Die Abwicklung von Schäden im Rahmen der abgeschlossenen Versicherungen erfordert ein Mindestmaß an Sachkenntnis, sodass Vorgänge als Versicherungsschäden erkannt und fristgemäß zur Schadensregulierung an die Versicherung gemeldet werden.
Sofern eine Betreuung im Schadensfall erwartet und erwünscht ist, ist dies vorab bei der Wahl des Versicherungsvermittlers und/oder der Versicherung zu berücksichtigen.
5.1 Pflichten des Wohnungseigentumsverwalters
Für die Abwicklung von Versicherungsschäden, die das Gemeinschaftseigentum betreffen, ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zuständig. Für sie handelt der Verwalter.
Ein besonderes Augenmerk sollte der Verwalter auf die Schadensanzeige, die Schadensminderungspflicht und die zügige Abwicklung legen. Die Schlechterfüllung einer dieser Aufgaben im Rahmen der Schadensabwicklung kann eine Obliegenheitsverletzung darstellen und zur Leistungsfreiheit des Versicherers führen. Auch wenn die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Vertragspartnerin des Versicherers ist – sie kann für den durch die Leistungsfreiheit des Versicherers entstandenen Schaden den Verwalter in Regress nehmen.
Checkliste: Vorgehen im Schadensfall
Umgehende Meldung bei der Versicherung
Nach Eingang der Schadensmeldung und einem ersten Überblick über Ausmaß und Folgen des Schadens durch die WEG-Verwaltung hat die Schadensmeldung bei der Versicherung (Telefon, E-Mail oder Kontaktformular) zu erfolgen. Dazu Versicherungsnummer und ungefähre Beschreibung der Schäden nennen. Letzteres ist für den internen Ablauf bei der Versicherung wichtig, um dort im Fall eines Großereignisses (Brand, Überschwemmung o. Ä.) die richtigen Ansprechpartner informieren zu können, die für die Begutachtung und Schadensabwicklung zuständig sind und das weitere Vorgehen koordinieren.
Ggf. Umweltschäden
Bei Umweltschäden sind die zuständigen Behörden sofort zu informieren.
Einleitung von Sofortmaßnahmen zur Vermeidung weiterer Schäden
Bei einem großen Schaden gibt der Versicherer die Vorgaben. Er muss zunächst die Möglichkeit haben, den Ort und die Schäden zu begutachten und zu untersuchen. Eigene Maßnahmen dürfen erst nach Freigabe durch die Versicherung ergriffen werden. Ein Verstoß gegen dieses Vorgehen stellt eine Obliegenheitsverletzung dar.
Dient die Sofortmaßnahme dazu, den Versicherungsschaden zu mindern, darf gehandelt werden (z. B. Auspumpen eines vollgelaufenen Kellers). Auch hier schadet es nicht, dies dem Versicherer mitzuteilen. Auch sollten Fotos ein "Vorher"/"Nachher" dokumentieren.
Aufnahme Schadensbild, Foto-/Bilddokumentation
Alle Schäden sollten zeitnah und umfassend durch Fotos dokumentiert werden.
Information der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer/Sondereigentümer
Informiert wird über die vorgenommenen Maßnahmen und die weiteren Schritte. Ggf. sind Beschlüsse in einer außerordentlichen Eigentümerversammlung zu fassen.
Insbesondere sollten Sondereigentümer und Mieter darauf hingewiesen werden, ihre Schäden bei ihrer Hausratversicherung zu melden.
Ggf. Beauftragung eines Architektur-/Ingenieurbüros
Bei größeren Schäden ist es ratsam, ein Architekturbüro mit der Schadensabwicklung/Baubetreuung zu beauftragen. Hier sollte im Rahmen einer außerordentlichen Eigentümerversammlung ein entsprechender Beschluss gefasst werden, sofern der Verwalter hierzu nicht ermächtigt ist.
Einholung von Vollmachten
Vollmachten sind erforderlich, wenn betroffene Sondereigentümer die Abwicklung durch die Hausverwaltung wünschen.
Versand der Schadensmeldung an die Versicherung und Besprechen des weiteren Vorgehens
Bei großen Schäden stellt die Versicherung stets einen Gutachter. Dieser nimmt (i. d. R. gemeinsam mit der Verwaltung) vor Ort die Schäden auf und legt die nächsten Schritte fest.
Kleinere Schäden, die aufgrund der Schadensmeldung und den übermittelten Fotos direkt entschieden werden können, werden sofort reguliert.
- Ggf. Auswertung von Gutachten/Stellungnahmen der Versicherung
- Angebotseinholung für die zu bearbeitenden Gewerke und Weiterleitung zur Prüfung an die Versicherung
- Beauftragung der Firmen nach Freigabe ggf. Weisung der Versicherung
Kostenabwicklung
- Eingangsrechnungen prüfen, ggf. korrigieren
- Zahlungen veranlassen – nach vorheriger Prüfung der Liquiditätssituation
- Versicherungserstattung anfordern
- Versicherungserstattung prüfen
- Abrechnung mit der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer
- Ggf. Weiterverrechnung an betroffene Sondereigentümer
5.2 Schäden im Sondereigentum
Schäden im Sondereigentum sind von den betroffenen Sondereigentümern selbst abzuwickeln. Das gilt auch dann, wenn das Sondereigentum über die Gemeinschaft mitversichert ist, wie dies bei der Gebäudeversicherung der Fall ist. Schäden am Sondereigentum muss der Verwalter dem Versicherer nur anzeigen.
Unterstützung durch Verwaltung
Dennoch hat die Wohnungseigentumsverwaltung den geschädigten Sondereigentümer zu unterstützen, indem sie ihm die Vertragsdaten des Versicherungsvertrags, wie das Versicherungsunternehmen und die Versicherungsnummer, ggf. die Namen des Vermittlers oder sonstiger mit der Schadensabwicklung betrauter Fachleute, mi...