§ 2 Abs. 1 Satz 1 NachwG in der ab 1.8.2022 gültigen Fassung lautet:
"Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses innerhalb der Fristen des Satzes 4 schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen."
§ 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG – die Vorschrift bestimmt, dass der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form ausgeschlossen ist – bleibt unverändert bestehen.
Besonders auffällig ist, dass der nationale Gesetzgeber an dem strengen Schriftformerfordernis für den Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen festhält, obwohl die EU-Arbeitsbedingungenverordnung die elektronische Form für den Nachweis ausdrücklich zulässt.
Die Einhaltung der Textform, z. B. durch Fax, E-Mail oder ein eingescanntes Dokument genügt nicht den gesetzlichen Vorgaben im NachwG.
Der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen hat also der gesetzlichen Schriftform zu genügen, was eine eigenhändige Unterschrift durch eine vertretungsberechtigte Person auf Arbeitgeberseite bedingt und im Original an den Arbeitnehmer ausgehändigt werden muss.
Werden Arbeitsverträge in elektronischer Form geschlossen, so entbindet dies nicht vom Schriftformerfordernis für den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem NachwG. Auch bei elektronisch bzw. in Textform (z. B. per Fax oder E-Mail) abgeschlossenen Arbeitsverträgen muss dem Beschäftigten ein vom Arbeitgeber eigenhändig unterzeichnetes Originaldokument mit den wesentlichen Arbeitsbedingungen ausgehändigt werden.
Das Schriftformerfordernis steht nicht der Führung digitaler Personalakten im Wege. Maßgebend für die Einhaltung des Schriftformerfordernisses ist, dass der Arbeitgeber dem Beschäftigten den Nachweis eigenhändig unterschrieben im Original aushändigt. In der Personalakte kann der Nachweis in elektronischer Form z. B. als eingescanntes Dokument aufbewahrt werden. Wichtig ist, dass dokumentiert ist, welche Arbeitsbedingungen zu welchem Zeitpunkt dem Beschäftigten gegenüber schriftlich nachgewiesen wurden und dass der Beschäftigte diesen Nachweis im Original erhalten hat. Dies kann digital geschehen.
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