]
Folgende Mindestaufzeichnungen sollten vorhanden sein:
- Datum und Uhrzeit eines jeden Gesprächs
- Kennzeichnung des einzelnen Gesprächs als privat oder betrieblich
- Wohnort und Telefonnummer des Gesprächspartners
- Grund des Telefonats bei betrieblichen Gesprächen
- Dauer des Gesprächs und Zuordnung der Kosten je Gespräch
Der so ermittelte betriebliche Anteil kann für den Rest des Jahrs zugrunde gelegt werden.
Erstattung von max. 20 EUR/mtl. bzw. max. 20 % der Telefonkosten
Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, können aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens 20 EUR monatlich, steuerfrei ersetzt werden.[5]
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