Zeitmanagement (Teil 1): Hintergründe, Fakten und Analyse / 5.3 Der Teufelskreis fehlender Zeitplanung

Teufelskreis des mangelnden Zeitmanagements

Eine Problematik zeigt sich im persönlichen Zeitmanagement immer wieder: Die vorhandene Zeit reicht für die zu erledigenden Aufgaben nicht aus. Immer wieder bleiben Aufgaben unerledigt liegen. Es ist der Einstieg in den Teufelskreis des mangelnden Zeitmanagements. Wer kein gutes eigenes Zeitmanagement hat, gerät zwangsläufig in die Fremdbestimmung. Es entsteht ein externer Zeitdruck, der uns grundsätzlich sehr unangenehm ist. Wir lehnen uns auf und erhöhen dadurch den Druck zusätzlich. Wir geraten in einen Zustand, in dem wir nur noch reagieren können, statt zumindest teilweise zu agieren. Das Modell impliziert auch, dass wir im Allgemeinen berufliche Termine in der Priorität höher einstufen als private Termine. Deshalb sind wir schnell bereit, Arbeitstage zu verlängern und private Interessen nachrangig zu verfolgen. Nach recht kurzer Zeit stellt sich eine berufliche und private Unzufriedenheit ein. Misserfolge häufen sich und permanenter Stress macht sich breit.

Abb. 2: Der Teufelskreis fehlender Zeitplanung

Wenn nun der Kreis einmal durchlaufen wurde, geht es in der nächsten Runde schon auf eine sich nach außen bewegende Spirale – die Probleme werden größer!

Junge Controller geraten eher in den Teufelskreis als ältere

Insbesondere für Controller ergibt sich zusätzlich die Gefahr, in den Sog von Vorgesetzten, Führungskräften anderer Bereiche oder Projekten zu geraten. Dadurch entstehen viele zusätzliche Aufgaben, die zu intensiver Mehrbelastung führen können. Die Arbeitsmenge und der hohe Qualitätsanspruch führen dann schnell zu einer Überforderung des Controllers.

Doch eine solche Situation gesteht man sich nur ungern ein. Denn es würde bedeuten, dass man die Aufgaben nicht im Griff hat,mit den Vorgaben und Rahmenbedingungen nicht klarkommt, überfordert ist. "Wie wird mein Ansehen im beruflichen und privaten Umfeld sein, wenn ich solche Probleme eingestehe?" Aussagen wie: "Aktuell habe ich viel zu tun.", "Bei mir kommt im Moment sehr viel zusammen.", "Es ist eben mal wieder Quartalsende, da muss ich durch.", hört man von den Personen im Teufelskreis aber über einen sehr langen Zeitraum.

Den Teufelskreis verlassen gelingt alleine nicht!

Nun stellt sich die Frage, wie jemand aus dem Teufelskreis wieder herauskommt? Wir sind uns sicherlich einig, dieser Mensch benötigt ein gutes Zeitmanagement. Dies wird er selbst jedoch nur allzu häufig nicht erkennen. Ohne externe Hilfe durch Freunde, Arbeitskollegen und Vorgesetzte ist das Problem nur schwer zu lösen. Der Mensch benötigt sehr schnell Erfolgserlebnisse. Das wird durch kleine und überschaubare Aufgaben erreicht. Gleichfalls muss er von Aufgaben entlastet werden. Vermutlich hat er eine Arbeitssituation, die der im Beispiel 1 beim Zeitkuchen beschriebenen sehr ähnlich ist. Zusammen mit der Führungskraft müssen nun Veränderungen bei den Aufgaben vorgenommen werden. Außerdem ist es sehr hilfreich, Abstand durch einen längeren Urlaub oder eine Kur zu haben, um Kraft zu tanken. Eventuell wird es dann auch zu einem Wechsel der Tätigkeit generell kommen, weil die Umstände, die u. a. zu der Situation beigetragen haben, nicht verändert werden können.

Praxis-Tipp

Austausch mit Kollegen suchen

Tauschen Sie sich intensiv im Kollegenkreis aus. So erfahren Sie u. a., wie diese die Arbeitsbelastung einschätzen und mit welchen Instrumenten sie dieser Belastung begegnen. Zum einen können Sie viel voneinander lernen, zum anderen können Sie gemeinsam an Lösungen arbeiten und in der Abteilung Vorteile für alle erreichen.