Verwaltungskosten: Lösungsansätze für die richtige Planu ... / 4.1 Verwaltungskosten im BAB

Der BAB verteilt Gemeinkosten der Hilfs- und Nebenkostenstellen auf die Hauptkostenstellen. Soweit die Verwaltungskosten nicht auf andere Einheiten verteilt werden sollen, finden sie Platz in der Hauptkostenstelle "Verwaltung". Die anderen Kostenarten werden über den BAB auf die Kostenstellen verteilt. Dazu gehören insbesondere die IT-Kosten.

IT-Kosten

Die Kosten für die Unterstützung der Abläufe im Unternehmen durch die Informationstechnologie verursachen die Anwender in den Kostenstellen. Der Grund für die Sammlung dieser Kosten innerhalb der Verwaltungskosten liegt im hohen Grad der Integration heutiger IT-Systeme, die eine einfache und sofortige Zuordnung zu einzelnen Verursachern nicht zulässt. Dieser Trend wird durch die Digitalisierung ausgeweitet. Für die Verteilung der Verwaltungskostenart IT-Kosten sind mehrere Schlüssel denkbar, die auch parallel eingesetzt werden können. In der Praxis finden sich Verteilung nach Anzahl der Anwender oder technischen Einheiten, nach Nutzungsdauer, nach Datenvolumen oder auch nach der Nutzung spezieller Anwendungen.

Kosten des Personalwesens

Die Kosten für die Verwaltung der Mitarbeiter lassen sich in der Regel ohne große Diskussionen in Abhängigkeit der Anzahl der in den Kostenstellen beschäftigten Mitarbeiter verteilen. Eine Differenzierung nach der Art der Mitarbeiter (Gehalts- und Lohnempfänger, Akkordlöhne etc.) kann den Aufwand für deren Abrechnung berücksichtigen.

Kosten von Fuhrpark, Kantine, Gebäude und ähnlichen Stellen

Typische sekundäre Verwaltungskostenstellen wie ein Fuhrpark, eine Kantine, die Gebäudekostenstelle usw. werden anhand der verschiedensten Schlüssel verteilt. Auch hierbei handelt es sich um Kosten, die aus Gründen der Vereinfachung zunächst zentral unter den Verwaltungskosten gesammelt werden. Eine Verteilung ergibt sich aus der direkten Verursachung durch die Leistungsempfänger dieser Bereiche.

Kosten des Rechnungswesens

Wegen fehlender einsichtiger Schlüssel werden in der Praxis zumeist die Kosten, die das Rechnungswesen verursacht, nicht über den BAB verteilt. Sie gelten dann als echte Verwaltungskosten. Das ist für große Teile des Rechnungswesens auch richtig. Das Controlling, die Kostenrechnung und die Finanzbuchhaltung stellen zum überwiegenden Teil Leistungen bereit, die die einzelnen Kostenstellen und Kostenträger nicht direkt verbrauchen. Lassen sich die Kosten für die Nebenbuchhaltungen getrennt erfassen, können diese auch den Bereichen zugeordnet werden, für die sie Leistungen erbringen. So wird die Debitorenbuchhaltung im Vertrieb untergebracht, die Kreditorenbuchhaltung im Einkauf.

Die hier beschriebenen Möglichkeiten, Verwaltungskosten auf andere Kostenstellen zu verteilen, übernimmt der Betriebsabrechnungsbogen. Dabei erhält die verbleibende Hauptkostenstelle Verwaltung ebenso einen Anteil an den verteilten Verwaltungskosten wie die übrigen Stellen auch. Denn auch die Verwaltung fragt Leistungen aus der IT-Abteilung nach und beschäftigt Mitarbeiter, die Kosten in der Personalverwaltung verursachen.