Beamtengesetz Hessen / § 86 Personaldatenverarbeitung, Inhalt und Führung der Personalakte sowie Zugang zur Personalakte

(1) ¹Nicht Bestandteil der Personalakte nach § 50 Satz 2 des Beamtenstatusgesetzes sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten. ²Kindergeldakten können mit Besoldungs- und Versorgungsakten verbunden geführt werden, wenn diese von der übrigen Personalakte getrennt sind und von einer von der übrigen Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden.

(2) ¹Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden. ²Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Behörde geführt werden. ³Nebenakten (Unterlagen, die sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befinden) dürfen nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Behörden für die Beamtin oder den Beamten zuständig sind; sie dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Behörde erforderlich ist. ⁴In die Grundakte ist ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen.

(3) ¹Die Verarbeitung von Personalaktendaten erfolgt ausschließlich durch Beschäftigte, die im Rahmen der Personalverwaltung oder Personal Wirtschaft mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit es zu diesen Zwecken erforderlich ist. ²In einem automatisierten Personalverwaltungssystem ist neben den in Satz 1 genannten Zwecken auch zur Ausübung von Aufsichts- und Kontrollbefugnissen oder zur Erstellung von Auswertungen im Bereich der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft Beschäftigten übergeordneter Dienstbehörden die Verarbeitung von Personalaktendaten gestattet, soweit dies erforderlich ist. ³Abweichend von Satz 1 und 2 ist eine Kenntnisnahme von Personalaktendaten zulässig, soweit diese im Rahmen der Datensicherung oder der Sicherung des ordnungsgemäßen Betriebs eines automatisierten Personalverwaltungssystems nach dem Stand der Technik nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand zu vermeiden wäre. ⁴Die oberste Dienstbehörde kann abweichend von Satz 1 die Verarbeitung von personenbezogenen Daten nach den Art. 28 und 29 der Verordnung (EU) Nr. 2016/679 in der jeweils geltenden Fassung an einen Auftragsverarbeiter übertragen. ⁵Zugang zu Personalaktendaten haben ferner die mit Angelegenheiten der Innenrevision beauftragten Beschäftigten, soweit sie die zur Durchführung ihrer Aufgaben erforderlichen Erkenntnisse nur auf diesem Weg und nicht durch Auskunft aus der Personalakte gewinnen können. ⁶Jede Einsichtnahme nach Satz 2 und 5 ist aktenkundig zu machen.

(4) ¹Der Dienstherr darf personenbezogene Daten über Bewerberinnen, Bewerber, Beamtinnen und Beamte sowie über ehemalige Beamtinnen und Beamte nur erheben, soweit dies zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere auch zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift oder eine Dienstvereinbarung dies erlaubt. ²Fragebögen, mit denen solche personenbezogene Daten erhoben werden, bedürfen der Genehmigung durch die oberste Dienstbehörde,

(5) Übermittlungen bei Strafverfahren nach § 49 des Beamtenstatusgesetzes sind an die Dienstvorgesetzte oder den Dienstvorgesetzten oder die Vertretung im Amt zu richten und als "Vertrauliche Personalsache" zu kennzeichnen.