Ab dem 1.1.2025 werden elektronische Rechnungen (sog. E-Rechnungen) im B2B-Bereich (bei Geschäften zwischen Unternehmern) grundsätzlich verpflichtend eingeführt, d. h. die Bedeutung rein elektronisch ausgestellter und erhaltener Rechnungen nimmt an Bedeutung zu. An die Übermittlung und Archivierung von elektronischen Rechnungen sind besondere Anforderungen gestellt. Bis einschließlich 2024 gelten für die elektronischen Rechnungen dieselben Voraussetzungen wie für die Papierrechnungen.
6.1 Welche Rechnungen als elektronische Rechnung zählen
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hierunter fallen z. B. Rechnungen, die wie folgt übermittelt werden:
- per Computer, Telefax oder Fax-Server,
- im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI).
Die Übermittlung einer Rechnung von Standard-Fax zu Standard-Fax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Fax gilt als Papierrechnung. Rechnungen dürfen elektronisch ohne digitale Signatur übermittelt werden. Als Standardformat kann auch das ZUGFeRD-Format verwendet werden, hierbei handelt es sich um eine Spezifikation für das Format einer Rechnung. Dieses Format wurde von Verbänden, Unternehmen und Ministerien entwickelt und erlaubt es Rechnungsdaten in einer PDF-Datei zu übermitteln ohne das weitere Anwendungen wie Auslesen oder Verarbeiten notwendig werden.
6.2 Was bei der elektronischen Rechnung sichergestellt werden muss
Bei der elektronischen Rechnung müssen
- die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts nachgewiesen bzw. dokumentiert werden sowie
- die Lesbarkeit der Rechnung gesichert sein.
Ein Unternehmer erfüllt diese Voraussetzungen, wenn er ein innerbetriebliches Kontrollverfahren einführt, bei dem ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung herzustellen ist. Wie dieses innerbetriebliche Kontrollverfahren auszusehen hat, schreibt die Finanzverwaltung nicht vor. I. d. R. reicht es aus, wenn die vorliegende Rechnung mit der Zahlungsverpflichtung abgeglichen wird.
6.3 Innerbetriebliche Kontrolle: Wie sie eingerichtet werden kann
Die innerbetriebliche Kontrolle kann per EDV oder manuell (handschriftlich) durchgeführt werden. Es sollte von vornherein festgelegt werden, wer die innerbetriebliche Kontrolle übernehmen soll. Was sinnvoll ist, hängt letztlich von der Größe und Struktur des Unternehmens ab. Ist die abgerechnete Leistung kontrolliert und der Rechnungsbetrag überwiesen worden, unterstellt die Finanzverwaltung, dass bei der Übermittlung der Rechnung keine Fehler vorgekommen sind. D. h., es liegen keine Anhaltspunkte vor, die gegen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sprechen. Um den Vorsteuerabzug zu sichern, muss der Unternehmer also
- sein innerbetriebliches Kontrollverfahren, bei dem es um den Nachweis und die Kontrolle der Echtheit, Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts geht, z. B. entsprechend dem nachfolgenden Muster dokumentieren, und
- prüfen, ob in der Rechnung alle erforderlichen Angaben enthalten sind, die für den Vorsteuerabzug erforderlich sind.
Checkliste: Innerbetriebliche Kontrolle
| Umfang der innerbetrieblichen Kontrolle |
kontrolliert |
| Die Leistung wurde vom Unternehmer erbracht, der die Leistung ausgeführt hat |
□ |
| Die in der Rechnung aufgeführte Leistung entspricht dem Auftrag (Bestellung, Kaufvertrag, Lieferschein) |
□ |
Die in der Rechnung aufgeführte Leistung weicht vom Auftrag (Bestellung, Kaufvertrag, Lieferschein) ab (Umfang der Abweichung: …………………………………) |
Vermerk: |
| Die abgerechnete Leistung wurde tatsächlich erbracht |
□ |
Die Leistung wurde nicht in dem Umfang erbracht, der in der Rechnung abgerechnet wurde (Umfang der Abweichung: ………………………………..) |
Vermerk: |
| Das angegebene Leistungsdatum ist zutreffend |
□ |
| Der Rechnungsbetrag wurde überwiesen |
□ |
| Der Rechnungsbetrag wurde in Höhe von …………..EUR überwiesen (Abweichung: ……………………………….) |
Vermerk |
Tab. 4: Innerbetriebliches Kontrollsystem – Checkliste
Das Umsatzsteuergesetz definiert besondere Verfahren, die die Echtheit und Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten und zugleich das innerbetriebliche Kontrollsystem nach § 14 Abs. 1 Sätze 5 und 6 UStG ersetzen.
Das eine Verfahren ist die elektronische Signatur, das andere der elektronische Datenaustausch (kurz: EDI).
Eine elektronische Signatur ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat beruht und mittels einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt wurde.
Die elektronische Signatur soll
- die Unterschrift des Unterzeichnenden ersetzen,
- die Identität des Unterzeichnenden sicherstellen und
- eine starke Verschlüsselung sicherstellen.
Das EDI-Verfahren muss zwischen den Betroffenen vereinbart und entsprechend gelebt werden.
Es besteht hinsichtlich des Kontrollverfahrens ein Wahlrecht
Grundsätzlich hat der Unternehmer die Wahl eines der drei Verfahren (innerbetriebliches Kontrollverfahren, elektronische Signatur oder EDI-Verfahren) auszuwählen.
Zustimmung zur elektronischen Rechnung muss vorliegen
Der Empfänger muss zustimmen, dass die Rechnung au...