Treiberbasierte Personalprognose bei der DB Cargo / 2 Ausgangssituation vor der Weiterentwicklung der Personalprognose

Die bestehende Lösung zur Personalprognose (vor der Weiterentwicklung) basierte auf Microsoft Excel. Die regionalen Controller befüllten je eine Kopie der Masterdatei für den jeweiligen Standort und anschließend wurden diese 21 Dateien mit Hilfe von Visual Basic Makros als Teil der Excel-Lösung durch die Zentrale konsolidiert. In dieser Lösung waren bereits die wesentlichen Treiber für Zugänge (Berufsausbildung und externe Einstellungen zur Funktionsausbildung) und Abgänge (demografische Abgänge und interne Weiterentwicklung) festgelegt und weitere Treiber über Durchschnittswerte abgebildet. So hilfreich diese Lösung für die Beantwortung der oben genannten Leitfrage war, brachte sie allerdings einige Nachteile mit sich:

• Hoher manueller Erfassungsaufwand in allen Bereichen

Eine automatisierte Anbindung existierender Vorsysteme war mit der vorhandenen Excel-Lösung nicht möglich. Daten mussten manuell für den jeweiligen Standort aus den vorgelagerten Datenbanken abgezogen und für die jeweilige Excel-Mappe bereitgestellt werden. Dabei mussten manuelle Anpassungen der Metadaten vorgenommen werden, da z. B. die Zu- und Abgänge zum Personalbestand nicht in der passenden Granularität aus dem System geliefert wurden und eine nachgelagerte manuelle Aggregation erfolgen musste.

Zentrale Auswertungen konnten erst nach dem Zusammenführen der einzelnen Excel-Mappen mittels Excel-Makros erfolgen. Die Laufzeit des Makros und die Fehleranfälligkeit durch z. B. versehentlich überschriebene Formeln innerhalb der jeweiligen Excel-Mappe machten kurzfristige Auswertungen oder gar die Analyse unterschiedlicher Szenarien nahezu unmöglich.

• Heterogene Datenquellen und regionale Individuallösungen

Ist-Daten wurden aus dem personalführenden System ermittelt, welches zentral bereitgestellt wurde. Die Bestandsvorschau für die unterjährige Bestandsentwicklung wurde hingegen unabhängig vom Projekt in den jeweiligen Regionen mit einem individuellen Prozess durchgeführt.

Daten über die aktuell geplanten Qualifizierungsmaßnahmen (Funktionsausbildungen) wurden ohne eineindeutige Datenschlüssel (IDs) geliefert, sodass es regelmäßig zu falsch zugeordneten Kursen im System und damit zu Verschiebungen bei dem prognostizierten Personalbestand kam. Einzelne Zu- und Abgangsarten wurden in den Ist-Daten anders als in der Bestandsvorschau ermittelt. Außerdem gab es Abweichungen zwischen der Vorschau aus den jeweiligen Regionen, da Zu- und Abgangsgründe unterschiedlich interpretiert wurden.