Prof. Dr. Ulrich Egle, Marie-Luise Lehmann
Agile Methoden erweitern den Controllingwerkzeugkasten und unterstützen den Controller bei der Einschätzung von Situationen und Lösung von Aufgabenstellungen. Das erfordert von den Beteiligten im Controlling die Kenntnis, Anwendung und Erfahrung mit agilen Methoden. Als Entscheidungshilfe für die Auswahl adäquater agiler und nicht-agiler Methoden zur Lösung von Controllingproblemstellungen bietet sich das Cynefin-Modell an. Das Modell definiert 5 Domänen, die in Abhängigkeit von der Fragstellung die Anwendung von agilen Methoden empfehlen (vgl. Abb. 1) oder auch nicht.
Abb. 2: Domänen des Cynefin-Modells
Vgl. Lehmann/Keimer/Egle, 2021, S. 29
Das Cynefin-Modell unterscheidet Situationen und Aufgaben in Abhängigkeit von dem jeweiligen Vorgehen in den fünf Domänen: Einfach, Kompliziert, Komplex, Chaotisch und Verwirrung. Auf dieser Grundlage werden Situationen und Aufgaben den Domänen zugeordnet und die entsprechende agile oder nicht-agile Methode ausgewählt.
Einfach
Einfache Situationen und Aufgaben im Controlling zeichnen sich dadurch aus, dass der Lösungsweg definiert ist. Eine Ursache-Wirkungsbeziehung ist zu erkennen und es existiert eine richtige Lösung. Für die Lösung einer Controllingaufgabe bestehen standardisierte Abläufe und Expertenwissen ist mehrheitlich nicht notwendig, z. B. bei Exploitation-Aufgaben. Der Einsatz agiler Methoden ist zur Lösung der Aufgaben nicht unbedingt notwendig und kann leicht zum Komplexitätstreiber werden. Richtig eingesetzt, fördern die agilen Methoden die Transparenz.
Kompliziert
Komplizierte Situationen und Aufgaben im Controlling besitzen definierte Zielvorgaben, aber es existieren unterschiedliche Lösungsansätze. Es ist eine Ursache-Wirkungsbeziehung vorhanden, diese ist aber nicht unbedingt offensichtlich und muss oft erst noch analysiert werden. Zur Lösung der Controllingaufgaben wird Expertenwissen benötigt und erfolgt in interdisziplinären Teams, wie z. B. die Kommentierung der Jahres- und Monatsabschlüsse mit vielen Abhängigkeiten.
Der Einsatz agiler Methoden eignet sich in dieser Domäne, um z. B. Abhängigkeiten und Aufwandschätzungen früh im Prozess zu adressieren. Insbesondere in interdisziplinären Teams ist das gemeinsame Problemverständnis entscheidend für den erfolgreichen Abschluss des Projektes.
Komplex
Bei komplexen Situationen und Aufgaben im Controlling liegen sowohl unterschiedliche Zielvorgaben als auch unterschiedliche Lösungsansätze vor. Verschiedene Lösungsansätze konkurrieren untereinander, beinhalten unbekannte Variablen und sind zum Zeitpunkt der Aufgabenstellung noch nicht abschließend planbar. Oft ist ein exploratives Vorgehen notwendig mit iterativen Phasen und Feedback wie z. B.
- beim Aufbau von Ökosystemen,
- bei der Entwicklung digitaler Geschäftsmodelle oder
- bei der BI-Implementierung).
Agile Methoden sorgen zunächst für ein gemeinsames Problemverständnis aller Stakeholder und des Projektteams wie z. B. durch Design Thinking. Anschließend können die Lösungsmöglichkeiten auf ihre Umsetzbarkeit hin überprüft, z. B. mit der Methode Business Model Canvas, und Akzeptanzkriterien für das Endergebnis erarbeitet werden, z. B. mit einer Methode aus dem Methodenbaukasten der Liberating Structures. Es folgt die Umsetzung des Projektes mit agilen Projektmanagementmethoden z. B. mit Scrum.
Chaotisch
Sind in einer Situation oder Aufgaben im Controlling weder Ziele noch Lösungsansätze bekannt und existiert keine bekannte Ursache-Wirkungsbeziehung, befindet man sich in der chaotischen Domäne. Bei chaotischen Situationen ist unmittelbares Handeln erforderlich. Der Umgang mit chaotischen Situationen erfordert viel Intuition und Leadership. Chaotische Situationen entstehen vor allem in Extremszenarien, bei denen kein Best Practice und keine Erfahrungswerte existieren, wie z. B. im Rahmen der Corona-Krise. Hier helfen Methoden, die zur schnellen Entscheidungsfindung beitragen, jedoch trotzdem alle Teammitglieder aktiv einbeziehen wie z. B. 1-2-4-ALL aus dem Methodenbaukasten Liberating Structures (vgl. Kapitel B.4. Liberating Structures).
Verwirrung
Bei diesen Situationen und Aufgaben im Controlling herrscht noch keine Eindeutigkeit, welcher Domäne sie zuzuordnen sind. Nach der Einordnung in einen der vier anderen Bereiche kann dann über den Einsatz der Methoden entschieden werden.
Zusammenfassend ermöglicht das Cynefin-Modell, für eine Situation oder eine Aufgabe eine geeignete agile oder nicht-agile Methode als Lösungsansatz auszuwählen. Zu beachten ist dabei, dass die Grenzen zwischen den Bereichen fließend sind und sich nicht jede Situation eindeutig einordnen lässt. Dabei eignen sich komplexe, komplizierte und chaotische Sachverhalte besonders für den Einsatz agiler Methoden. Es lässt sich grundlegend sagen, dass je unklarer Weg und Ziel sind, umso sinnvoller sich agile Methoden einsetzen lassen.