Vor der Tarifreform des Öffentlichen Dienstes im Jahr 2005 beinhalteten die Vorschriften des § 13 BAT/-O bzw. § 13a MTArb/-O und § 11a BMT-G/-O Regelungen zur Personalakteneinsicht und zum Führen von Personalakten.
Diese Vorschriften entsprachen bereits im Wesentlichen den heutigen Regelungen. Darüber hinaus sahen sie vor, dass der Arbeitgeber im Falle einer Einsichtnahme durch eine bevollmächtigte Person die Vollmacht des Beschäftigten zur Personalakte zu nehmen hatte. Auch durfte der Arbeitgeber den Bevollmächtigten eines Beschäftigten zurückweisen, wenn es aus dienstlichen oder betrieblichen Gründen geboten war. Diese Regelungen sind nunmehr ersatzlos entfallen.
Vor der Aufnahme von Beschwerden oder nachteiligen Behauptungen in die Personalakte war der Beschäftigte durch den Arbeitgeber anzuhören, die Stellungnahme des Beschäftigten war in die Personalakte aufzunehmen. Diese Regelungen gelten heute noch für die Beschäftigten im Geltungsbereich des TV-L, für die Beschäftigten im Geltungsbereich des TVöD sind sie ersatzlos entfallen. Sofern sich jedoch aus anderen Rechtsgrundlagen als dem Tarifvertrag ein entsprechender Anspruch ergibt, bleiben diese unberührt. Für Bundesbeamte ergeben sich entsprechende Ansprüche aus § 109 BBG:
Beamtinnen und Beamte sind zu Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die für sie ungünstig sind oder ihnen nachteilig werden können, vor deren Aufnahme in die Personalakte zu hören, soweit die Anhörung nicht nach anderen Rechtsvorschriften erfolgt. Ihre Äußerungen sind zur Personalakte zu nehmen.
Der Anspruch zur Aufnahme einer Gegendarstellung in die Personalakte, etwa im Falle einer Abmahnung, ergibt sich darüber hinaus aus § 83 Abs. 2 BetrVG. In Betrieben, in denen das BetrVG keine Anwendung findet, ergibt sich dieses Recht aus der allgemeinen Fürsorgepflicht des Arbeitgebers (§ 242 BGB).
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