Digitale Signaturen im Arbeitsverhältnis / 2 Beschränkungen durch das Nachweisgesetz

Das Nachweisgesetz (NachwG) gilt für alle Arbeitnehmer. Die bisher bestehende Ausnahmeregelung für Arbeitnehmer, die nur zur vorübergehenden Aushilfe von höchstens einem Monat eingestellt werden, wurde mit Wirkung zum 1.8.2022 im Rahmen des deutschen Umsetzungsgesetzes der Richtlinie EU RL 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen abgeschafft. Praktikanten, die gemäß § 22 Abs. 1 des Mindestlohngesetzes als Arbeitnehmer gelten, sind ebenfalls Arbeitnehmer im Sinne dieses Gesetzes. Gemäß § 2 Abs. 1 Satz 1 NachwG hat der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen seit dem 1.1.2025 zumindest in Textform niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen^[1]. Mit dem Inkrafttreten der Änderungen des Nachweisgesetzes durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz kann diese Niederschrift in Textform^[2] abgefasst und elektronisch übermittelt werden. Hierfür ist erforderlich, dass das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich, speicherbar und ausdruckbar ist. Zudem muss der Arbeitgeber mit der Übermittlung der Niederschrift an den Arbeitnehmer einen Empfangsnachweis anfordern. Die Übermittlung muss individuell an den Arbeitnehmer erfolgen. Demnach reicht eine allgemeine Bekanntmachung nicht aus. Der Arbeitnehmer kann aber weiterhin einen schriftlichen Nachweis verlangen, der dann auch unverzüglich erteilt werden muss.^[3] Von den Erleichterungen ausgenommen sind die Wirtschaftsbereiche nach § 2a Abs. 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes, z. B. das Bau-, Gaststätten-, und Beherbergungs- sowie das Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe.^[4] Die Fristen zur Herausgabe der Niederschrift sind in § 2 Abs. 1 Satz 9 NachwG gestaffelt festgelegt. In die Niederschrift sind z. B. der Name und die Anschrift der Vertragsparteien, der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses, bei befristeten Arbeitsverhältnissen die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses, der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden soll, aufzunehmen. Besteht ein Arbeitnehmer, der den Nachweis bereits in Textform erhalten hat, zusätzlich auf eine Erteilung in schriftlicher Form, so bestimmt das Gesetz , dass der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form ausgeschlossen ist.^[5] Ohne Einhaltung dieser Voraussetzungen ist die Nachweispflicht des Arbeitgebers nicht erfüllt.^[6]

§ 2 Abs. 5 NachwG bestimmt, dass wenn dem Arbeitnehmer ein schriftlicher Arbeitsvertrag ausgehändigt worden ist, die Verpflichtung zur Mitteilung der wesentlichen Vertragsbedingungen entfällt, soweit der Vertrag die entsprechend geforderten Angaben enthält.

Seit Umsetzung der Richtlinie EU RL 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen ist ein Verstoß gegen die Regelungen des NachwG eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße von bis zu 2.000 EUR geahndet werden kann. Arbeitgeber begehen dann eine Ordnungswidrigkeit, wenn die Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen (1) nicht, (2) nicht richtig, (3) nicht vollständig, (4) nicht in der vorgeschriebenen Weise oder (5) nicht rechtzeitig ausgehändigt wird.

Darüber hinaus ist unstreitig, dass der nicht bzw. nicht ordnungsgemäß und/oder vollständig erfolgte Nachweis einen Verstoß des Arbeitgebers gegen eine vertragliche Nebenpflicht darstellt.^[7] Erfüllt der Arbeitgeber seine Nachweispflichten nicht, haftet er dem Arbeitnehmer grundsätzlich (und wohl eher theoretisch) gemäß §§ 286, 284, 249 BGB auf Schadensersatz.^[8] Z. B. könnte der Arbeitnehmer einen Schaden geltend machen, wenn er seine Lohnansprüche aufgrund einer tarifvertraglichen Ausschlussfrist nicht mehr geltend machen kann und der Arbeitgeber es entgegen dem Nachweisgesetz versäumt hat, den Arbeitnehmer schriftlich auf den Tarifvertrag hinzuweisen. Die Wirksamkeit des Arbeitsverhältnisses bleibt jedoch unberührt, da der Zweck des NachwG darin besteht, dem Arbeitnehmer eine sichere Auskunft über die Arbeitsbedingungen und somit Schutz im Sinne von Rechtssicherheit und Transparenz für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses zu geben. Ein konstitutives Formerfordernis wird nicht begründet.

[1] § 2 Abs. 1 NachwG.

[2] § 126b BGB.

[3] § 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG.

[4] § 2 Abs. 1 Satz 6 NachwG.

[5] § 2 Abs. 1 Satz 8 NachwG.

[6] Schubert in: Däubler/Hjort/Schubert/Wolmerath, Arbeitsrecht, 4. Aufl. 2017, § 2 NachweisG, Rz. 1.

[7] Schubert in: Däubler/Hjort/Schubert/Wolmerath, Arbeitsrecht, 4. Aufl. 2017, § 2 NachweisG, Rz. 22.

[8] BAG, Urteil v. 17.4.2002, 5 AZR 89/01.