Bei einem Betriebsübergang will der neue Arbeitgeber häufig die Personalakten vom bisherigen Arbeitgeber übernehmen, um sie in seine Personalmanagementsysteme zu integrieren. Wie ist der Umgang mit Personalakten bei Betriebsübergang – auch in Bezug auf den Arbeitnehmerdatenschutz – rechtssicher zu gestalten?
Was gilt für Personalakten der Mitarbeitenden bei Betriebsübergang?
Wenn ein Unternehmen im Wege des Betriebsübergangs auf einen anderen Inhaber übergeht, übernimmt der Betriebsnachfolger auch die Rechte und Pflichten für die bestehenden Arbeitsverhältnisse. Der neue Arbeitgeber muss die bestehenden Arbeitsverhältnisse unverändert fortführen und darf aus Gründen des Betriebsübergangs nicht kündigen. Diese arbeitsrechtlichen Auswirkungen des Betriebsübergangs sind in § 613a BGB geregelt. Wenn ein Arbeitgeber persönliche Dokumente aus der Personalakte von Beschäftigten an unbefugte Dritte weitergibt, kann er sich schadensersatzpflichtig machen (Lesen Sie dazu mehr in unserem Kapitel: Wer hat ein Recht auf Einsicht in die digitale Personalakte? )
Der neue Arbeitgeber tritt jedoch mit dem Betriebsübergang an die Stelle des bisherigen Arbeitgebers. Eine Übergabe sämtlicher Personalakten der Mitarbeitenden an den neuen Betriebsinhaber dient folgerichtig dem Zweck, diese Funktion auch ausüben zu können. Auch aus datenschutzrechtlicher Sicht ist eine Übergabe der Personalakten beziehungsweise der Zugriff darauf als erforderlich zur Durchführung der Arbeitsverhältnisse gemäß § 26 BDSG anzusehen. Mehr zum Thema Datenschutz lesen Sie in diesem Kapitel.
Darf der neue Arbeitgeber die Personalakte anfordern?
Der Betriebserwerber kann ab dem Zeitpunkt des Betriebsübergangs grundsätzlich die Dokumente aus der Personalakte anfordern, die er zur ordnungsmäßen Durchführung der Arbeitsverhältnisse benötigt. Ab Betriebsübergang benötigt er sinnvollerweise Zugang zu persönlichen Daten der Mitarbeitenden. Gerade Zeugnisse, Lebensläufe, Nachweise über Weiterbildungen oder auch Beurteilungen oder Gesundheitsdaten sind erforderlich, um Arbeitnehmende je nach Eignung, Werdegang oder gesundheitlicher Belastbarkeit richtig beurteilen und einsetzen zu können. Auch muss der Arbeitgeber für ausstehende Lohnzahlungen ebenso einstehen wie für künftige. Dies kann der Betriebsnachfolger sinnvollerweise nur mit Personalinformationen tun. Der alte Arbeitgeber ist weiterhin berechtigt, die Daten der Personalakten aufzubewahren, für die es Aufbewahrungsfristen gibt (Lesen Sie mehr im Kapitel: Welche Aufbewahrungsfristen gibt es für Personalakten).
Personalakte vor Betriebsübergang aushändigen?
Was muss der Arbeitgeber also beachten, wenn er die Personalakten aushändigt? Da der Arbeitgeber insbesondere den Beschäftigtendatenschutz beachten muss, darf er personenbezogene Daten der betroffenen Mitarbeitenden vor einem Betriebsübergang grundsätzlich nicht ohne deren Einverständnis an Dritte aushändigen. In der Regel ist für (potenzielle) Erwerber jedoch schon vor dem tatsächlichen Betriebsübergang ein Zugang zu den digitalisierten Personalakten der (möglichen) zukünftigen Mitarbeitenden wichtig. Vor erfolgtem Betriebsübergang dürfte der Arbeitgeber jedoch regelmäßig nicht berechtigt sein, persönliche, sensible Daten der Beschäftigten an mögliche Erwerber weiterzugeben. Da eine Einwilligung der Mitarbeitenden in der Praxis nicht vorliegen wird, lässt sich datenschutzrechtlich allenfalls die Übermittlung anonymisierter Daten vertreten. Zwingend erforderlich ist es, die von einem Betriebsübergang betroffenen Mitarbeitenden von einer Weitergabe in Kenntnis zu setzen.
