Unternehmensplanung: Vorbereitung in der Kostenrechnung / 2.4 Optimale Unterlagen

Die in den einzelnen Verfahren ermittelten Werte für Kosten und Leistungen müssen als Planungsunterlage den verantwortlichen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Die Zahl der Informationsempfänger kann dabei sehr hoch sein, wenn die Unternehmensplanung sehr weit in die Tiefe geht. Grundsätzlich sollte z. B. jeder Außendienstmitarbeiter seine Absätze und Umsätze schätzen. Dass er dafür Grundlagen benötigt, ist selbstverständlich:

• Grundsätzlich benötigt jeder Planende Vergleichszahlen für seinen Bereich. Erhält er diese nicht, kennt er z. B. seine durchschnittlichen Verkaufspreise nicht, kann er kaum eine fundierte Schätzung für das nächste Jahr liefern.
• Dabei muss sichergestellt sein, dass der Planende nicht mehr als die ihn betreffenden Informationen erhält. So benötigt z. B. der Leiter der Finanzbuchhaltung zwar die Personaldaten seiner Mitarbeiter, nicht aber die der IT.
• Übergeordnete Stellen, die Planungsverantwortung für mehrere Kostenstellen oder Einzelplaner tragen, erhalten neben einer Kopie der Informationen ihrer Mitarbeiter auch die Planungsunterlagen für die eigene Funktion, die ebenfalls Kosten verursacht und Leistungen erbringt. So wird der Vertriebsleiter auch für die Planungsgespräche Informationen über die Absätze, Umsätze und Durchschnittspreise seiner Mitarbeiter benötigen. Daneben trägt seine Abteilung die Kosten, die z. B. im Verkaufsinnendienst entstehen.

Nicht immer sind Euros gefragt

Bestimmte Kosten und Leistungen hängen in ihrer Höhe vom Verbrauch und dessen Bewertung mit Preisen pro Einheit ab. So verbraucht z. B. eine Maschine eine bestimmte Menge an Strom. Diese Menge wird mit den Kosten pro Einheit für den Strom bezahlt. In der Regel kann der Planende die Kosten pro Einheit nicht beeinflussen, aber die Verbrauchsmenge. In solchen Fällen müssen die Verbräuche geplant werden und nicht die Kosten in Euro.

Für die planende Stelle werden daher in den Unterlagen die Hochrechnungen für die Verbräuche angegeben. Die Bewertungspreise werden in anderen Bereichen geplant, z. B. im Einkauf, der die Energie beschafft. In den Planungsunterlagen können die Euro-Werte als Information für den Verbraucher angegeben werden.

Damit bestehen die Grundlagen für die planenden Stellen innerhalb der Unternehmensplanung aus maximal vier Informationstypen:

1. Kostenstelleninformationen

Die Kostenstelleninformationen umfassen die Werte der letzten Jahre und die Hochrechnung des laufenden Jahres aller Leistungen und Kostenarten für die zu planende Stelle. Wo es sinnvoll erscheint, werden neben den Euro-Werten auch die Verbrauchswerte angegeben.

2. Mitarbeiterinformationen

Die Personalkosten enthalten nicht nur das Bruttogehalt. Vielmehr müssen auch gesetzliche und tarifliche Zahlungen des Unternehmens berücksichtigt werden. Um einen Bezug zur Leistung zu erreichen, werden Urlaubs- und Feiertagsbezahlung ebenso getrennt ausgewiesen wie die Lohnfortzahlung. Hinzu kommen noch Weiterbildungskosten und andere Aufwendungen (z. B. für Jubiläen). Diese Angaben werden pro Mitarbeiter in der Kostenstelle gemacht.

3. Leistungsinformationen

Die mit dem Produkt direkt verbundenen Leistungen einer planenden Stelle werden in der Leistungsinformation dargestellt. Dabei kann es sich im Vertrieb um Absatz und Umsatz der Produkte handeln, in der Produktion werden die benötigten Fertigungszeiten, im Einkauf die zu beschaffenden Rohstoffe dargestellt.

4. Zusätzliche Informationen

Damit die Hochrechnungen richtig eingeschätzt werden können, müssen in den Planungsunterlagen aus der Vergangenheit die dort durchgeführten Aktivitäten und Investitionen aufgeführt werden. Auch die für das Planjahr vorgesehenen Entwicklungen sind, soweit bereits bekannt und genehmigt, hier aufzuführen.

Inhalt und Aufbau der Planungsunterlagen sind individuell abhängig von den Berichten, die aus der Kostenrechnung im laufenden Jahr herausgegeben werden. Beide, also Planungsunterlagen und laufende Berichte, sollten gleich oder zumindest ähnlich aufgebaut sein. So ist die Arbeit mit den Zahlen vertrauter. Hier einige Beispiele aus dem Handwerksbetrieb der Glasverarbeitung:

Absatz/Umsatz

Artikel		01 IST			02 IST			03 Hochrechnung
Nummer	Bezeichnung	Absatz	Umsatz	Preis	Absatz	Umsatz	Preis	Absatz	Umsatz	Preis
675001	Glastür A	115	215.483	1.874	98	198.551	2.026	125	238.750	1.910
675002	Glastür B	27	66.177	2.451	35	87.535	2.501	12	34.548	2.879
676002	Fenster Norm	815	478.405	587	947	578.617	611	1.058	637.974	603
usw.

Tab. 5: Planungsunterlage Absatz/Umsatz

• Die Planungsunterlage kann weiter differenziert werden, z. B. nach Kunden oder Verkaufsgebieten.
• Es ist sinnvoll, die detaillierte Darstellung auf Produkte mit signifikantem Anteil am Umsatz zu beschränken. Der Rest der Produkte kann dann als Summe geplant werden.

Mitarbeiter

Mitarbeiter		01 Hochrechnung in TEUR
Nr.	Name	Summe	Normal	Urlaub	Feiertage	Krank	gesetzl. Soziall.	tarifl. Soziall.	Altersvors.
113	Meier, Uwe	42.509	25.153	3.280	683	413	6.685	5.845	450
127	Reinoldi, Paul	43.828	26.584	3.345	705	0	...