XRechnung: So stellen Sie erfolgreich um / 1.4 Thema betrifft alle Unternehmen, Gewerbetreibenden und Selbstständigen

Unternehmer und Selbstständige müssen jetzt handeln, wollen Sie Nachteile wie Auftragsrückgänge oder den Verlust des Vorsteuerabzugs vermeiden. Das gilt auch vor dem Hintergrund, dass es für kleinere Betriebe Übergangsfristen gibt. Bis Ende 2026 dürfen für alle Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 weiter PDF- und Papierrechnungen (sonstige Rechnungen) genutzt werden, ebenso wie das EDI-Format. Hier muss der Empfänger aber weiter zustimmen, etwa, indem er die Rechnungen (weiter) akzeptiert und sie bezahlt. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 EURgibt es eine längere Übergangsfrist bis 2027. Ab 2028 sind alle Unternehmen und Selbstständige im B2B-Geschäft verpflichtet, E-Rechnungen versenden zu können.

Im Ausland werden oft echte E-Rechnungen verlangt

Unternehmer, die mit ausländischen Geschäftspartnern zu tun haben, haben u. U. schon die Erfahrung gemacht, dass diese Partner schon länger echte E-Rechnungen verlangen. So gilt die Verpflichtung zur Versendung von XRechnungen beispielsweise in Frankreich, Italien und Spanien. Wer geschäftliche Beziehungen (z. B. Export, Import) zu diesen und ggf. anderen Ländern hat oder plant, sie einzugehen, sollte sich frühzeitig informieren – und dafür Sorge tragen, dass er in der Lage ist, die richtigen Dokumente liefern und bearbeiten zu können. Höchste Zeit also, dass sich auch kleinere Firmen und Selbstständige mit dem Thema befassen und prüfen, wie und in welchem Zeitraum sie die Umsetzung realisieren können.

Gemeinsamer E-Rechnungsstandard von Deutschland und Frankreich

Seit Ende März 2020 gibt es zwischen Frankreich und Deutschland einen gemeinsamen E-Rechnungsstandard, der den Austausch von elektronischen Rechnungen deutlich vereinfacht. Beteiligt bei der Erarbeitung sind das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und das französische Nationale Forum für elektronische Rechnungsstellung und öffentliche elektronische Beschaffung (FNFE-MPE, Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques, Factur X). Sie haben aus ZUGFeRD 2.2 und Factur-X 1.0.06 einen gemeinsamen E-Rechnungsstandard definiert. Beide Formate, ZUGFeRD 2.2 und Factur-X 1.0.06, ermöglichen den Austausch elektronischer Rechnungen in Form von strukturierten Daten zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und Verwaltung. Das hybride elektronische Rechnungsformat besteht aus 2 Komponenten, einer PDF- und einer eingebetteten XML-Datei. Die PDF-Datei ist für Menschen lesbar, die XML-Datei enthält Rechnungsdaten in strukturierter Form und kann automatisch und maschinell ohne manuelle Eingriffe oder Medienbrüche verarbeitet werden. Die gemeinsame Vorgehensweise der beiden größten und wichtigsten EU-Staaten ist ein deutliches Zeichen dafür, dass die XRechnung so schnell wie möglich europaweit umgesetzt werden soll und setzt auch andere Staaten unter Druck, selbst zeitnah aktiv zu werden.

Einführung eines bundesweit elektronischen Meldesystems für Rechnungen geplant

Die Bundesregierung plant die Einführung eines bundesweit einheitlichen elektronischen Meldesystems, das für die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen ("E-Invoicing", z. B. Deutschland: B2G e-Invoicing in den deutschen Bundesländern | EDICOM DE (edicomgroup.de)) genutzt werden kann. Damit gibt es bei der Digitalisierung von Rechnungen einen weiteren Schub. Zum anderen möchte die Regierung die Betrugsanfälligkeit des Mehrwertsteuersystems senken. Nicht zuletzt werden Vorteile im Bereich Entbürokratisierung erwartet. Zudem gibt es seitens der Bundesregierung eine FAQ-Seite unter FAQ zum Thema XRechnung (e-rechnung-bund.de)