XRechnung: So stellen Sie erfolgreich um / 2 ZUGFeRD-Formate in Deutschland ebenfalls nutzbar

Wichtig zu wissen ist, dass es Rechnungsstellern grundsätzlich freigestellt ist, auch andere XML-Formate zu nutzen, soweit diese den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen. In Deutschland ist das z. B. das sogenannte ZUGFeRD-Format relativ weit verbreitet.^[1]

Für Unternehmer stellt sich u. a. die Frage, ob sich dieses Format auch für den Rechnungsverkehr mit Behörden und anderen Geschäftspartnern nutzen lässt. Für den ZUGFeRD-Standard Version 1.0 gilt das ausdrücklich nicht, da er nicht der EU-Norm entspricht. Daher wurde bereits seit Längerem an der Version 2.2 gearbeitet, die jetzt in mehreren Profilen erhältlich ist. Die Profile

• Basic
• Comfort
• Extended

werden in Deutschland steuerrechtlich als Rechnungen anerkannt. Für die Profile "Minimum" und "Basic WL" gilt das nicht. Daraus folgt, dass sich nur die 3 erstgenannten Profile als echte elektronische Rechnung nutzen lassen.

Mit ZUGFeRD 2.2 werden vom Rechnungsersteller immer 2 getrennte Dateien versendet:

• ein PDF-Dokument (PDF/A3) als "Bildteil" und
• eine reine XML-Datei.

Der Empfänger kann entscheiden, ob er das PDF- oder die XML-Datei verarbeitet. Damit kann ZUGFeRD 2.2 und den nachfolgenden Versionen (aktuell 2.3, Stand: November 2024) auch von allen europäischen Verwaltungen und Partnern empfangen und verarbeitet werden.

Die XRechnung hingegen ist ein reines XML-Datenformat. Die Dateien können auf beliebigem Weg übertragen werden, z. B. per E-Mail, File-Download oder FTP; hierzu gibt es keine unmittelbaren Vorgaben.

ZUGFeRD 2.3 kann nach Registrierung z. B. ZUGFeRD 2.3 | Forum elektronische Rechnung Deutschland (Abrufdatum 4.11.2024), heruntergeladen werden. Es gibt die Möglichkeit, eine kostenfreie Version zu testen, die fast alle Leistungsmerkmale von ZUGFeRD bereitstellt, was vor allem für Betriebe oder Selbstständige ohne eigene Buchhaltung sinnvoll sein kann: Sofort ZUGFeRD und XRechnung erstellen | ZUGFERD Community.

Allerdings müssen Interessenten mit Einschränkungen leben. Beispielsweise kann man nur eine Rechnung pro Tag schreiben, nur eine Absenderadresse nutzen und die Formate 2.3 stehen nicht zur Verfügung. Wer mehr Leistungsmerkmale nutzen möchte, muss auf kostenpflichtige Varianten zurückgreifen, die ab knapp 5 EUR netto pro Monat zur Verfügung stehen. Es werden weitere Lösungen entwickelt, die u. a. eine rechtskonforme Archivierung beinhalten.

Unternehmen mit einer eigenen Buchhaltung sollten prüfen, ob ZUGFeRD 2.2 oder 2.3 im bereits vorhandenen Buchhaltungsprogramm integriert ist, was eigentlich alle großen Anbieter inzwischen umgesetzt haben.

Praxis-Tipp

XRechnung, ZUGFeRD und Factur X

International ist der Begriff ZUGFeRD bzw. XRechnung wenig bekannt, hier wird eher der Begriff "Factur X" verwendet. Es kann sein, dass sich beide Bezeichnungen in Deutschland etablieren werden. Die Unterlagen zum französischen Parallelstandard Factur-X finden Sie hier: http://fnfe-mpe.org/factur-x/ (Seiten in französischer Sprache).

[1] Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, https://www.ferd-net.de/, Abrufdatum 8.1.2024.