Landesbeamtengesetz Sachsen-Anhalt / § 84 Personalakte

(1) ¹Für jede Beamtin und jeden Beamten ist eine Personalakte zu führen. ²Sie ist vertraulich zu behandeln und durch technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen. ³Die Akte kann in Teilen oder vollständig in elektronischer Form geführt werden. ⁴Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). ⁵Andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden. ⁶Nicht Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten. ⁷Kindergeldakten können mit Besoldungs- und Versorgungsakten verbunden geführt werden, wenn diese von der übrigen Personalakte getrennt sind und von einer von der Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden.

(2) ¹Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden. ²Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Behörde geführt werden. ³Unterlagen, die sich auch in der Grundakte oder in den Teilakten befinden (Nebenakten) dürfen nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Behörden für die Beamtin oder den Beamten zuständig sind; sie dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Behörde erforderlich ist. ⁴In die Grundakte ist ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen. ⁵Wird die Personalakte weder vollständig in Schriftform noch vollständig in elektronischer Form geführt, so muss sich aus dem Verzeichnis nach Satz 4 ergeben, welche Teile der Personalakte in welcher Form geführt werden.

(3) ¹Personalaktendaten dürfen ohne Einwilligung der Beamtin oder des Beamten nur für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verarbeitet werden, soweit nichts anderes bestimmt ist. ²Zugang zur Personalakte darf in erforderlichem Umfang nur haben, wer im Rahmen der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt ist. ³Zugang zur Personalakte darf darüber hinaus haben, wer mit Angelegenheiten der Innenrevision beauftragt ist, soweit die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Erkenntnisse nicht durch eine in sonstiger Weise erteilte Auskunft aus der Personalakte gewonnen werden können. ⁴Jede Einsichtnahme nach Satz 3 ist der Beamtin oder dem Beamten mitzuteilen und zu dokumentieren. ^[2]5Abweichend davon ist eine Kenntnisnahme von Personalaktendaten zulässig, soweit diese bei Nutzung eines automatisierten Personalverwaltungssystems im Rahmen der Datensicherung oder Sicherung des ordnungsgemäßen Betriebs nach dem Stand der Technik nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand zu vermeiden wäre.

(4) ¹Der Dienstherr darf personenbezogene Daten über Bewerberinnen, Bewerber, Beamtinnen und Beamte sowie über ehemalige Beamtinnen und ehemalige Beamte nur erheben, soweit dies zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller oder sozialer Maßnahmen, insbesondere auch zu Zwecken der Personalplanung oder des Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt. ²Fragebögen, mit denen solche personenbezogenen Daten erhoben werden, bedürfen der vorherigen Genehmigung durch die oberste Dienstbehörde.

[1] § 84 geändert durch Gesetz zur Anpassung des Datenschutzrechts an die Verordnung (EU) 2016/679 im Geschäftsbereich des Ministeriums der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt (Dienstrechtliches Datenschutzanpassungsgesetz - DRDSAnpG LSA). Anzuwenden ab 30.07.2019.

[2] Eingefügt durch Viertes Gesetz zur Änderung dienstrechtlicher Vorschriften. Anzuwenden ab 15.10.2024.