Treiberbasierte Personalprognose bei der DB Cargo

Zusammenfassung

• Eine qualitativ gute und aussagekräftige Personalprognose wird aufgrund der demografischen Entwicklung allgemein und speziell für die DB Cargo immer wichtiger.
• Zur Weiterentwicklung der Personalprognose bei der DB Cargo wurde ein Projekt aufgesetzt, mit dem Ziel, die Prozesse zukünftig durch ein modernes Business-Intelligence-Tool (IBM Planning Analytics) statt mit Microsoft Excel zu unterstützen.
• Dadurch ist zukünftig eine ganzheitliche Abbildung des Prozesses möglich, von zentralen und dezentralen Eingaben bis hin zu verschiedenen Formen der Auswertung und Analyse.
• Die Flexibilität der umgesetzten Lösung erlaubt dabei einen weiteren Ausbau in der Zukunft, z. B. eine Verlängerung des Prognosehorizontes für eine Integration der langfristigen strategischen Planung.

1 Personalprognose: Planung des zukünftigen Personalbestands

Der demografische Wandel wird alle Unternehmen treffen. Die Kombination aus Fachkräftemangel und der Verrentung geburtenstarker Jahrgänge stellt dabei sowohl die Deutsche Bahn im Allgemeinen als auch die Tochter DB Cargo AG vor besondere Herausforderungen. Die DB Cargo bündelt alle nationalen und internationalen Aktivitäten der Deutschen Bahn im Schienengüterverkehr. Gerade in den für den operativen Betrieb notwendigen Mitarbeiterfunktionen zeigt sich ein hohes Durchschnittsalter (= 48 Jahre, Stand: 2019).

Diese Herausforderungen hat die DB Cargo AG frühzeitig erkannt und im Jahr 2019 mit der Umsetzung einer ganzheitlichen Nachführungsstrategie begonnen. Ein Teil dieser Strategie ist die vorausschauende Planung des künftigen Personalbestands inklusive der notwendigen Zuführungsmengen, um diesen Bestand realisieren zu können.

Die vorausschauende Planung wird seit Anfang 2021 mittels einer treiberbasierten Personalprognose auf Basis der Technologie "IBM Planning Analytics with Watson"^[1] durchgeführt. Der nachfolgende Praxisbericht soll zum einen die Herausforderungen in der initialen Umsetzung sowie die gefundenen Lösungen aufzeigen und zum anderen einen Ausblick in die nächsten möglichen Ausbaustufen geben.^[2]

[1] Ehemals bekannt unter dem Namen "IBM Cognos TM1".

[2] Aufgrund des Redaktionsschlusses dieses Werkes kann der aktuelle Stand von dem hier beschriebenen Zielbild abweichen.

1.1 Rahmenbedingungen der Personalbestandsplanung

Die Planung des Personalbestandes für die kommenden 5 Jahre orientierte sich in der Vergangenheit weitgehend am Leistungsbedarf, ohne eine ausreichende regionale, funktionale und zeitliche Verzahnung mit einer Personalbewegungsbilanz. Die Nachführungs- bzw. Zuführungsplanung für neu einzustellende Mitarbeiter inkl. der Dimensionierung dafür notwendiger Qualifizierungsplätze basierte weitgehend auf der individuellen Einschätzung der örtlichen Manager. Eine inhaltlich validierte, transparente Ableitung aus zu erwartenden demografischen Abgängen, Fluktuationsprämissen bzw. internen Karrierewegen erfolgte bis dahin nicht.

Derzeit fokussiert sich die Personalprognose auf 4 Funktionen (Rangierdienst, Lokrangierführer, Triebfahrzeugführer und Wagenmeister): die sogenannten "operativen Kernfunktionen". Diese sind für den Zugbetrieb essenziell und machen ca. 66 % des gesamten Personalbestandes bei der DB Cargo AG aus. Dementsprechend bedeutend ist eine zielgerichtete Nachführung, mit der eine deutliche Überdeckung oder Unterdeckung des Personalbedarfs möglichst verhindert werden kann.

All diese Funktionen sind unternehmensspezifisch und bedürfen daher einer intensiven innerbetrieblichen Qualifizierung für die jeweilige Stelle nach erfolgter Einstellung. Diese internen Funktionsausbildungen dauern zwischen 6 und 18 Monaten. Erst nach bestandener Prüfung dürfen die Mitarbeiter erstmals eigenständig in Schichten arbeiten.

Das Unternehmen ist in Deutschland in 5 Regionen mit 21 Standorten und über 60 Einsatzstellen aufgeteilt. Die Standorte haben jeweils einen individuellen Personalbedarf für die vorgenannten Funktionen, welcher das künftige geplante Produktionsprogramm berücksichtigt. Dieses wird im Rahmen eines eigenen Planungsprozesses ermittelt und verabschiedet. Die Prognose des Personalbestands erfolgt dezentral federführend durch die Human Resources (HR) Controller der Region und für alle operativen Mitarbeiterfunktionen des jeweiligen Standorts.

Wertgröße des Planungsprozesses sind Full Time Equivalents (FTEs). Die getätigten Annahmen werden in diesem Prozess nicht monetär bewertet. Eine Zusammenführung und Validierung der Plandaten erfolgt durch das zentrale Personalcontrolling. Der Prognosezeitraum wurde auf 5 Jahre analog der Mittelfristplanung festgelegt.

1.2 Leitfragen zur Personalprognose

Ausgehend von diesen Rahmenbedingungen lautet die Leitfrage hinsichtlich der Personalprognose des Unternehmens wie folgt: "Wie können das mittelfristige Kapazitätsmanagement unterstützt und mögliche Ressourcenengpässe frühzeitig erkannt werden?"

oder anders formuliert:

"Wie viele neue Mitarbeiter müssen rekrutiert und qualifiziert werden, um den Personalbedarf in diesen 4 Funktionen für das geplante Produktionsprogramm in den nächsten Jahren an den 21 Standorten decken zu können?"

2 Ausgangssituation vor der Weiterentwicklung der Personalprognose

Die bestehende Lösung zur Personalprognose (vor der ...