Wer als Unternehmer oder Selbstständiger der Ansicht ist, dass ihn das Thema nicht oder erst in ein paar Jahren betrifft, irrt. Immer mehr größere Unternehmen stellen ihre Abläufe um und verlangen von ihren Geschäftspartnern, dass sie in der Lage sind, echte elektronische Rechnungen versenden, empfangen und bearbeiten zu können. Ist das nicht der Fall, drohen zumindest mittelfristig Auftragsverluste. In der EU-Richtlinie gibt es eine Passage, die sich explizit mit Unternehmen befasst: "Darüber hinaus sollte die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung auch für die Verwendung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen geeignet sein. Die Kommission sollte aus diesem Grund sicherstellen, dass die Norm nicht nur allein für den Bereich der Vergabe öffentlicher Aufträge entwickelt wird, sondern auch von privaten Wirtschaftsunternehmen in ihren Geschäftsbeziehungen untereinander verwendet werden kann."
Obligatorische Verwendung der eRechnung im B2B-Bereich ab 2025 geplant
Inzwischen schafft der Gesetzgeber Fakten und erhöht den Handlungsdruck auf alle Unternehmen, Gewerbetreibenden und Selbstständige weiter. Denn die Verwendung der echten E-Rechnung (im Regierungsentwurf eRechnung genannt) wird ab 2025 grundsätzlich im B2B-Bereich verpflichtend werden. Nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre elektronische Verarbeitung ermöglicht, und die den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU entspricht, soll ab dann als elektronische Rechnung gelten. Zu einem späteren Zeitpunkt sollen die Rechnungen durch die Unternehmer an ein bundeseinheitliches Meldesystem gemeldet werden.
Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, werden unter dem neuen Begriff "sonstige Rechnung" zusammengefasst.
Es soll eindeutig geregelt werden, in welchen Fällen eine E-Rechnung obligatorisch zu verwenden ist und in welchen Fällen die Verwendung einer sonstigen Rechnung möglich bleibt. Für Kleinbetragsrechnungen i. S. d. § 33 UStDV und für Fahrausweise i. S. d. § 34 UStDV sollen bis auf Weiteres alle Arten von Rechnungen verwendet werden können.
Zu einem zwischen dem 1.1.2025 und 31.12.2025 ausgeführten Umsatz soll befristet bis zum 31.12.2025 statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden können, soweit der Empfänger zustimmt. Zu einem zwischen dem 1.1.2026 und 31.12.2027 ausgeführten Umsatz soll befristet bis zum 31.12.2027 statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden können, wenn diese mittels EDI-Verfahren übermittelt wird. Auch hier muss der Empfänger zustimmen. Wegen der Komplexität bei den Umstellungen erwarten einige Experten, dass es weitere Übergangsfristen geben wird. Verlassen sollte man sich darauf aber nicht, zumal zu erwarten steht, dass Großunternehmen keine Verlängerungen ermöglichen werden.
Im Ausland werden oft echte E-Rechnungen verlangt
Unternehmer, die mit ausländischen Geschäftspartnern zu tun haben, haben u. U. schon die Erfahrung gemacht, dass diese Partner ebenfalls echte E-Rechnungen verlangen. So gilt die Verpflichtung zur Versendung von XRechnungen beispielsweise in Frankreich, Italien und Spanien. Wer geschäftliche Beziehungen (z. B. Export, Import) zu diesen und ggf. anderen Ländern hat oder plant, sie einzugehen, sollte sich frühzeitig informieren – und dafür Sorge tragen, dass er in der Lage ist, die richtigen Dokumente liefern und bearbeiten zu können. Höchste Zeit also, dass sich auch kleinere Firmen und Selbstständige mit dem Thema befassen und prüfen, wie und in welchem Zeitraum sie die Umsetzung realisieren können.
Gemeinsamer E-Rechnungsstandard von Deutschland und Frankreich
Seit Ende März 2020 gibt es zwischen Frankreich und Deutschland einen gemeinsamen E-Rechnungsstandard, der den Austausch von elektronischen Rechnungen deutlich vereinfacht. Beteiligt bei der Erarbeitung sind das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und das französische Nationale Forum für elektronische Rechnungsstellung und öffentliche elektronische Beschaffung (FNFE-MPE, Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques, Factur X). Sie haben aus ZUGFeRD 2.2 und Factur-X 1.0.06 einen gemeinsamen E-Rechnungsstandard definiert. Beide Formate, ZUGFeRD 2.2 und Factur-X 1.0.06, ermöglichen den Austausch elektronischer Rechnungen in Form von strukturierten Daten zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und Verwaltung. Das hybride elektronische Rechnungsformat besteht aus 2 Komponenten, einer PDF- und einer eingebetteten XML-Datei. Die PDF-Datei ist für Menschen lesbar, die XML-Datei enthält Rechnungsdaten in strukturierter Form und kann automatisch und maschinell ohne manuelle Eingriffe oder Medienbrüche verarbeitet werden. Die gemeinsame Vorgehensweise der beiden größten und wichtigsten EU-Staaten ist ein wichtiges Zeic...