Portallösungen in der öffentlichen Verwaltung

Das Wissen der Menschheit verdoppelt sich im 21. Jahrhundert je nach Schätzung alle eineinhalb bis drei Jahre. Das macht den richtigen und effizienten Umgang mit Wissen zu einer der größten Herausforderungen unserer Tage. Der systematische Umgang mit der Ressource Wissen ist allerdings noch längst keine  Selbstverständlichkeit.
Aus der Flut der Informationen, die tagtäglich auf uns einprasseln, gilt es die Teile herauszufiltern, die für die tägliche Arbeit wichtig sind. Die Nutzung des vorhandenen Wissens ist einer der zentralen Erfolgsfaktoren.

Durch Personalrückgang geht Wissen verloren

Eine Studie des Fachbereichs Verwaltungswissenschaften der Hochschule Harz und des IT-Dienstleisters Materna zeigt, dass die öffentlichen Verwaltungen in den kommenden Jahren vor gewaltigen Herausforderungen stehen. Die demografische Entwicklung führt dazu, dass alle Verwaltungen vor einer erheblichen Überalterung stehen. Allein durch den demografischen Wandel verlieren die öffentlichen Verwaltungen und öffentliche Unternehmen in den kommenden Jahren zahlreiche Mitarbeiter und damit Wissen in erheblichem Umfang. Hinzu kommt der generelle Stellenabbau, der mit der Haushaltskonsolidierung einhergeht. Das führt dazu, dass neben dem allgemeinen Verwaltungswissen in den kommenden Jahren in erheblichem Umfang Know-how über organisatorische Abläufe und spezifisches Wissen zu Verfahren und Projekten verloren geht.

Probleme im Verwaltungsalltag

• Im behördlichen Alltag wird zwar viel dokumentiert, das geschieht aber nicht immer an zentralen Orten und ist damit nicht für alle Beteiligten ohne Weiters zugänglich.
• Da Erfahrungen aus früheren Projekten nicht systematisch weitergegeben werden, fehlt in vielen Fällen der Lerneffekt für aktuelle und zukünftige Projekte.
• Bei bestimmten Fragestellungen sind die Experten im Hause zwar vorhanden. Deren Wissen ist aber oftmals nicht ausreichend bekannt oder sie werden nicht gefragt.
• Auf der anderen Seite gibt es „Wissensbewahrer“, die ihr Know-how wie ein Geheimnis behüten.

In Zeiten, in denen die Kommunen aufgrund der Verschuldungssituation einen immer geringeren finanziellen Spielraum haben, spielt jedoch der effiziente Umgang mit den Ressourcen eine entscheidende Rolle. Behörden und Verwaltungen müssen sich gegenüber ihren Aufsichtsorganen und immer häufiger auch gegenüber den Medien und den Bürgern rechtfertigen, wie sie Steuergelder effizient einsetzen. Gleichzeitig klopfen viele Kommunen im Zuge der finanziellen Engpässe die Verwaltungsprozesse nach weiteren  Optimierungsmöglichkeiten ab. Das gilt auch für die eigentlich „kostenlos“verfügbare Ressource Wissen. Die ineffiziente Suche nach Informationen verbraucht in erster Linie eine Menge zeitlicher Ressourcen, die sich an anderer Stelle sinnvoller einsetzen ließen. Insofern führt eine Optimierung des Wissensmanagements zu einer effizienteren Arbeitsweise und damit zu Einspareffekten.

Wissensportale können helfen, dieser neuen Informationsflut Herr zu werden. Indem sie Informationen verknüpfen, relevante und ähnliche Vorgänge auffindbar machen und Zusatzinformationen anzeigen.

Wissensportale als Lösungsansatz

Lange Zeit setzten Behörden und Ämter auf analoge Informationssysteme. Wissen wurde in Ordnern und Registraturen „abgelegt“. Heute ist das Informations- und Wissensmanagement weitgehend digitalisiert. Dennoch gestaltet sich die  Wissenslandschaft extrem heterogen.

Insbesondere im Personalwesen können Wissensportale zu einer erheblichen Steigerung der Produktivität und des Ressourcenmanagements beitragen.

Beschäftigte informieren: Personalverantwortliche können solche Portale nutzen, um
etwa Beschäftigte in verschiedenen Abteilungen orts- und zeitunabhängig mit Neuigkeiten zu versorgen. Über ein Serviceportal lassen sich aktuelle Informationen, Formulare und Dokumente, aber auch interne Ausschreibungen, Fortbildungsmaßnahmen und Stellenbesetzungen zur Verfügung stellen.

Mitarbeiter effizient einsetzen: Wissensmanagement kann zu einem effizienteren Einsatz von Personal führen. Personalverantwortliche können gezielt identifizieren, welche Kompetenzen im Haus vorhanden sind. Im Rahmen der Personalentwicklung lassen sich die jeweiligen Beschäftigten gezielt fördern beziehungsweise dort einsetzen, wo ihre Fähigkeiten den größten Nutzen bringen. Teams für Projekte lassen sich so optimal zusammensetzen.

Neue Beschäftigte rekrutieren und einarbeiten: Transparenz im Wissensmanagement kann auch aufdecken, an welchen Stellen noch Kompetenz fehlt oder in den kommenden Jahren verloren geht. Ein internes und externes Karriereportal erleichtert die gezielte Suche nach passenden Bewerbern für die Neubesetzung der Stellen.

Wissen von ausscheidenden Mitarbeitern halten: Nach einer Untersuchung der Robert Bosch Stiftung werden in den kommenden Jahren rund ein Drittel der Mitarbeiter im öffentlichen Dienst in den Ruhestand gehen. Mit dem Ausscheiden dieser Wissensträger wird ein erhebliches Know-how aus den Verwaltungen verschwinden. Ziel muss es daher sein, die Bindung des Wissens an eine einzelne Person zu überwinden. Hierbei können Portale durch die zentrale Sammlung und Aufbewahrung des Wissens einen erheblichen Beitrag leisten.

Hohe Anforderungen an den Datenschutz

Gerade in der öffentlichen Verwaltung ist die Sicherheit der Daten ein heikler Punkt. Um ein Maximum an Datensicherheit und Verfügbarkeit zu gewährleisten, muss die Software auf externen Servern in speziell gesicherten und zertifizierten Rechenzentren laufen. Die Daten sollten dabei ständig auf mehreren Festplatten gespiegelt werden. Das gewährleistet eine hohe Verfügbarkeit. Um ein rechtssicheres Arbeiten zu ermöglichen, müssen die Rechenzentren die hohen Anforderungen der Bankenbranche erfüllen. Die Datenübertragung und die Speicherung der Dokumente müssen verschlüsselt erfolgen. Solche Onlinelösungen zeichnen sich durch eine schnelle und kostengünstige Implementierung sowie durch geringe Wartungs- und Servicekosten aus.