Umsatzsteuer in der Rechnungslegung / 2.2 Allgemeine Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

Rz. 14

§ 22 UStG ("Aufzeichnungspflichten") ordnet für Zwecke der Umsatzbesteuerung bestimmte Aufzeichnungen hinsichtlich der großen Zahl an umsatzsteuerlich relevanten Vorgängen der betrieblichen Praxis an. Die Norm wird durch die §§ 63-68 UStDV ergänzt. Als Grundforderung (Generalklausel) bestimmt § 63 Abs. 1 UStDV, dass die Aufzeichnungen so beschaffen sein müssen, dass es einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit möglich sein muss, einen Überblick über die Umsätze des Unternehmens und die abziehbaren Vorsteuern zu erhalten und die Grundlagen der Besteuerung festzustellen.

§ 22 UStG muss auch dann beachtet werden, wenn bereits nach anderen (regelmäßig handelsrechtlichen) Vorschriften eine Pflicht zu ordnungsmäßiger Buchführung gegeben ist. Darüber hinaus gelten die allgemeinen abgabenrechtlichen Vorschriften über das Führen von Büchern und Aufzeichnungen (und deren Aufbewahrung) der §§ 140–148 AO auch für Umsatzsteuerzwecke.^[1] Besondere Bedeutung erlangen die umsatzsteuerlichen Pflichten nach § 22 UStG dann, wenn keine Buchführungspflicht besteht^[2] oder die Bücher nicht oder nicht ordnungsgemäß geführt werden.

Rz. 15

Das nach den handelsrechtlichen Vorschriften sowie für die steuerliche Gewinnermittlung im Unternehmen eingerichtete Rechnungswesen mit ordnungsmäßiger Buchführung, Kostenrechnung usw. kann regelmäßig für die Erfüllung der umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten genutzt werden. Die notwendigen umsatzsteuerlichen Hinweise und Merkmale lassen sich ohne Probleme anbringen, eine Mehrbelastung entsteht allerdings durch die getrennte Führung von Konten nach unterschiedlichen Steuersätzen (einschl. Steuersatz "Null")^[3] und die notwendigen Korrekturen bei nachträglichen Entgeltänderungen.^[4] Darauf ist jedoch jedes moderne Finanzbuchhaltungssystem eingerichtet.

Rz. 16

Die handelsrechtlichen Aufzeichnungen lassen sich im Übrigen auch einsetzen für den "Nachweis" oder "Buch- bzw. Belegnachweis", den das UStG und die UStDV^[5] an zahlreichen Stellen fordern: z. B. bei der Ausfuhr, beim Verbringen von Gegenständen zwecks Lohnveredelung oder zur vorübergehenden Verwendung für Arbeiten vom Inland in einen anderen Staat des Binnenmarktes und umgekehrt.^[6] Es wird in solchen Verbringens-Fällen vereinfachend anerkannt, wenn sich die aufzeichnungspflichtigen Angaben aus den Buchführungsunterlagen, Versandpapieren, Karteien, Dateien oder anderen im Unternehmen befindlichen Unterlagen ergeben.^[7] Der BFH hat in einem Urteil vom 28.2.1980^[8] in einer Ausfuhrsache entschieden, dass der Unternehmer den Buchnachweis so weit wie möglich erstellen muss, ihn aber ggf. später noch vervollständigen kann, und dass "vom Unternehmer nichts Unmögliches verlangt werden kann". Bei erkennbar gefälschten Dokumenten gilt der Ausfuhrnachweis jedoch als nicht erbracht.^[9] Die Nachholbarkeit des Belegnachweises gilt lt. BFH auch für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen.^[10]

Rz. 17

Die ordnungsmäßige Aufzeichnung umfasst auch die ordnungsgemäße Aufbewahrung. Diesbezüglich wird auf "Rechnungen: Ausstellung und Aufbewahrung", Rz. 119 ff. verwiesen.

[1] Vgl. Abschn. 22.1 UStAE.

[2] Vgl. BFH, Urteil v. 26.2.2004, XI R 25/02, BFH/NV 2004 S. 858.

[3] Vgl. § 22 Abs. 2 Nr. 1 UStG.

[4] Das UStG spricht beim Netto-Rechnungsbetrag ohne USt von "Entgelt".

[5] Vgl. § 8 ff. UStDV.

[6] Vgl. hierzu § 22 Abs. 4a, 4b UStG.

[7] BMF, Schreiben v. 12.10.1993, BStBl 1993 I S. 913; BMF, Schreiben v. 19.11.1993, IV C 3–S 7100 a–30/93, BStBl I S. 1004.

[8] BFH, Urteil v. 28.2.1980, V R 118/76, BStBl 1980 II S. 415; UR 1980 S. 160.

[9] Vgl. FG Köln, Urteil v. 25.8.2005, 6 K 494/05, EFG 2006 S. 143.

[10] Vgl. BFH, Urteil v. 30.3.2006, V R 47/03, BFH/NV 2006 S. 1424.